การมีธุรกิจเป็นของตัวเองอาจจะเป็นความฝันของคนยุคนี้ แต่ถ้าบริหารงานไม่ดี ฝันดังกล่าวก็อาจจะกลายไปเป็นฝันร้ายก็ได้ โดยเฉพาะเรื่องการบริหารงานบุคคลที่นับเป็นจุดตายของเจ้าของธุรกิจหลายๆ คน เป็นตัวชี้ว่าธุรกิจของคุณจะไปรอด หรือร่วง
เราอยากจะแชร์เคล็ดลับที่จะช่วยให้คุณบริหาร “คน” ได้ง่ายๆ ด้วย 5 วิธีดังนี้
1. การเลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม
ถ้าหากว่าคุณเป็นเหมือนเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางส่วนใหญ่ ที่ใช้ Excel ในการจัดเก็บงานบุคคลอยู่ ขอบอกเลยว่าคุณกำลังทำให้ชีวิตตัวเองยุ่งยากโดยไม่จำเป็น เพราะว่าซอฟต์แวร์ที่ช่วยบริหารงานบุคคลสมัยใหม่นี้ หลายๆ โปรแกรมถูกออกแบบมาให้ง่าย ทันสมัย ตอบโจทย์คนยุคใหม่ ไม่ต้องใช้เจ้าหน้าที่ไอทีมาติดตั้ง ไม่ต้องลงทุนกับเซิฟเวอร์ราคาแพง โดยเทคโนโลยีปัจจุบัน ทำให้สามารถมองหา
– โปรแกรมที่ไม่ต้องลงโปรแกรม หรือลงเดต้าเบส และเซิฟเวอร์
ซึ่งจะประหยัดค่าใช้จ่ายในการติดตั้งและดูแลรักษา
– สามารถใช้งานได้ทั้งจากเครื่องคอมพิวเตอร์ และโทรศัพท์มือถือ
โดยครอบคลุมการทำงานในระบบบริหารบุคคลอย่างครบถ้วน ตั้งแต่เรื่องการจัดการเวลาเข้างาน ระบบอนุมัติวันลา ไปจนถึงการคำนวณเงินเดือน
– ออกแบบมาให้สามารถใช้งานง่าย ไม่ยุ่งยากซับซ้อน
หลายต่อหลายครั้งแล้ว ไม่ใช่ว่าแค่ซื้อโปรแกรมมาติดตั้งแล้วจะจบ คุณยังจะต้องพิจารณาถึงการเริ่มต้นการใช้งาน การซัพพอร์ต การเทรนนิ่ง และความสามารถในการพัฒนาต่อของตัวโปรแกรม ว่าจะสามารถตอบโจทย์ความต้องการในอนาคตของคุณไปได้หรือไม่
เคล็ดลับ – เครื่องมือที่ดีและเหมาะสม จะช่วยทำให้งานยากกลายเป็นงานง่าย งานง่ายกลายเป็นไม่ต้องทำ
2. การจ้างผู้เชี่ยวชาญหรือบริการบริหารงานบุคคลแบบเอาท์ซอร์ส
บางทีคุณอาจจะคิดว่า สำหรับธุรกิจขนาดเล็กแล้ว การจ้างผู้จัดการแผนกบุคคลเพื่อดูแลการบริหารงานบุคคลถือว่าเป็นค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น ทำเองดีกว่า แต่ในหลายๆ ครั้งแล้วเรายังจะมีทางเลือกในการจ้างผู้เชี่ยวชาญเพื่อช่วยดูแลการบริหารงานของธุรกิจของเราแบบที่ไม่จำเป็นจะต้องจ้างเป็นพนักงานประจำ หรือเลือกใช้ผู้ให้บริการเอาท์ซอร์สการบริหารงานบุคคลที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน เพราะอย่างไรเสีย เราที่เป็นเจ้าของกิจการก็ไม่อาจสู้ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้ที่ทราบถึงกฎระเบียบและข้อกฎหมายต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานบุคคล ค่าแรง สวัสดิการต่างๆ ได้ ดังนั้นเอาท์ซอร์สเหล่านี้ ก็เปรียบเสมือนที่ปรึกษาให้กับเราไปด้วยในตัว ทำให้ลดเวลาในการบริหารงานด้านงานบุคคล และยังเพิ่มเวลาให้คุณสามารถโฟกัสกับเรื่องที่สำคัญกว่าในธุรกิจของคุณได้อย่างเต็มที่
หลายๆ คนคิดว่าบริการดังกล่าวจะแพงมั้ย จะคุ้มหรือ เราบอกได้เลยว่าราคาค่าบริการในเรื่องดังกล่าวในปัจจุบัน ถูกมาก อีกทั้งยังมีความเป็นอิสระ และมีความเป็นมืออาชีพในการดำเนินงานมาก
เคล็ดลับ – หลายหัวดีกว่าหัวเดียว โฟกัสกับเรื่องที่เราเก่งและสำคัญกับธุรกิจดีกว่า
3. การบริหารค่าจ้างและสวัสดิการ
พนักงานในปัจจุบันเลือกสถานที่ทำงานจากปัจจัยหลายๆ อย่าง เช่น ระยะทาง จำนวนวันทำงาน ชื่อเสียงของบริษัท รวมถึงค่าจ้าง และสวัสดิการที่บริษัทแต่ละแห่งมี และคงไม่มีใครปฏิเสธได้ว่า สิ่งสำคัญที่สุดเห็นจะเป็นค่าจ้างและสวัสดิการ
ค่าจ้างคือเงินที่เราจะได้รับทุกๆ เดือน ซึ่งรวมถึงสวัสดิการอื่นๆ ที่จะได้รับ (แบบเป็นตัวเงิน) เช่น ค่าตำแหน่ง ค่าโทรศัพท์ ค่าน้ำมันรถ ค่านายหน้า ค่าคอมมิชชั่น แน่นอนว่า เงินเดือนจะเป็นปัจจัยแรกๆ ที่จะถูกนำมาเปรียบเทียบว่าเราควรไปที่ใด รวมถึงสวัสดิการเป็นอย่างไร บางแห่งมีชุดทำงานให้ มีสวัสดิการเป็นข้าวกลางวัน ก็นับเป็นปัจจัยดึงดูดที่ดีสำหรับพนักงาน เพราะทำให้พนักงานสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้อย่างมากมาย กระนั้น บริษัทบางที่ก้ไม่ได้สนใจว่าพนักงานจะรู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับเรื่องเหล่านี้ หากมองในความคุ้มค่าแล้ว ค่าจ้างที่ดึงดูดใจและสวัสดิการที่ดี จะดึงดูดพนักงานที่มีคุณภาพมากกว่า ซึ่งจะทำให้บริษัทได้พนักงานที่มีความสามารถตามต้องการจริงๆ ไม่ใช่สามเดือนผ่านไปก็ยังหาคนที่ถูกใจไม่ได้ แต่ไม่เคยมองย้อนกลับมา เหตุใดเราจึงยังไม่สามารถหาคนที่เราต้องการได้ ทำให้สุดท้าย เมื่อไม่ไหวแล้ว เราก็จำเป็นต้องเลือกคนที่ดีที่สุดของที่มาสมัครซึ่งอาจจะไม่ได้คุณสมบัติที่เหมาะสมเลยกับบริษัทเข้ามาทำงาน อันจะทำให้บริษัทเสียเวลา และค่าใช้จ่าย หากท้ายที่สุดแล้ว พนักงานคนนั้นๆ ไม่สามารถตอบสนองบริษัทได้ในระดับที่เหมาะสม
แน่นอนว่า ย่อมรวมถึงการดูแลพนักงานหลังจากที่รับเข้าทำงานแล้วด้วยว่าเราจะรักษาคนเก่ง คนดี คนมีความสามารถไว้ได้อย่างไร อย่าทำให้พนักงานไม่มีใจจะอยู่แล้วค่อยให้สิ่งที่พนักงานต้องการ เพราะเมื่อถึงเวลานั้น ถึงเราจะเพิ่มเงินให้แค่ไหน สวัสดิการดีขึ้นเพียงไร แต่เมื่อใจไม่อยู่เสียแล้ว พนักงานก็พร้อมจะไปจากเราทุกเมื่ออยู่ดี
เคล็ดลับ – ค่าจ้างและสวัสดิการที่ดึงดูดใจ จะทำให้บริษัทได้คนที่มีความสามารถที่ดียิ่งขึ้นมาสมัครงานและร่วมงาน แม้ระยะทางจะไกลแต่ถ้าพนักงานถูกใจก็ไม่มีอะไรที่เป็นไปไม่ได้
4. งานบริหารงานบุคคลที่มีแต่ข้อมูลแต่ไม่อัพเดต จะไม่สามารถใช้งานได้จริง
อีกปัญหาปวดหัวข้อนึงในการบริหารงานบุคคลคือ คือการที่จะทำยังไงให้ข้อมูลบุคคลเป็นข้อมูลที่ถูกต้องและทันสมัยอยู่ตลอดเวลา หรือที่เราเรียกกันว่า Real Time Information ซึ่งถ้าคุณใช้ระบบที่ไม่สามารถอัพเดตได้อยู่ตลอดเวลา หรือต้องใช้แรงงานในการอัพเดตข้อมุลแบบแมนวล จะทำให้คุณไม่สามารถบริหารงานบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เช่นข้อมูลการลาหยุดพักร้อนของพนักงาน ถ้าเกิดว่าเรายังใช้ใบลาที่เป็นกระดาษที่พนักงานจะต้องทำการเขียนและนำมายื่นให้กับฝ่ายบุคคล เราแทบจะไม่สามารถรู้ได้เลยว่า พนักงานคนดังกล่าวใช้วันลาหยุดพักร้อนไปเป็นจำนวนเท่าไรแล้ว และใช้เกินกับวันหยุดพักร้อนที่เขาได้รับหรือไม่ นอกจากจะต้องมาคำนวณจากประวัติใบลาในช่วงที่ผ่านมาก่อน ซึ่งทำให้เราต้องเสียเวลามาก อีกทั้งยังอาจจะก่อให้เกิดความผิดพลาดในการอนุมัติวันลาได้
แต่ถ้าเราใช้ระบบซอฟต์แวร์ที่รองรับการขออนุมัติใบลาพักร้อนได้แบบ eLeave ที่มีความสามารถให้พนักงานสามารถทำการยื่นขออนุมัติวันลาได้ด้วยตัวเอง จากที่ไหนเมื่อไหร่ก็ได้แล้ว จะทำให้ตัวพนักงานเองสามารถที่จะรู้ได้เลยว่าเขายังมีวันหยุดพักร้อนคงเหลือที่สามารถนำไปใช้ได้กี่วัน โดยที่ไม่จำเป็นจะต้องเดินเข้ามาเพื่อถามเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลเลย นั่นทำให้ธุรกิจของเราสามารถเดินหน้าไปได้อย่างเต็มประสิทธิภาพโดยไม่ต้องมาเสียเวลากับการจัดการข้อมูลที่เป็นกระดาษ ลดงานเอกสาร ลดการสูญหายของเอกสาร ประหยัดพื้นที่จัดเก็บ อีกทั้งคุณยังสามารถที่จะแยกประเภทของวันหยุดได้หลายแบบ และกำหนดเงื่อนไขในการขอลาหยุดในแต่ละประเภทได้แตกต่างกัน ให้ตอบโจทย์ตามความต้องการเฉพาะด้านของธุรกิจคุณได้
เคล็ดลับ – ธุรกิจปัจจุบันที่แข่งขันกันด้วยความเร็วสูง และความแม่นยำของข้อมูล ดังนั้นข้อมูลที่ช้าและไม่อัพเดตจะทำให้คุณเสียเปรียบและช้ากว่าคนอื่นไปหลายก้าว
5. อัพเดตความรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเทคนิคการบริหารงานบุคคลของคุณอยู่เสมอ
ถึงแม้ว่าคุณจะสามารถเลือกใช้ระบบซอฟต์แวร์ช่วยเหลือในการบริหารงาน หรือแม้กระทั่งคุณจะจ้างผู้เชี่ยวชาญหรือผู้ให้บริการเอาท์ซอร์สเพื่อช่วยบริหารงานบุคคลให้กับธุรกิจของคุณ แต่คุณยังควรที่จะเรียนรู้ถึงเทคนิคการบริหารบุคคลที่จำเป็นสำหรับเจ้าของกิจการ เนื่องจากไม่มีใครจะรู้จักธุรกิจของคุณดีไปมากกว่าตัวคุณเอง ในปัจจุบันคุณสามารถที่จะหาความรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยีการบริหารบุคคลสำหรับธุรกิจยุคใหม่ได้ในหลากหลายรูปแบบทั้ง การสัมมนา เว้บไซต์ หนังสือ หรือแม้กระทั่งคอร์สเทรนนิ่ง
เคล็ดลับ – เจ้าของธุรกิจคือผู้ที่รู้และเข้าใจธุรกิจตัวเองที่สุด และควรรู้ในเรื่องของระเบียบที่เกี่ยวข้องพื้นฐานเอาไว้บ้างเพื่อป้องกันพนักงานคดโกงเรา และเพื่อป้องกันการทำผิดกฎหมายอันจะทำให้กิจการจะต้องเสียค่าปรับจำนวนมาก
เราหวังว่าคุณจะสามารถนำเอาเคล็ดลับเกี่ยวกับบริหารงานบุคคลของเราไปใช้ เพื่อทำให้ธุรกิจของคุณประสบความสำเร็จได้ในยุค HR 4.0 นี้
