เพื่อนๆ HR หลายๆ คน คงเคยรู้จัก JD (หรือ Job Description) กันเป็นอย่างดีอยู่แล้ว

สวัสดีปี 2019 ขอให้ผู้อ่านพบความสุข ความเจริญ ขอให้ร่ำรวยทั้งสุขภาพ ความรัก และมีความสุขมากๆ ค่ะ

หลังจากห่างหายไปการเขียนบล็อกไปพักใหญ่ คิดว่าพี่น้องชาว HR น่าจะเข้าใจหัวอกอย่างเราจะยุ่งๆ ช่วงสิ้นปี ไม่ว่าจะเรื่องประเมิน โบนัส 50 ทวิ ฯลฯ

JD คืออะไร

วันนี้เรามาพูดถึง JD (Job Description) หรือขอบเขตหน้าที่และความรับผิดชอบงานตำแหน่งงาน / คำบรรยายลักษณะงาน / ใบพรรณนาหน้าที่งาน ก็แล้วแต่จะเรียก ซึ่งเป็นเครื่องมือพื้นฐานในการบริหารงานทรัพยากรบุคคล

โดยมีปัจจัยเชื่อมโยงในการเขียน JD ประกอบด้วย คือ

– นโยบาย

– วิสัยทัศน์

– เป้าหมาย / กลยุทธ์

– สอดคล้องกับแผนผังโครงสร้างองค์กร (Organization Chart)

ใครมีหน้าที่เขียน JD

เรียกว่า HR หลายๆ คนต้องเจอ จะเขียน JD ก็ให้ HR เขียนไปซิครับ หน้าที่ของ HR ไม่ใช่หรอ

จากประสบการณ์ที่พบเจอมาจริงๆ แล้ว HR ควรช่วยร่างให้เพื่อเป็นแนวทางให้กับ ผู้ปฏิบัติงานเขียน ก่อนนำส่งหัวหน้างาน หรือ Line Manager เป็นผู้ตรวจสอบ ยืนยันหน้าที่งานนั้นๆ และมี HR เป็นที่ปรึกษาช่วยปรับปรุงแก้ไขให้เป็นระบบฯ

ซึ่ง JD ที่ดี และสามารถนำไปใช้ได้จริงนั้น ควรจะ

1. เขียน JD โดยนึกถึงผู้ที่ปฏิบัติงานในตำแหน่งนี้  ไม่ใช่ในมุมมองของหัวหน้างาน
2. เขียนงานที่ทำอยู่จริงในปัจจุบัน ให้กับผู้ที่จะมาทำตำแหน่งนี้อย่างชัดเจน ว่าเขาจะต้องรับผิดชอบอะไร ทำอะไรบ้าง และวัดผลอย่างไร
3. ใช้คำกระชับ ไม่เยิ่นเย้อ ตรงประเด็น เข้าใจง่าย
4. การใช้ศัพท์เทคนิค คำย่อ ควรมีวงเล็บคำอธิบายให้ชัดเจน
5. การเขียน JD ควรเขียนให้ผู้เกี่ยวข้องอ่านแล้วเข้าใจตรงกัน เพื่อนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

เรามาดูตัวอย่าง และส่วนประกอบที่มีใน JD ว่าแต่ละส่วนมีความสำคัญอย่างไร

ส่วนแรก : หลักๆ อยู่ที่ รหัสเอกสารเป็นตัวบ่งบอก แผนก ส่วนงาน ลำดับ HR-HRD-J01 ใช้จัดเก็บค้นหาเอกสารอย่างเป็นระบบ วันที่บังคับใช้ – ใช้ตรวจสอบเอกสารว่าเป็นฉบับล่าสุด

***HR-HRD-J01 R1 (R1 = เท่ากับการแก้ไขครั้งที่ 1)

ส่วนที่ 2: ตัวอย่างประมาณนี้

ส่วนที่ 3: การเขียนควรกระชับ ง่าย และสามารถเข้าใจตรงกันได้ ใช้เป็นทิศการกำหนดหน้าที่งานด้วย

ส่วนที่ 4: ตัวอย่าง JD ควรบอกหน้าที่งานให้ครบถ้วนชัดเจน เพื่อใช้ในการมอบหมายงานแก่พนักงานใหม่ และ สามารถนำไปใช้ในการประเมินค่างานต่อได้

• ความคาดหวังหรือตัวชี้วัด จะช่วยให้พนักงานทราบเป้าหมาย เป็นประโยชน์ต่อการประเมิณผลงานพนักงานอย่างยุติธรรม

ส่วนที่ 5: เป็นการทบทวน ความยาก ข้อควรระวัง และยังช่วยในการสัมภาษณ์สรรหาผู้ที่เหมาะกับการทำงานตำแหน่งนี้ได้อีกด้วย

ส่วนที่ 6: ระบุคุณสมบัติที่ต้องการ แน่นอนว่าเป็นประโยชน์ต่อการโพสจ๊อบ และสรรหาคนได้ตรง

ส่วนที่ 7: การกำหนดขอบข่ายอำนาจดำเนินการ เป็นตัวช่วยในการนำไปใช้ในการตัดสินใจหลายๆ อย่าง เช่น ว่ากล่าวตักเตือน ลงโทษ พนักงานทำเกินขอบข่าย หรือข้อมูลการตัดสินใจให้ค่าตอบแทนตามความยากง่ายของงานนั้นๆ ด้วย

ส่วนที่ 8: ส่วนการระบุ Competencies ให้พนักงานเช่นกัน นอกจากช่วยสรรหาคัดเลือกคนที่มีบุคลิกลักษณะ ความสามารถที่ตรงกับความต้องการแล้ว

ยังช่วยในการพัฒนาบุคลากรอีกด้วย เช่น พนักงานเข้าใหม่ควรฝึกความรู้ ด้านความเข้าใจสินค้า กระบวนการผลิตสินค้า และขั้นตอนการให้บริการ ฯลฯ HR ก็สามารถจัดทำแผนการอบรมได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การทำ OJT (On the Job Training) หลักสูตรพนักงานขายที่เข้าใหม่ เป็นต้น

***ซึ่งถ้าอ่านย้อนกลับไปก็จะเห็นได้ว่า competency นั้นถอดออกมาจากหน้าที่งานที่ต้องทำนั่นเอง

ส่วนท้าย

ขอทบทวนประโยชน์ของ JD สักเล็กน้อย

• ช่วยในการสรรหา และคัดเลือกคน และใช้ทบทวนก่อนการร้องขอกำลังคนเพิ่ม
• เป็นเครื่องมือมอบหมายงานให้กับพนักงานใหม่
• เป็นเครื่องในการวิเคราะห์หาความจำเป็นในการฝึกอบรมของตำแหน่งนั้นๆ
• สามารถนำไปใช้ในการประเมินค่างาน
• ใช้ในการประเมิณ/วัดผลงาน
• ช่วยกำหนด Competency ของตำแหน่งงานนั้นๆ
• นำไปใช้เป็นเครื่องมือในการทำสำรวจค่าจ้างเงินเดือน ช่วยเปรียบเทียบในการตัดสินใจด้านค่าตอบแทนพนักงาน

ปัญหาที่ทุกคนน่าจะรู้อยู่แล้วเกี่ยวกับ JD

• บางบริษัทยังไม่เคยทำ JD เลย
• มีเคยทำไว้นานแล้ว และไม่เคย update เลย
• ทำไว้แต่ไม่ครบ เนื่องจากโอนย้าย หรือเปลี่ยนชื่อตำแหน่งงาน เป็นต้น
• การทำ JD ซะเลิศเลอแต่ใช้ไม่ได้จริงๆ
• เขียนหน้าที่งานเหมือนกันหมดตั้งแต่ระดับปฎิบัติการไปถึงผู้จัดการ
• ทำไว้เพื่อให้ผู้ตรวจสอบ (Audit) ตรวจสอบว่ามี เพราะถูกบังคับจากข้อกำหนดของระบบคุณภาพ
• ทำแล้วจัดเก็บเข้าไฟล์ ผู้เกี่ยวข้องเข้าถึงยาก

นำเสนอวิธีการแก้ปัญหา

เอาจริงๆ ภาระหน้าที่ในการทำ JD ก็หนักหนาพอสมควร เพราะต้องคอย ตรวจติดตาม (Monitor) การทำแต่ละครั้งมีการประสานงานผู้คุย และวิเคราะห์หลายๆ องค์ประกอบ ต้องใช้เวลาพอสมควร ถ้าเราสามารถจัดทำออกแบบ Smart JD ไว้ใช้ในองค์กรได้ก็คงดี เพราะจะทำให้การทบทวนตรวจสอบ และแจ้งเตือน HR ได้

รวดเร็ว ครบถ้วน และช่วยลดขั้นตอนการทำงาน

การใช้เครื่องมือ หรือหลักการ (ทฤษฎี) มาเป็นตัวกำหนดทิศทางในการกำหนด หน้าที่ ความรับผิดชอบ ตามลำดับของพนักงานให้ชัดเจน จะช่วยให้เราสามารถเขียนหน้าที่ตามพนักงานตั้งแต่ ระดับปฎิบัติการไปถึงผู้จัดการได้ (ถ้าเขียนอธิบายตรงนี้อีกคงอีก 1 หน้ากระดาษ หากต้องการอธิบายเพิ่มเติมก็ติดต่อขอเทคนิคมาได้ทาง E-ZY HR ได้นะคะ)

ท้ายสุด แนะนำการนำ JD ไปใช้ในกระบวนการ HR ตั้งแต่ต้นน้ำยังปลายน้ำ ดังนี้

***ข้อสำคัญประการแรก สร้างความรู้ ความเข้าใจ การใช้ประโยชน์จาก JD ให้กับทุกคนในองค์กร ก่อนว่ามี impact ต่อตัวพนักงานอย่างไร ใช้แล้วเกิดคุณค่าอย่างไรต่อพนักงาน และองค์กร

ขอขอบคุณข้อมูลจาก

– คำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) อ.ประคัลภ์ ปัณฑพลังกูร

– ตัวอย่างแบบฟอร์มใบกำหนดหน้าที่ (Job Description Form) จาก ISOTHAI.COM

ตอนที่แล้วเราคุยกันว่าจะวางแผนกำลังคน เริ่มยังไง ตอนนี้เรามาต่อกันที่ เทคนิคการวิเคราะห์อัตรากำลังคนนั้นมีหลายเทคนิควิธี ดังนี้

1. วิเคราะห์อัตรากำลังคนโดยการวิเคราะห์อัตราส่วน

อัตราส่วนประสิทธิภาพ สูตร คือ

จำนวนผลงานที่จะได้รับจากผู้ปฏิบัติงาน 1 คน โดยเฉลี่ย อาจคิดจากชิ้นงานหรือลูกค้าที่มาติดต่อ หรือพื้นที่ในการปฏิบัติงาน

กำลังคนที่ต้องการ = ปริมาณงานที่ต้องทำตามแผน / อัตราส่วนประสิทธิภาพ

ตัวอย่างที่ 1 คำนวณจากชิ้นงาน

โรงงานตุ๊กตาแห่งหนึ่ง กำหนดเกณฑ์มาตรฐานให้พนักงาน 1 คนตกแต่งตุ๊กตาได้เดือนละ 60 ตัว ในปี 2019 มีแผนผลิตตุ๊กตา 10,000 ตัว ดังนั้น

กำลังคนที่จะต้องเตรียม = 10,000 / (60×12) = 13.8

แนวทางดำเนินการ

กลยุทธ์ที่ 1 กรณีนี้ควรเตรียมกำลังคนไว้ 14 คนโดยคนที่ 14 อาจจะมอบหมายหน้าที่งานเพิ่มให้มีหน้าที่ตรวจสอบตุ๊กตาทุกตัวก่อนส่งหน่วย Packing ต่อวัน เป็นต้น

กลยุทธ์ที่ 2 รับแค่ 12 คน แล้วสลับกันทำ OT

***ทั้งนี้ควรต้องขึ้นอยู่กับงบประมาณที่เราสามารถจ้างคนได้กี่คนประกอบด้วยในกรณีหากเป็นผู้เขียนเองนั้นผู้เขียนขอเลือกกลยุทธ์ที่ 2 ในเบื้องต้น***

เหตุผลเพราะ

พนักงานทั้ง 12 คนสามารถทำงานของตนเองได้อย่างเต็มที่ พร้อมกับสลับทำล่วงเวลา เพื่อให้ได้จำนวนตุ๊กตาตามกำหนด โดยงานไม่โหลด หรือกดดันมากนัก ตรงกันข้ามหากท่านรับเพิ่มมาอีก 2 คนท่านต้องจ่ายทั้งเงินเดือน ค่าสวัสดิการ ค่าอุปกรณ์ต่างๆ ซึ่งคำนวณค่าใช้จ่ายออกมาแล้วก็อาจจะไม่เหมาะสมกับต้นทุน

***ที่ผู้เขียนระบุในเบื้องต้นเพราะว่าหากลูกค้ามีความต้องการจำนวนตุ๊กตาเพิ่มระหว่างปีเราก็สามารถรับ พนักงานเพิ่มอีก 2 คนได้โดยความเหมาะสม และคุ้มค่าจริงๆ

ตัวอย่างที่ 2 คำนวณจากจำนวนลูกค้าที่มาติดต่อ

ห้างสรรพสินค้ากำหนดมาตรฐานการบริการลูกค้าของพนักงานต้อนรับให้ได้คนละ 50 รายต่อวัน ประมาณการลูกค้าวันละ 800 ราย เฉพาะนั้น

จำนวนพนักงานต้อนรับ = 800/50 = 16 คน  

2. คำนวณจากหน้าที่รับผิดชอบ (Function)

วิธีการคำนวณจากหน้าที่รับผิดชอบ (Function) นี้คำนวณจากการแบ่งหน้าที่รับผิดชอบออกเป็นกลุ่มงาน เช่น แผนกบุคคล จัดซื้อ แผนก IT และหลายๆ แผนก ซึ่งแต่ละงานจะมีความยากง่ายของเนื้องาน และเวลาที่ใช้ในการทำงานไม่เท่ากัน จากนั้นพิจารณาว่าแต่ละงานควรใช้เจ้าหน้าที่ในการทำงานกี่คน  

ข้อแนะนำ

ควรใช้อัตรากำลังที่เริ่มต้นน้อยที่สุดก่อนทดลองการทำงานในเบื้องต้นแล้วค่อยๆ เพิ่มจำนวนเมื่อพบว่าภาระงานมากเกินไป ซึ่งก็จะดีกว่าการที่มีจำนวนพนักงานมากเกินความจำเป็น ในครั้งแรกแล้วต้องมาลดคน กรณีนี้จะเกิดปัญหาตามมามากมาย

3. การวิเคราะห์โดยใช้ Job Description หรือกระบวนการของงาน (Work Flow)

2 วิธีดังกล่าวนี้มีความคล้ายคลึงกัน คือ

หากพิจารณาจากขั้นตอนการทำงาน (Work Flow) กี่ขั้นตอน และ ในแต่ละขั้นตอนนั้นทำอะไรบ้าง ปริมาณงานมากน้อยเพียงไร ใช้เวลาเท่าไหร่ กี่ชั่วโมงใน 1 วัน กี่วันใน 1 สัปดาห์ ความถี่เป็นอย่างไร เป็นต้น

กรณีใช้ Job Description

เป็นการวิเคราะห์โดยการแบ่งหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบของพนักงานแต่ละคนในแผนกนั้นๆ และจัดสรรความรับผิดชอบในงานที่ทำของแต่ละส่วนงาน วิธีนี้เป็นวิธีที่ผู้บริหาร หรือผู้พิจารณาในการอนุมัติอัตรากำลัง จะสามารถพิจารณาในการอนุมัติหรือไม่อนุมัติได้ดีที่สุด ซึ่งจะทำให้รู้ว่าเจ้าหน้าที่ของแผนกนั้นมีหน้าที่งานรับผิดชอบอะไรบ้าง

สรุป

การวิเคราะห์ด้วยวิธีต่างนั้นๆ ไม่จำเป็นต้องใช้วิธีใดวิธีหนึ่งเสมอไป สามารถใช้ควบคู่กัน หรือใช้เป็นข้อมูลสนับสนุนวิธีคิดให้ได้มาซึ่งตัวเลขที่ท่านนำไปหยอดในแบบฟอร์มอัตรากำลังคน เพื่อดำเนินการเตรียมแผนอื่นๆ ในลำดับต่อไป

Photo by mentatdgt from Pexels