ตอนที่แล้ว เราได้พูดถึงภาระงานของฝั่ง HR ที่ต้องทำในแต่ละเดือน

ตัวช่วย งาน HR ให้ง่าย

ด้วยภาระงานจำนวนมากขนาดนี้ ฝ่าย HR ก็มักจะปวดหัวกับการทำงานในแต่ละอย่างต้องให้รวดเร็วและทันเวลาเสมอ เพราะงาน HR มีเรื่องของเวลาเข้ามาเกี่ยวข้องแทบจะทุกเรื่อง ไม่ว่าจะเป็นการขาดลามาสายที่ต้องสรุปเป็นรายเดือน การประเมินผลทดลองงาน การสรุปภาษีประจำปี การประเมินผลงานประจำปี การจัดทำสถิติรายวัน รายเดือน รายไตรมาส และรายปี เป็นต้น

เช่น ประกันสังคมและรายงาน ภงด.1 ต้องส่งภายในระยะเวลาที่กำหนดในแต่ละเดือน ไม่เช่นนั้นจะโดนโทษปรับ ซึ่งคิดเป็นรายวัน หรือการต่อเอกสาร Work Permit ของพนักงานที่เป็นต่างชาติ ถ้าดำเนินการไม่ทัน พนักงานท่านนั้นจะต้องกลับประเทศก่อนและต้องเสียเวลาในการดำเนินการเอกสารใหม่ เป็นต้น

ถ้ามีระบบที่มีความสามารถเหล่านี้ได้นะ จะช่วยทำให้งาน  HR ง่ายขึ้นมากโดย

  1. ทำการเก็บบันทึกประวัติที่เกิดขึ้น ซึ่งง่ายต่อการค้นหาโดยสามารถเรียกดูข้อมูลตามที่เราต้องการได้ โดยสามารถเรียกดูได้เป็นรายแผนก รายคน หรือตามประเภทของแต่ละฟังค์ชั่นได้
  2. ทำการประมวลผล ในฟังค์ชั่นและรายงานหลายๆ อย่างในระบบ มีการประมวลผลและสรุปยอดต่างๆ ให้ ทำให้ช่วยประหยัดระยะเวลา โดยสามารถเรียกดูได้เป็นรายแผนก รายคน หรือตามประเภทของแต่ละฟังค์ชั่นได้
  3. แจ้งเตือน ในระบบมีหลายๆ ฟังค์ชั่นที่สามารถแจ้งเตือนผู้ใช้งานได้ ทำให้ไม่พลาดที่จะทำงานที่สำคัญๆ เช่น แจ้งเตือนพนักงานผ่านทดลองงานหรือกำลังจะหมดสัญญาจ้าง แจ้งเตือนพนักงานที่ลาในวันนั้น แจ้งเตือนใบคำขอต่างๆ ที่รอการอนุมัติ แจ้งเตือนใบอนุญาตหมดอายุ แจ้งเตือนเอกสารราชการหมดอายุ แจ้งเตือนการต่อทะเบียนรถ การจ่ายภาษีโรงเรือน หรืออื่นๆ ตามที่มีการบันทึกไว้ในระบบ เป็นต้น
  4. อำนวยความสะดวก ระบบมีการอำนวยความสะดวกในการทำงานแก่ทั้ง Admin และพนักงานผู้ใช้งาน โดยสามารถสร้าง User ให้พนักงานเข้าทำงานในระบบได้ เป็นการลดงานของ Admin ที่จะต้องมาทำเองทุกอย่าง เมื่อเปิดให้พนักงานเข้ามาใช้ ไม่ว่าจะเป็นการส่งใบคำขอเรื่องต่างๆ ก็สามารถขอผ่านระบบได้ หัวหน้างานก็สามารถอนุมัติให้พนักงานได้อย่างรวดเร็ว ทาง Admin หรือผู้มีตำแหน่งสูงขึ้นไปตามลำดับชั้นก็สามารถตรวจสอบข้อมูลได้ พนักงานยังสามารถตรวจสอบประวัติหรือรายการต่างๆ ย้อนหลังได้ด้วยตนเอง เช่น ลาอะไรไปแล้วบ้าง คงเหลือวันลาแต่ละประเภทกี่วัน ใบลาได้รับการอนุมัติหรือยัง เป็นต้น
  5. รายงาน ในระบบมีรายงานที่หลากหลายและมีจำนวนมาก เพื่อให้ครอบคลุมการทำงานให้ได้มากที่สุด และตรงความต้องการของทาง HR ในการเรียกใช้ข้อมูล และสามารถนำรายงานไปใช้ต่อได้ โดยสามารถเรียกออกรายงานเป็น Excel หรือ PDF ก็ได้
  6. ลดระยะเวลา เนื่องจากระบบเราสามารถเปิดให้ทุกคนเข้ามาใช้งานได้ ดังนั้น การทำงานจากเดินที่ใช้เป็นเอกสาร ต้องส่งอีเมล์ หรือเดินไปส่งเอกสาร หรือต้องรอส่งเอกสารเข้าสำนักงานใหญ่ จะหมดไป เพราะกดส่งแล้วจะวิ่งไปหาผู้เกี่ยวข้องทันที และผู้เกี่ยวข้อง สามารถอนุมัติหรือเห็นเอกสารได้ทันที ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาในการรอการอนุมัติหรือตอบกลับ หรือแม้กระทั่งลดเวลาในการที่พนักงานจะมาสอบถามกับทาง HR ถึงรายละเอียดต่างๆ ที่พนักงานต้องการทราบ เช่น วันลาเหลือเท่าใด ค่าลดหย่อนที่ยื่นมา ได้นำเข้าระบบแล้วหรือไม่ หรือแม้กระทั่งสามารถดูฟังค์ชั่นการประเมินภาษีที่สรุปยอดคร่าวๆ ให้ว่า คาดว่าพนักงานจะต้องเสียภาษีเท่าใด ทำให้พนักงานวางแผนเรื่องการลดหย่อนภาษีล่วงหน้าได้
  7. ลดการใช้กระดาษ เนื่องจากเรามีการอำนวยความสะดวกผ่านระบบ ดังนั้น จะสามารถลดการใช้กระดาษได้ เพราะเป็นการใช้ผ่านระบบทั้งหมด ถึงแม้จะลดได้ไม่ทั้งหมด แต่ก็สามารถลดรายจ่ายลงไปได้ ไม่ว่าจะเป็นใบลา ใบโอที การส่งเบิกต่างๆ

เจ้าหน้าที่ payroll คือ ผู้ทำหน้าที่ คำนวณวันทำงาน คิดโอที คิดเบี้ยเลี้ยง หักลา หักสาย รวบรวมคำนวณเป็นเงินเดือนให้กับพนักงาน เหตุการณ์ หรือเรื่องเล่านี้มิได้ต้องการตัดพ้อใครเพียงแต่บอกเหตุที่มาให้เข้าใจ เพื่อการทำงานในองค์กรอย่างราบรื่น และมีความสุข

หัวอก payroll คนทำเงินเดือน

พนักงาน: แหม…เรื่องแค่นี้ก็บอกกันไม่ได้แค่ถามว่าคนใหม่เงินเดือนเท่าไหร่
Payroll: อันดับแรก Payroll ที่ดีต้องเก็บความลับค่ะ เพราะถ้าคุณรู้ว่าเงินเดือนคนใหม่มากกว่าคุณทำใจได้หรือเปล่า ไม่โกรธเจ้านายจนเสียงานแน่นะ หรือถ้าคนใหม่เงินเดือนน้อยกว่า และถ้าคนใหม่รู้เข้าทิ้งงานหาย ใครจะช่วยทำงาน คิดให้ดีๆ นาาาาาาา

พนักงาน: หักอีกแล้ว หักลา หักสาย หักอยู่นั่นแหละ
Payroll: Payroll ทุกคนทำตามหน้าที่ ไม่ได้โกรธเกลียดใคร เค้าหักคุณก็ไม่ได้หมายความว่าจะเอามาเพิ่มให้ตัวเองได้สักหน่อย แต่ถ้าคำนวณผิดนี่ซิ เป็น Payroll ต้องรอบคอบ คีย์ตัวเลขตก 0 ไปแค่ตัวเดียว คีย์ผิดชีวิตเปลี่ยน TT

พนักงาน: บ่นอยู่เรื่อยบ่นอะไรนักหนาส่งช้านิดช้าหน่อยทำเป็นบ่น
Payroll: ให้ส่ง OT ภายในวันที่ 15 ผ่าง…มากองรวมกันวันที่ 15 แล้วมาก่อนเลิกงาน 15 นาที พนักงานมีเป็นร้อย Payroll อยู่ดึกแค่ไหนใครรู้ลูกผัวรออยู่ที่บ้าน ยาวววววววววไป

พนักงาน: ถามนิดถามหน่อยทำไมไม่ยิ้มแย้มกันบ้าง หน้าบึงหน้าตึง
Payroll: – ได้รู้เงินเดือนพนักงาน ตัวเลขของคนอื่นสูงกว่า จิตตกซิครับ แต่ด้วยจรรยาบรรณก็ต้องทำใจ
– ไม่ค่อยมีเวลาไปพัฒนาอบรมอะไรกับเขา วันๆ ยุ่งอยู่กับตัวเลข แล้วจะเติบโตไปทางไหน
– พอตรวจสอบโอทีก็โดนเพื่อนร่วมงานเขม่น ดีไม่ดีเจอพนักงานแค้นแอบไปปล่อยลมยาง….นั่น


ที่เล่ามาคิดว่าทุกคนคงเจอเหตุการณ์นี้มาบ้าง

ถ้ามีคนใดไม่เคยเจอ หรือ Payroll ไม่มีปัญหาก็ช่วยมาเล่ามาแชร์ให้เพื่อนๆ ฟังบ้างว่าใช้วิธีอะไร ทำไมงานราบรื่นอย่างนี้ ถือว่าช่วยๆ เพื่อนร่วมอาชีพค่ะ

ส่วนแอดมินนั้นขอนำเสนอวิธีการที่ช่วยลดปัญหาการทำงานจากประสบการณ์ที่ผ่านมาทั้งหมด 20 ปี (โปรดอย่าคำนวณอายุ คำนวณแต่เงินเดือนพอแล้ว ^^)

1. อย่างแรกจงภูมิใจกับงานที่ทำ การที่คุณเก็บรักษาความลับให้องค์กรไม่เกิดความวุ่นวาย องค์กรก็อยากรักษาคุณไว้เช่นกัน

2. ใครบอกว่า Payroll ทำเงินเดือนอย่างเดียว คุณดูแลผลประโยชน์ให้พนักงานด้วยนะ เช่น กองทุนเงินทดแทน เงินสะสม การช่วยลดหย่อนภาษี เป็นต้น ให้เพื่อน HR สายอื่นช่วยทำประชาสัมพันธ์ให้พนักงานในองค์กรทราบบ้าง เพื่อสัมพันธภาพที่ดีๆ ก็จะตามมานะจ้ะ
3. การหาเครื่องมือ หรือ ปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน เช่น

  • การหา โปรแกรมเงินเดือน แบบง่ายๆ มาช่วยลดขั้นตอนการทำงาน
  • ถ้าองค์กรมีโปรแกรมอยู่แล้ว ลองมองหาโมดูลเล็กๆ ราคาไม่แพงมาเสริม ยกตัวอย่างเช่น OT ออน์ไลน์ทีทำงานแบบ real time นอกจากเร็วแล้วยังลดความผิดพลาดได้อีกด้วย
  • ปรึกษาผู้รู้ IT ที่บริษัทก็ได้ หรือจะปรึกษา EZY-HR ได้นะคะเรารับปรึกษาฟรี
  • การหาโซลูชั่นอื่นมาช่วย เช่น Ms. Excel, Google Sheet เป็นต้น

มีเวลาเหลือบ้างก็อย่าลืมพัฒนาตนเอง จะได้เก่งๆ และเติบโตในหน้าการงานต่อไป

4. ส่วนเรื่องจิตตก ลองหางานอดิเรกทำ หรือกิจกรรมที่คุณชื่นชอบ สุดท้ายนึกถึง ลูก พ่อแม่ หรือครอบครัวเอาไว้ค่ะ เพราะเค้า คือ กำลังใจที่สำคัญของคุณที่จะช่วยให้คุณเดินหน้าต่อไป

EZY-HR เราเข้าใจหัวอก Payroll