การจัดการกะ ตอนที่ 4

ทายกันถูกไหมครับ กับการจัดการแบบที่สามที่เหลืออยู่ ใช่แล้วครับ แบบสุดท้ายคือ การขอสลับกะกับพนักงานคนอื่นนั่นเอง (ปรบมือ)

35484244_2180191242267563_7103178735607611392_n

การสลับกะสองแบบแรกที่พูดถึง เป็นการขอสลับกับตัวเองทั้งสิ้นครับ ไม่ว่าจะเป็นการขอเปลี่ยนกะ หรือการขอสลับวันทำงานหรือวันหยุด แต่แบบที่สาม จะเป็นแบบขอสลับกะกับคนอื่น

สุดท้ายแล้ว หากเราไม่สามารถขอเปลี่ยนกะ หรือสลับกะการทำงานได้ เนื่องจากการวางจำนวนคนที่ต้องการในแต่ละกะไว้อย่างตายตัว การขอเปลี่ยนไปทำงานกะอื่น หรือการขอสลับวันหยุด อาจทำให้พนักงานในกะนั้นๆ ไม่เพียงพอที่จะปฏิบัติงานได้ ทำให้ไม่สามารถขอเปลี่ยนได้ นี่จะเป็นวิธีสุดท้ายที่สามารถทำได้ครับ

ธุรกิจใดบ้างที่มีการขอในเรื่องแบบนี้ โรงงาน โรงแรม โรงพยาบาลอีกเช่นเคยครับ

โรงงานจะมีการกำหนดจำนวนพนักงานที่คุมเครื่องจักรหรือสายพานในกระบวนการผลิตไว้อย่างชัดเจน ซึ่งการลดลงของพนักงานที่เข้าทำงาน อาจส่งผลให้กระบวนการผลิตล่าช้าได้ หรือในกรณีโรงพยาบาลอาจทำให้จำนวนพยาบาลที่ดูแลคนไข้ไม่เพียงพอและดูแลไม่ทั่วถึงได้

การขอเปลี่ยนกะกับคนอื่น จึงเป็นทางออกที่ได้ผลสำหรับพนักงานที่ต้องลาไปทำธุระ ซึ่งจะทำให้ไม่เสียเวลางานเช่นกัน เพียงแต่พนักงานจะต้องไปหาคนที่จะแลกกะด้วยมาให้ได้เท่านั้นเอง จากนั้นก็เขียนใบคำร้องส่งมาที่หัวหน้างานหรือ HR เหมือนเดิมเพื่อขอนุมัติ

วิธีนี้พนักงานอาจต้องรอบคอบนิดหนึ่ง เนื่องจากกะที่มีการเปลี่ยนไป ถ้ายังอีกหลายวันหรือหลายสัปดาห์ สุดท้ายแล้วพนักงานอาจลืมได้ เมื่อใกล้ๆ เวลาอาจต้องคุยกันให้เรียบร้อยอีกครั้ง

ผมเคยเจอกรณีเพื่อนที่ทำงานในโรงพยาบาลจำกะผิด จนเพื่อนต้องโทรมาตามก็มีกว่าจะไปถึงโรงพยาบาลก็ใช้เวลาอีกเป็นชั่วโมง ยังดีว่า กะที่ลืมเป็นกะดึกและอยู่ในแผนกที่ไม่ใช่แผนกสำคัญมาก ทำให้ไม่ส่งผลกระทบต่อคนไข้โดยตรงครับ

การจัดการกะ ตอนที่ 2

ตามสัญญาครับ อีกครึ่งหนึ่งที่เหลือของการจัดการกะคือการแก้ไขมันนั่นเอง

หลังจากที่จัดกะเรียบร้อยแล้ว พนักงานมีการลา มีการขอเปลี่ยนกะเกิดขึ้นโดยเป็นการลากระทันหันไม่ได้แจ้งล่วงหน้า ทำให้ตารางกะเกิดอาการรวน เราจะทำอย่างไรล่ะ

แบบแรกที่เราจะคุยกันวันนี้คือ การขอเปลี่ยนกะ

โปรแกรมเงินเดือน EZY-HR การจัดการตารางกะ เปลี่ยนกะ

การขอเปลี่ยนกะคืออะไร

การขอเปลี่ยนกะคือการที่พนักงานต้องการขอเปลี่ยนกะการทำงานในวันนั้นเป็นเวลาอื่น เนื่องด้วยติดกิจธุระ

เช่น วันที่ 20 ผมติดธุระต้องไปติดต่อสำนักงานเขตในช่วงเช้า ซึ่งชนกับตารางกะ หากบริษัทมีระบบในการขอเปลี่ยนเวลาเริ่มงานได้ ก็อาจจะเขียนใบคำร้องส่งไปยัง HR หรือหัวหน้างานเพื่ออนุมัติการเปลี่ยนเวลาเข้างาน เพื่อไปทำธุระและกลับมาทำงานในตอนบ่าย

วิธีนี้พนักงานจะได้ทำธุระของตนได้โดยไม่กระทบกับการทำงานที่จะต้องเสียเวลางานไปตลอดครึ่งเช้า ซึ่งอาจทำให้ปริมาณงานที่ทำได้ในวันนั้นลดลง เพราะพนักงานยังคงทำงาน 8 ชั่งโมงคงเดิมนั่นเอง

และบริษัทก็ไม่ต้องสูญเสียปริมาณงานที่จะลดลงเนื่องจากพนักงานลา ทำให้ได้ผลงานเต็มเม็ดเต็มหน่วย

ข้อดีอีกอย่างของการยอมให้พนักงานขอแบบนี้ได้คือ พนักงานจะรู้สึกดีกับบริษัทที่ยอมรับฟังคำขอ และเห็นอกเห็นใจกับพนักงานที่ติดธุระจำเป็นจริงๆ ที่จะต้องขอเปลี่ยน

อย่างไรก็ตาม ก็ควรมีการตรวจสอบอย่างเข้มงวดในการอนุมัติการขอเปลี่ยนกะแบบนี้ เพราะถ้าอนุมัติกันง่ายๆ ทุกคน อาจะทำให้ติดเป็นนิสัย และเสียการปกครองในการทำงานได้ เพราะพนักงานอาจขอเปลี่ยนกันตามใจตนไปหมด

 

ตอนหน้าเราจะมาดูกันต่อครับ นอกจากการขอเปลี่ยนกะแล้ว ยังมีอะไรอีกบ้าง

 

 

ติดตามเราและร่วมแสดงความเห็นกันได้ได้อีกที่ครับ ที่เฟสบุ้คเพจ EZY-HR https://www.facebook.com/ezyhr/
#FB #โปรแกรมเงินเดือน

 

ถ้ากำลังมองหาโซลูชั่นบริหารงานบุคคลแบบทันสมัย ใช้งานง่าย ตอบโจทย์ ฟีเจอร์ครบๆ จบในที่เดียว ลองดูระบบ EZY-HR ได้ท่ี่นี่เลยครับ https://www.ezy-hr.com/

ในสายงาน HR มีงานหลายอย่างที่น่าปวดหัวนะครับ ทั้งยากในการจัดการและควบคุมให้เป็นไปตามทีต้องการ หนึ่งในงานนั้นที่เราปฏิเสธไม่ได้เลย คือการจัดกะหรือกำหนดเวลาทำงานให้กับพนักงานนั่นเอง

ใครว่าการจัดกะเป็นเรื่องง่าย ช่วยบอกด้วยครับ ผมจะไปขอเคล็ดลับสักหน่อย ^ ^ ซึ่งบอกได้เลยว่า ไม่ว่าจะพนักงาน 3 คนหรือ 1000 คน การจัดการก็ยากเหมือนๆ กัน เพียงแต่พนักงานยิ่งเยอะยิ่งซับซ้อนกว่า

ทำไม 3 คนถึงยากล่ะ ถ้าบริษัทคุณมี 2 กะ และพนักงานต้องหยุด 1 คนในทุกๆ วัน และคุณต้องจัดกะให้ลงตัว ให้พนักงานไม่รู้สึกได้เปรียบเสียเปรียบ ยิ่งถ้ามีค่าตอบแทนจากการเข้ากะบางอย่างแล้วล่ะก็ พนักงานจะประท้วงเอาง่ายๆ เลยเชียว

 

จัดการกะการทำงานของพนักงาน

 

กะจึงเป็นศิลปะอย่างหนึ่งในศาสตร์ของ HR ที่คุณจะต้องจัดให้พนักงานรู้สึกว่า คุณจัดอย่างยุติธรรม ไม่ลำเอียง ซึ่งกะจะมีการจัดอยู่ 2 ลักษณะใหญ่ๆ คือ การจัดกะแบบกำหนดกะตายตัว กับกะแบบสลับหมุนเวียนกันไป

#กะแบบตายตัว จะง่ายในการจัด เนื่องจากเราแค่ต้องเลือกว่าพนักงานคนนี้จะอยู่กะไหน โดยมีปัจจัยไม่กี่อย่างที่เข้ามาเป็นตัวควบคุม เช่น การเดินทาง ความปลอดภัย เช่น ผู้ชายจะให้อยู่กะดึก เป็นต้น

ส่วน #กะแบบสลับสับเปลี่ยน กันไปจะยากกว่ากันมาก เพราะคุณต้องคำนึงถึงสัดส่วนการเข้างานของพนักงาน ไม่ให้พนักงานรู้สึกว่าได้เปรียบเสียเปรียบกัน ทำไมได้แต่กะเช้า 6 โมง ส่วนอีกคนได้แต่ 10 โมงไม่ก็เที่ยง หรือทำไมได้แต่กะดึก รถก็หายากเดินทางก็ลำบาก ลูกก็เล็ก

ถ้าหัวหน้าแผนกเป็นคนจัดการกะด้วยแล้ว HR ก็จะสบายหน่อย เพราะมีคนปวดหัวแทน แต่ก็ต้องตามงานให้ส่งกะมาให้ตรวจสอบและเอาเข้าระบบด้วย แต่ถ้าต้องมานั่งทำเองทั้งหมด อาจต้องมีปิดห้องติดป้ายห้ามรบกวนเพื่อจัดตารางกะกันมั่งล่ะ (พอๆ กับช่วงทำเงินเดือนนั่นแหละ)

อย่างไรก็ตาม จากที่กล่าวมาทั้งหมด นี่เป็นเพียงความยากเพียงครึ่งเดียวเท่านั้น พรุ่งนี้ผมจะมาพูดถึงครึ่งนึงที่เหลือให้ฟัง ว่าอะไรคือ 50% ที่เหลือ และเราจะหาทางรับมือกับมันได้อย่างไร ?

 

สนใจระบบโซลูชั่นจัดการพนักงานแบบครบๆ ลองกดดูรายละเอียดได้เลย https://www.ezy-hr.com