happyonboardingemployee

 ในแต่ละองค์กรนั้น

ความสำเร็จของการทำ Onboarding อาจจะแตกต่างกันไป แต่จะวัดได้แบบมองเห็นและยอมรับได้โดยทั่วไปคือการที่พนักงานผ่านการทดลองงานตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ ทุกวันนี้ในหลายองค์กรก็ไม่ได้มีระยะเวลาทดลองงาน แล้วจะวัดกันยังไง พูดให้ง่ายๆคงจะเป็นคุณภาพของงาน ความสุขของพนักงานในการมีตัวตนในองค์กร ในเรื่องของความสำเร็จนี้ก็ไม่สามารถแยกรูปธรรม นามธรรมออกจากกันได้ ฟังดูฟุ้งกระจายเหมือนวิมานในอากาศ แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าจะไม่มีวิธีจัดการ มาตามดูกันสิว่าจะจัดยังไงดี
Orientationก็ผ่านไปแล้ว แต่พนักงานได้อะไรจากการปฐมนิเทศนี้หรือเปล่า เขารู้จัก อาคาร สถานที่ ฝ่าย แผนก ใครทำอะไรที่ไหนยังไง อย่างน้อยเขาก็ควรรู้ว่าเมื่อเขาต้องติดต่องานเขาต้องติดต่อใคร อุปกรณ์สำนักงานที่ใช้เป็นมิตรกันหรือยัง ไม่ใช่เรื่องเล่นๆเลยสำหรับพนักงานใหม่1คนกับการ ผ่านพ้นแต่ละวันในช่วงแห่งการเริ่มงาน หลายคนทะเลาะกับเครื่องถ่ายเอกสารมากกว่าคุยกับเพื่อนร่วมงาน การจัดโปรแกรมที่มีรูปแบบไม่เป็นทางการ ด้วยการสังเกตพูดคุย จะทำให้พนักงานใหม่หัวใจว้าวุ่นน้อยลง(จริงๆ)


Job descriptionใบพรรณนางาน ปรับปรุงแก้ไขให้เข้ากับยุคสมัยหรือไม่ นี่ก็เป็นส่วนสำคัญในงาน ถ้า JD ชัดเจน น่าสนใจ พนักงานใหม่คงเข้าใจบทบาทและหน้าที่ของตัวเองได้ไม่อยาก กลับไปย้อนดูกันหน่อยว่า JD สมัยดึกดำบรรพ์มีอะไรต้องแก้ไขเพิ่มเติมหรือเปล่า อย่าให้พนักงานต้องเอ่ยปากว่า ให้ทำงานไม่ตรงกับ JD พนักงานส่วนใหญ่ไม่ได้รังเกียจที่จะทำงานมากกว่าหรือไม่มีในJD แต่งานในแบบที่พนักงานไม่รู้ว่านี่ต้องทำด้วยเหรอ ทั้งๆที่เป็นงานหลักของเขา แต่ไม่ถูกบรรจุไว้ใน JD ไม่ Happy เพราะมีแต่ความมึน

On the job training ให้เขาได้เรียนรู้การทำงานหลักจากการทำงานจริงหรือยัง หรือมาใหม่ไปเฝ้ากระติกน้ำร้อน ไปถ่ายสำเนาตลอดเวลาเพราะไม่มีใครสอนงาน พนักงานเก่าไม่กล้าสอนเพราะกลัวดูแลสิ่งที่จะเกิดขึ้นไม่ได้ เมื่อไม่มีใครยังไงก็มีเธอ คุณหัวหน้างานต้องรับหน้าที่ไปโดยทันที คนเราเรียนรู้จากการความผิดพลาด คนเราเรียนรู้จากการลงมือทำ ทำแล้วก็ให้เขาบันทึกไว้ว่าเขาได้เรียนรู้อะไรไปบ้าง ถ้าให้ทำอย่างเดียวโดนไม่มีการมารวบรวม ทบทวน สอบทาน พนักงานอาจมีทักษะแต่ไม่ตระหนักรู้ความสามารถ ความสำคัญของตัวเอง การให้เขาได้รับทราบว่าตัวเองทำอะไรได้ และทำได้ดีในระดับไหน เป็นการเปิดโอกาสให้พนักงานพัฒนาความสามารถของตัวเองต่อไป

หลักๆของการจัด Onboarding ก็คงใกล้เคียงกันเกือบๆทุกองค์กร สิ่งที่จะช่วยให้สำเร็จในเชิงของ HRIS ก็คงเป็นการเก็บสถิติ กำหนดการ หัวข้อต่างๆที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน1คน แม้ว่าข้อมูลเหล่านี้สามารถนำไปวิเคราะห์เพื่อต่อยอดการทำงานในส่วนอื่นขององค์กรได้ แต่ต้องใช้เวลามากในการจัดการ

ระบบการจัดการข้อมูลที่ดีช่วยได้มาก ช่วยให้ HR ยุคใหม่ประหยัดเวลาในเรื่องของการดูแลข้อมูลการจัดการงานจุกจิกเหล่านี้ก็เป็นส่วนหนึ่งของการที่จะทำให้การทำ Onboarding สำเร็จได้ เพราะแทนที่จะใช้เวลาไปกับข้อมูล HR หรือหัวหน้างานจะได้ใช้เวลาในการfocusช่วงชีวิตแรกเข้าของพนักงาน

ไม่ระบบจัดการที่ดีที่สุด สำเร็จรูปที่สด ตายตัวเป็นสูตรสำเร็จของการ Onboarding ได้เท่ากับความเอาใจใส่และปรับใช้ให้เข้ากับพนักงานใหม่แต่แบบ

การจัด Program การวางแผน เป็นเพียงส่วนหนึ่งของความสำเร็จ เป็นตัวช่วยและสนับสนุนให้การมีอยู่ของพนักงานใหม่เป็นไปอย่างราบรื่นแต่ก็ไม่ใช่หลักประกันว่าจะเป็นเช่นนั้นตลอดอายุการทำงานของพนักงานคนนั้น

สิ่งที่ดีสุดของการ Onboarding คือการตรวจสอบความก้าวหน้าในแต่ละช่วงของกระบวนการไปพร้อมๆกับการปรับปรุง การใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีในการจัดการข้อมูลที่มีให้เลือกใช้มากมาย สำคัญคือองค์กรต้องไม่หยุดที่จะหาคำตอบเพื่อพัฒนาวิธีสร้างพนักงานใหม่ที่ดี

เมื่อกล่าวว่าการทำ Onboarding เป็นสิ่งสำคัญกับองค์กรและอะไรคือการทำ Employee Onboarding  ล่ะ จะมีเฉพาะ Orientation เหรอ? หรือจะต้องมีการอบรม Onboarding? จริงๆก็ถูกนะ เพราะว่า Orientation และการอบรม เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการ Onboarding แต่ยังไม่ใช่ทั้งหมด

team-1928848_1280

 

การทำ Onboarding เป็นกระบวนการที่อาศัยเวลา

ในระยะแรกของการทำงานใหม่ในองค์กร พนักงานใหม่ในองค์กรใหม่ ตำแหน่งใหม่ในองค์กรเดิม ตำแหน่งเดิมสาขาใหม่ มีอะไรใหม่ก็แลดูคล้ายว่าต้องทำ Onboarding ทั้งนั้น เนื่องจากเป็นเรื่องของการเปลี่ยนแปลงสภาวะของชีวิตพนักงาน สภาวะองค์กร สิ่งที่เกิดขึ้นอยู่เป็นประจำ เมื่อต้องพบกับความเปลี่ยนแปลงในชีวิตคือความหวั่นไหว ความไม่รู้ ความว่างเปล่า ชีวิตคนหนึ่งคนใช้เวลากับการเรียนในสถานศึกษาหลายปี ระหว่างการเรียนนั้นมีช่วงที่ได้พบชีวิตการทำงานสั้นๆในลักษณะการฝึกงาน บางคนไม่มีโอกาสเรียนในระดับที่สูงไปถึงช่วงที่ได้รับการฝึกงาน แต่ต้องมาใช้ชีวิตพนักงานจริงในทันที เรียกได้ว่าเปลี่ยนแปลงจากวัยเรียนไปเป็นวัยทำงานอย่างรวดเร็ว กระบวนการ Onboarding Process ที่ดีนั้น จะสามารถเข้ามาช่วยให้พนักงานใหม่ๆใช้ชีวิตอย่างมีความสุขในวัยทำงาน อีกทั้งยังมีส่วนช่วยให้องค์กรมีพนักงานที่ดี สร้างผลงานดีๆ การ Onboarding ไม่เพียงแต่ช่วยพนักงานใหม่ที่เพิ่งเริ่มทำงาน ยังช่วยพนักงานที่ย้ายมาจากที่ทำงานที่อื่นมาใหม่ที่นี่ด้วย

 

ช่วงเวลาเริ่มต้นของการทำ Onboarding Program คือช่วงเวลาแห่งการเรียนรู้

รู้จักตัวเอง รู้จักกัน รู้จักองค์กร ใคร ทำอะไร ที่ไหน อย่างไร ข้อมูลนี้เป็นข้อมูลที่มีขนาดใหญ่ และต้องอาศัยเวลา ในการถ่ายทอด พนักงานเองก็ต้องใช้เวลาในการจดจำ การทำ Onboarding ในส่วนนี้จะได้ผลเมื่อทำร่วมกับ Company Touring ให้พนักงานจดจำตามสิ่งที่พบ

เมื่อผ่านพ้นช้วงแรกไป พนักงานต้องเข้าทำงานในแผนกหรือฝ่ายตามตำแหน่งของงาน การจัดพี่เลี้ยงและคู่หูที่เหมาะสม จะช่วยพนักงานเรื่องความสัมพันธ์ในองค์กรได้มาก เพราะนอกจากการแล้ว พนักงานมีช่วงพักเพื่อกินข้าว ก็มีบ้างที่มีคนชอบกินข้าวคนเดียว แต่ก็รู้จักทางไปร้านอาหาร โรงอาหาร ร้านขนม ทางลัดจากคนที่ทำงานร่วมกัน เรื่องสับสนที่พนักงานใหม่พบบ่อยคือหมายเลขโทรศัพท์ภายในองค์กร ใครดูแลเรื่องอะไรที่พนักงานต้องติดต่อด้วย ปัญหาในการทำงานที่พนักงานหาทางแก้ ก็มีหัวหน้างานเป็นที่ปรึกษา ให้คำแนะนำ สอนงาน ตรวจงาน

 

ช่วงระหว่างการ Onboarding และพบได้ในช่วงท้ายๆของกระบวนการคือการประเมินผล

การประเมินผลการทำงานเป็นการสื่อสารอย่างเป็นทางการกับพนักงาน เพื่อสรุปภาพรวมของการใช้ชีวิตในสภาวะใหม่ของพนักงาน เพื่อรับฟังสิ่งที่พนักงานพบหรือมีข้อสงสัยที่ไม่สามารถคุยกับคู่หูที่จัดให้ การแนะนำในสิ่งที่พนักงานต้องแก้ไข ปรับปรุง เพิ่มเติม ยังเป็นการบอกระยะเวลาการทำงานที่ผ่านไปในแต่ละช่วงของพนักงานด้วย

 

กระบวนการทำ Employee Onboarding นั้นเป็นสิ่งที่ละเอียดอ่อน

และต้องแข่งกับเวลาที่ผ่านไปอย่างรวดเร็วในฐานะพนักงานใหม่ การ Onboarding ที่ได้ผลนั้นไม่มีสูตรสำเร็จตายตัว ต้องปรับไปตามสภาพองค์กรว่าต้องการผลลัพธ์แบบไหน และต้องปรับให้เข้ากับแนวโน้มของพนักงานตามตำแหน่งหรือละเอียดมากๆ คือการปรับตามความสามารถในการเรีบนรู้ของพนักงานโดยยึดหลักใหญ่ไว้

 

 

สนใจเกี่ยวกับ บทความการพัฒนาองค์กรยุคใหม่ โดยการนำเอาเทคโนโลยีล่าสุดมาใช้
ติดตามเราได้อีกช่องทางหนึ่งได้ที่ เฟสบุ้คเพจโปรแกรมเงินเดือนและบุคคลออนไลน์ EZY-HR