happyonboardingemployee

 ในแต่ละองค์กรนั้น

ความสำเร็จของการทำ Onboarding อาจจะแตกต่างกันไป แต่จะวัดได้แบบมองเห็นและยอมรับได้โดยทั่วไปคือการที่พนักงานผ่านการทดลองงานตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ ทุกวันนี้ในหลายองค์กรก็ไม่ได้มีระยะเวลาทดลองงาน แล้วจะวัดกันยังไง พูดให้ง่ายๆคงจะเป็นคุณภาพของงาน ความสุขของพนักงานในการมีตัวตนในองค์กร ในเรื่องของความสำเร็จนี้ก็ไม่สามารถแยกรูปธรรม นามธรรมออกจากกันได้ ฟังดูฟุ้งกระจายเหมือนวิมานในอากาศ แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าจะไม่มีวิธีจัดการ มาตามดูกันสิว่าจะจัดยังไงดี
Orientationก็ผ่านไปแล้ว แต่พนักงานได้อะไรจากการปฐมนิเทศนี้หรือเปล่า เขารู้จัก อาคาร สถานที่ ฝ่าย แผนก ใครทำอะไรที่ไหนยังไง อย่างน้อยเขาก็ควรรู้ว่าเมื่อเขาต้องติดต่องานเขาต้องติดต่อใคร อุปกรณ์สำนักงานที่ใช้เป็นมิตรกันหรือยัง ไม่ใช่เรื่องเล่นๆเลยสำหรับพนักงานใหม่1คนกับการ ผ่านพ้นแต่ละวันในช่วงแห่งการเริ่มงาน หลายคนทะเลาะกับเครื่องถ่ายเอกสารมากกว่าคุยกับเพื่อนร่วมงาน การจัดโปรแกรมที่มีรูปแบบไม่เป็นทางการ ด้วยการสังเกตพูดคุย จะทำให้พนักงานใหม่หัวใจว้าวุ่นน้อยลง(จริงๆ)


Job descriptionใบพรรณนางาน ปรับปรุงแก้ไขให้เข้ากับยุคสมัยหรือไม่ นี่ก็เป็นส่วนสำคัญในงาน ถ้า JD ชัดเจน น่าสนใจ พนักงานใหม่คงเข้าใจบทบาทและหน้าที่ของตัวเองได้ไม่อยาก กลับไปย้อนดูกันหน่อยว่า JD สมัยดึกดำบรรพ์มีอะไรต้องแก้ไขเพิ่มเติมหรือเปล่า อย่าให้พนักงานต้องเอ่ยปากว่า ให้ทำงานไม่ตรงกับ JD พนักงานส่วนใหญ่ไม่ได้รังเกียจที่จะทำงานมากกว่าหรือไม่มีในJD แต่งานในแบบที่พนักงานไม่รู้ว่านี่ต้องทำด้วยเหรอ ทั้งๆที่เป็นงานหลักของเขา แต่ไม่ถูกบรรจุไว้ใน JD ไม่ Happy เพราะมีแต่ความมึน

On the job training ให้เขาได้เรียนรู้การทำงานหลักจากการทำงานจริงหรือยัง หรือมาใหม่ไปเฝ้ากระติกน้ำร้อน ไปถ่ายสำเนาตลอดเวลาเพราะไม่มีใครสอนงาน พนักงานเก่าไม่กล้าสอนเพราะกลัวดูแลสิ่งที่จะเกิดขึ้นไม่ได้ เมื่อไม่มีใครยังไงก็มีเธอ คุณหัวหน้างานต้องรับหน้าที่ไปโดยทันที คนเราเรียนรู้จากการความผิดพลาด คนเราเรียนรู้จากการลงมือทำ ทำแล้วก็ให้เขาบันทึกไว้ว่าเขาได้เรียนรู้อะไรไปบ้าง ถ้าให้ทำอย่างเดียวโดนไม่มีการมารวบรวม ทบทวน สอบทาน พนักงานอาจมีทักษะแต่ไม่ตระหนักรู้ความสามารถ ความสำคัญของตัวเอง การให้เขาได้รับทราบว่าตัวเองทำอะไรได้ และทำได้ดีในระดับไหน เป็นการเปิดโอกาสให้พนักงานพัฒนาความสามารถของตัวเองต่อไป

หลักๆของการจัด Onboarding ก็คงใกล้เคียงกันเกือบๆทุกองค์กร สิ่งที่จะช่วยให้สำเร็จในเชิงของ HRIS ก็คงเป็นการเก็บสถิติ กำหนดการ หัวข้อต่างๆที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน1คน แม้ว่าข้อมูลเหล่านี้สามารถนำไปวิเคราะห์เพื่อต่อยอดการทำงานในส่วนอื่นขององค์กรได้ แต่ต้องใช้เวลามากในการจัดการ

ระบบการจัดการข้อมูลที่ดีช่วยได้มาก ช่วยให้ HR ยุคใหม่ประหยัดเวลาในเรื่องของการดูแลข้อมูลการจัดการงานจุกจิกเหล่านี้ก็เป็นส่วนหนึ่งของการที่จะทำให้การทำ Onboarding สำเร็จได้ เพราะแทนที่จะใช้เวลาไปกับข้อมูล HR หรือหัวหน้างานจะได้ใช้เวลาในการfocusช่วงชีวิตแรกเข้าของพนักงาน

ไม่ระบบจัดการที่ดีที่สุด สำเร็จรูปที่สด ตายตัวเป็นสูตรสำเร็จของการ Onboarding ได้เท่ากับความเอาใจใส่และปรับใช้ให้เข้ากับพนักงานใหม่แต่แบบ

การจัด Program การวางแผน เป็นเพียงส่วนหนึ่งของความสำเร็จ เป็นตัวช่วยและสนับสนุนให้การมีอยู่ของพนักงานใหม่เป็นไปอย่างราบรื่นแต่ก็ไม่ใช่หลักประกันว่าจะเป็นเช่นนั้นตลอดอายุการทำงานของพนักงานคนนั้น

สิ่งที่ดีสุดของการ Onboarding คือการตรวจสอบความก้าวหน้าในแต่ละช่วงของกระบวนการไปพร้อมๆกับการปรับปรุง การใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีในการจัดการข้อมูลที่มีให้เลือกใช้มากมาย สำคัญคือองค์กรต้องไม่หยุดที่จะหาคำตอบเพื่อพัฒนาวิธีสร้างพนักงานใหม่ที่ดี

องค์กรและพนักงาน ดูเหมือนเป็นคนละสิ่ง แท้ที่จริงแล้วเป็นหนึ่งเดียวกันแยกจากกันไม่ออก สิ่งที่ยืนยันความคิดนี้ เมื่อองค์กรไม่ดี พนักงานในองค์กรนั้นก็ไม่ดี เมื่อพนักงานไม่ดีเป็นที่แน่นอนว่าองค์กรนั้นจะดีไปไม่ได้ ในโลกนี้เราก็ต่างต้องการสิ่งที่ดี ไม่มีทางได้มาแบบไม่ลงทุนไม่มีทางได้มาแบบจับเสือมือเปล่า ไม่เว้นแม้แต่การสร้างองค์กรที่ดี สร้างพนักงานที่ดี

แต่การลงทุนด้วยกำลังเงินแต่เพียงอย่างเดียว ก็ไม่ได้การันตีว่าการสร้างองค์กร การสร้างพนักงานให้รักองค์กร จะราบรื่นเป็นไปได้ด้วยดี มีส่วนประกอบหนึ่งซึ่งถูกมองข้ามมาตลอด นั่นคือกระบวนการการเริ่มงาน หรือรู้จักกันอย่างกว้างขวางว่า Employee Onboarding

onboarding

 

คุณลักษณะที่ดีของการจัดการการเริ่มงานของพนักงานใหม่ที่ควรให้ความสำคัญมีจุดสังเกตยังไงบ้าง ดูจาก 10 ลักษณะเหล่านี้

 

1. พนักงานได้รับการชี้แจง มอบหมายงานตรงตามตำแหน่งที่สมัคร

เพื่อที่ว่าวันหนึ่งจะไม่เกิดเหตุผลในการลาออกว่าต้องทำงานในสิ่งที่ไม่ได้รับการชี้แจง ซึ่งไม่ได้เป็นการทำงานเพิ่มหรือทำงานนอกเหนือหน้าที่ แต่เป็นการที่พนักงานรู้สึกว่า ต้องทำงานในสิ่งที่ไม่ถนัด ไม่ตรงกับความสามารถไม่มีทักษะ

 

2. พนักงานได้รับการอบรมเกี่ยวกับกฎระเบียบ ข้อบังคับการทำงาน

รวมถึงนโยบายขององค์กร เป็นเรื่องที่จำเป็น แต่เป็นเรื่องที่ถูกมองข้ามอยู่บ่อยครั้ง พนักงานต้องรับทราบสิ่งเหล่านี้เพื่อป้องกัน หลีกเลี่ยงการทำผิดแบบรู้เท่าไม่ถึงการณ์ เนื่องจากแต่ละองค์กร กฎระเบียบ ข้อบังคับการทำงาน นโยบายมีความแตกต่างกันเล็กน้อย ในบางกรณีองค์กรเดิมเป็นเรื่องปกติไม่มีข้อห้าม ในองค์กรใหม่อาจกลายเป็นเรื่องต้องห้าม

 

3. พนักงานรับทราบถึงวิธีการจ่ายค่าจ้าง วันที่จ่าย

สวัสดิการต่างๆและวิธีการเข้าถึงสวัสดิการนั้น สวัสดิการดีมีอยู่จริงสำหรับพนักงานที่ไม่รู้วิธีเข้าถึง ก็เหมือนเป็นสวัสดิการในฝัน กองทุนสำรองเลี้ยงชีพหักเงินสะสมเท่าไหร่ องค์กรสมทบเท่าไหร่ ประกันสุขภาพกลุ่มวงเงินค่ารักษาเท่าไหร่ ทำไมต้องรู้ ทำไมต้องบอกเพื่อให้พนักงานตระหนักถึงความสำคัญของตัวเอง ในฐานะสมาชิกขององค์กร และยังเป็นโอกาสให้องค์กรสื่อสาร ถึงการดูแลพนักงานไปในคราวเดียวกัน

 

4. ผังองค์กรเป็นเรื่องสำคัญ เนื่องจากมีความซับซ้อนสำหรับพนักงานใหม่

นอกจากใครเป็นใคร แผนกไหน ดูแลเรื่องไหน และแผนกซึ่งพนักงานสังกัดอยู่ สำคัญกับองค์กรอย่างไร

 

5. องค์กรเริ่มจากกจุดไหน เติบโตอย่างไร

ประวัติองค์กรสร้างความผูกพันได้ไม่น้อย อีกทั้งยังช่วยในการ align เป้าหมายของพนักงาน ให้ไปยังทิศทางเดียวกับขององค์กรอีกด้วย

 

6. แนะนำตัวและเดินทัวร์ในคราวเดียว

ไม่ใช่แค่รู้หน้า รู้ห้อง รู้แผนก มากไปกว่านั้นนี่ คือการบอกกล่าวว่าองค์กร มีสมาชิกใหม่เข้ามาและบอกสมาชิกใหม่ว่าคุณคือส่วนหนึ่งขององค์กร เมื่อไหร่ก็ตามที่คุณเกิดปัญหาในการทำงาน ก็จะได้รู้ว่าจะต้องไปที่ไหน

 

7. องค์กรคือบ้าน ก็ต้องมีพี่เลี้ยง น้องเลี้ยงเพื่อนเลี้ยง

คอยให้คำแนะนำ ปรึกษากับสมาชิกใหม่ ต้องมั่นใจว่า บรรดาผู้เลี้ยงทั้งหลายเป็นคู่หูที่ดี นอกจากนั้นเรายังได้ในเรื่องการเผยแพร่วัฒนธรรมองค์กรให้กระจายไปถึงพนักงานใหม่อีกด้วย

 

8. วันแรกเป็นอย่างไร

สมาชิกใหม่ควรมีโอกาสสื่อสารโอกาสน้อยที่จะตอบหากถามความคิดเห็นโดยการให้เขียน แบบสอบถามวันแรกควรเป็นแบบสั้นๆ ง่ายๆ เพื่อให้สบายใจในการตอบและง่ายต่อการประเมินสถานการณ์

 

9. เดือนแรกสมาชิกใหม่เป็นอย่างไร เป็นโอกาสของหัวหน้างานในการพูดคุยถึง

การปรับตัวต่อวัฒนธรรมองค์กร และให้โอกาสมาชิกใหม่ ได้เล่าถึงสิ่งที่พบ แลกเปลี่ยนประสบการณ์ในช่วงเริ่มงานในองค์กรนี้ของแต่ละคน รีเฟล็คชั่นหรือการเปิดใจจะช่วยให้เรารู้ว่าพนักงานใหม่พบกับปัญหาในการปรับตัวอะไรบ้าง

 

10. ครบเก้าสิบวัน ได้เวลาที่พนักงานใหม่

ต้องได้รับการบอกกล่าวว่า จะได้เป็นสมาชิกเต็มตัว หรือองค์กรต้องใช้เวลามากกว่านี้และสำคัญมากหากพนักงานไม่ได้ไปต่อ บอกกันไปในวันนี้ เพื่อให้พนักงานมีเวลาสามสิบวัน เตรียมตัวในการมองหาองค์กรที่เหมาะกับตัวเองมากกว่านี้

สนใจแลกเปลี่ยนเกี่ยวกับเรื่อง Employee Onboarding ในองค์กรยุคใหม่ ติดต่อเราได้ที่นี่ โปรแกรมเงินเดือน EZY-HR