ก่อนวางแผนอัตรากำลัง……มีการประเมินองค์ประกอบเหล่านี้แล้วหรือยัง?

วางแผนกำลังคน

การประเมินอัตรากำลังซึ่งต้องพิจารณาองค์ประกอบทั้ง 4 ด้าน ได้แก่

  • พิจารณาความสำคัญของงาน
  • พิจารณาความเหมาะสมของโครงสร้างองค์กร
  • พิจารณาความเหมาะสมของทรัพยากร
  • พิจารณาความเหมาะสมของการจัดระดับของตำแหน่ง

 

เมื่อพิจารณาองค์ประกอบเหล่านี้แล้วคงไม่เกินเครื่องมือเหล่านี้

  1. โครงสร้างองค์กรที่ชัดเจน (Organization chart)

วาดภาพหรือวางผังองค์ให้ชัดเจน ซึ่งจะเห็นได้ชัดว่าองค์กรต้องการกี่หน่วยงาน แต่ละหน่วยงานต้องการกำลังคนที่คน (อย่าลืมผนวกข้อมูลเป้าหมายธุรกิจด้วย) เมื่อได้โครงสร้างองค์กรแล้วควรนำมาสรุปเป็นตารางตัวเลขอัตรากำลังที่มีอยู่ลงในแบบฟอร์มจะช่วยให้ HR เห็นชัดเจนมากขึ้น

  1. รายละเอียดงาน (Job Description)

การกำหนดหน้าที่งาน หรือรายละเอียดงานเป็นข้อมูลประกอบทำให้ทราบว่าพนักงานแต่ละ ส่วนงานมีหน้าที่รับผิดชอบงานอะไร ส่วนไหน มีส่วนช่วยคำนวณค่างานว่าควรเพิ่ม ควรโอนย้ายคนไปช่วยส่วนไหน และสุดท้ายคือจำนวนคนที่มีอยู่เกินกว่างานที่มีหรือเปล่า

หากต้องรับเพิ่มก็จะช่วยให้ท่านรู้ว่ารับแล้วเค้าจะมาอยู่ส่วนไหน ทำอะไร มีหน้าที่รับผิดชอบอะไรบ้าง และควรเป็นพนักงานระดับหัวหน้า หรือระดับปฏิบัติการที่ท่านต้องการจริงๆ ซึ่ง JD จะเป็นต้นทางสำหรับการสรรหาที่จะได้คนที่มาทำงาน

  1. ระบบการประเมินผลงาน

การประเมินผลพนักงาน Performance Appraisals หรือ Evaluation (แล้วแต่องค์กรไหนจะเรียกอย่างไร) ซึ่งเครื่องมือที่ใช้ก็มีมากมาย เช่น ประเมินแบบ MBO, PMS, KPI, BSC และระบบประเมินผลงานที่ปัจจุบันกำลังพูดถึง OKR

ไม่ว่าท่านจะใช้แบบประเมินอันไหน มันก็คือเครื่องมือที่ช่วยสร้างกรอบ ทิศทาง การชี้วัด เพื่อนำมาประเมินความเหมาะสมของทรัพยากรบุคคลที่ท่านมีอยู่ในองค์กร

 

ในครั้งหน้าผู้เขียนจะมาแนะนำเทคนิคการวิเคราะห์อัตรากำลัง พร้อมแนะนำวิธีนำไปปรับใช้จากประสบการณ์ที่ผู้เขียนมี และหวังแบ่งปันเพื่อเป็นประโยชน์ต่อผู้อ่านไม่มากก็น้อย

 



Photo by JESHOOTS.com from Pexels

เจ้าหน้าที่ payroll คือ ผู้ทำหน้าที่ คำนวณวันทำงาน คิดโอที คิดเบี้ยเลี้ยง หักลา หักสาย รวบรวมคำนวณเป็นเงินเดือนให้กับพนักงาน เหตุการณ์ หรือเรื่องเล่านี้มิได้ต้องการตัดพ้อใครเพียงแต่บอกเหตุที่มาให้เข้าใจ เพื่อการทำงานในองค์กรอย่างราบรื่น และมีความสุข

หัวอก payroll คนทำเงินเดือน

พนักงาน: แหม…เรื่องแค่นี้ก็บอกกันไม่ได้แค่ถามว่าคนใหม่เงินเดือนเท่าไหร่
Payroll: อันดับแรก Payroll ที่ดีต้องเก็บความลับค่ะ เพราะถ้าคุณรู้ว่าเงินเดือนคนใหม่มากกว่าคุณทำใจได้หรือเปล่า ไม่โกรธเจ้านายจนเสียงานแน่นะ หรือถ้าคนใหม่เงินเดือนน้อยกว่า และถ้าคนใหม่รู้เข้าทิ้งงานหาย ใครจะช่วยทำงาน คิดให้ดีๆ นาาาาาาา

พนักงาน: หักอีกแล้ว หักลา หักสาย หักอยู่นั่นแหละ
Payroll: Payroll ทุกคนทำตามหน้าที่ ไม่ได้โกรธเกลียดใคร เค้าหักคุณก็ไม่ได้หมายความว่าจะเอามาเพิ่มให้ตัวเองได้สักหน่อย แต่ถ้าคำนวณผิดนี่ซิ เป็น Payroll ต้องรอบคอบ คีย์ตัวเลขตก 0 ไปแค่ตัวเดียว คีย์ผิดชีวิตเปลี่ยน TT

พนักงาน: บ่นอยู่เรื่อยบ่นอะไรนักหนาส่งช้านิดช้าหน่อยทำเป็นบ่น
Payroll: ให้ส่ง OT ภายในวันที่ 15 ผ่าง…มากองรวมกันวันที่ 15 แล้วมาก่อนเลิกงาน 15 นาที พนักงานมีเป็นร้อย Payroll อยู่ดึกแค่ไหนใครรู้ลูกผัวรออยู่ที่บ้าน ยาวววววววววไป

พนักงาน: ถามนิดถามหน่อยทำไมไม่ยิ้มแย้มกันบ้าง หน้าบึงหน้าตึง
Payroll: – ได้รู้เงินเดือนพนักงาน ตัวเลขของคนอื่นสูงกว่า จิตตกซิครับ แต่ด้วยจรรยาบรรณก็ต้องทำใจ
– ไม่ค่อยมีเวลาไปพัฒนาอบรมอะไรกับเขา วันๆ ยุ่งอยู่กับตัวเลข แล้วจะเติบโตไปทางไหน
– พอตรวจสอบโอทีก็โดนเพื่อนร่วมงานเขม่น ดีไม่ดีเจอพนักงานแค้นแอบไปปล่อยลมยาง….นั่น


ที่เล่ามาคิดว่าทุกคนคงเจอเหตุการณ์นี้มาบ้าง

ถ้ามีคนใดไม่เคยเจอ หรือ Payroll ไม่มีปัญหาก็ช่วยมาเล่ามาแชร์ให้เพื่อนๆ ฟังบ้างว่าใช้วิธีอะไร ทำไมงานราบรื่นอย่างนี้ ถือว่าช่วยๆ เพื่อนร่วมอาชีพค่ะ

ส่วนแอดมินนั้นขอนำเสนอวิธีการที่ช่วยลดปัญหาการทำงานจากประสบการณ์ที่ผ่านมาทั้งหมด 20 ปี (โปรดอย่าคำนวณอายุ คำนวณแต่เงินเดือนพอแล้ว ^^)

1. อย่างแรกจงภูมิใจกับงานที่ทำ การที่คุณเก็บรักษาความลับให้องค์กรไม่เกิดความวุ่นวาย องค์กรก็อยากรักษาคุณไว้เช่นกัน

2. ใครบอกว่า Payroll ทำเงินเดือนอย่างเดียว คุณดูแลผลประโยชน์ให้พนักงานด้วยนะ เช่น กองทุนเงินทดแทน เงินสะสม การช่วยลดหย่อนภาษี เป็นต้น ให้เพื่อน HR สายอื่นช่วยทำประชาสัมพันธ์ให้พนักงานในองค์กรทราบบ้าง เพื่อสัมพันธภาพที่ดีๆ ก็จะตามมานะจ้ะ
3. การหาเครื่องมือ หรือ ปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน เช่น

  • การหา โปรแกรมเงินเดือน แบบง่ายๆ มาช่วยลดขั้นตอนการทำงาน
  • ถ้าองค์กรมีโปรแกรมอยู่แล้ว ลองมองหาโมดูลเล็กๆ ราคาไม่แพงมาเสริม ยกตัวอย่างเช่น OT ออน์ไลน์ทีทำงานแบบ real time นอกจากเร็วแล้วยังลดความผิดพลาดได้อีกด้วย
  • ปรึกษาผู้รู้ IT ที่บริษัทก็ได้ หรือจะปรึกษา EZY-HR ได้นะคะเรารับปรึกษาฟรี
  • การหาโซลูชั่นอื่นมาช่วย เช่น Ms. Excel, Google Sheet เป็นต้น

มีเวลาเหลือบ้างก็อย่าลืมพัฒนาตนเอง จะได้เก่งๆ และเติบโตในหน้าการงานต่อไป

4. ส่วนเรื่องจิตตก ลองหางานอดิเรกทำ หรือกิจกรรมที่คุณชื่นชอบ สุดท้ายนึกถึง ลูก พ่อแม่ หรือครอบครัวเอาไว้ค่ะ เพราะเค้า คือ กำลังใจที่สำคัญของคุณที่จะช่วยให้คุณเดินหน้าต่อไป

EZY-HR เราเข้าใจหัวอก Payroll

ระบบใบลาออนไลน์ (E-LEAVE)

ระบบใบลาออนไลน์ หรือว่า E-LEAVE เป็นระบบที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้การบริหารงานในส่วนของการจัดการวันลาของพนักงานเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพและถูกต้องแม่นยำ เนื่องจากการจัดการวันลา เป็นงานที่จำเป็นต้องใช้เวลาเป็นอย่างมาก

วันลาหยุดของแต่ละองค์กรที่สามารถสร้างขึ้นมาได้ในระบบโปรแกรมฝ่ายบุคคลออนไลน์ EZY-HR มีดังต่อไปนี้

1. วันหยุดพักผ่อนประจำปี หรือว่า ANNUAL LEAVE

2. วันหยุดพักผ่อนประจำปีที่ทบมาจากปีที่แล้ว หรือ ANNUAL CARRYOVER

3. วันหยุดลากิจ หรือ BUSINESS LEAVE

4. วันหยุดลาป่วย หรือ SICK LEAVE

5. วันหยุดลาคลอด หรือ MATERNITY LEAVE

6. วันหยุดลาโดยไม่รับเงินเดือน หรือ LEAVE WITHOUT PAY

7. วันหยุดชดเชย หรือ COMPENSATION LEAVE

8. วันหยุดลาบวชหรือไปประกอบพิธีฮัจญ์ ORDINATION/HAJJ LEAVE

9. วันหยุดเพื่อลารับราชการทหาร หรือ MILITARY LEAVE

ซึ่งในระบบของ EZY-HR นั้น ผู้ดูแลระบบสามารถที่จะกำหนดให้ใช้วันหยุดแต่ละประเภทในระบบได้ และยังสามารถที่จะกำหนดจำนวนวันลาทั้งหมดที่พนักงานจะสามารถนำไปใช้ประจำปีนั้นๆในระบบใบลาออนไลน์ EZY-HR ได้ด้วยตัวของผู้ดูแลระบบเอง

 

ระบบใบลาออนไลน์

Employee Profile

employee profile

What is a good Employee Profile Design?

A Good Employee Profile must include personal details with enough information to allows other colleagues to discover and follow their activity.

employee profile sample
Employee Profile

 

The employee can insert or edit their recent photo, and other basic personal information such as birth date, marrital status.

edit employee profile ezyhr ezy-hr
Edit Education History

However the other historical information such as employment information, past employment details, qualifications, skills , and certificates can also be maintained

ezyhr ezy-hr work experience
Education History and Work Experience

 

Other area such as personal data about dependent details,  and medical history are also useful for payroll calculation.

Some of the data which are required for system purpose, such as email notifications, and supervisor details are also included in this profile.

 

Another purpose of good Employee Profile must be able to maintain complete employee history details which includes employment related information such as contract, visa, salary and other benetifs from start of the service.

 

More information about  EZY-HR

Nobel Solutions 2011