หลายๆ องค์กรคงเคยทำ JD ไว้แล้ว และทำไว้เป็นอย่างดี พร้อมกับจัดเก็บเข้าแฟ้มที่ HR เป็นอย่างดีเช่นเดียวกัน จะนำมาใช้อีกทีก็ตอน Audit เรียกตรวจเอกสาร
จึงเป็นที่น่าเสียดาย JD ที่ท่าน และหัวหน้างานอุตส่าห์ทำกันมา ไม่ได้นำมาใช้ประโยชน์อย่างแท้จริง มาเริ่มการใช้ประโยชน์จาก JD ง่ายๆ คือ
***ขั้นตอนการร้องขอพนักงาน (Manpower Request) ควรมีการแนบ JD คู่กับใบร้องขอทุกครั้ง***
กรณีที่เป็นทดแทน:
เป็นโอกาสหัวหน้างานทบทวน JD ว่าภาระหน้าที่ของงานยังครบถ้วน คงเดิมหรือไม่ ประกอบกับประสบการณ์ที่ผ่านมา คุณสมบัติพนักงานที่อยากได้อาจจะมีสาขาอื่นๆ หรือสาขาใกล้เพิ่มเข้ามาอีกก็เป็นได้
กรณีขอใหม่:
การเขียนบรรยายลักษณะงาน ทำให้หัวหน้างานได้ทบทวนภาระหน้าที่ของตำแหน่งใหม่ที่จะรับเข้ามา ว่าจำเป็นจริงหรือไม่ หากจำเป็นก็สามารถเขียนได้อย่างครบถ้วน และบอกคุณสมบัติที่ต้องการอย่างตรงเป๊ะ ช่วยให้การสรรหาคนได้ใกล้เคียงความต้องการหากทบทวนแล้วหน้าที่งานยังมีจำนวนน้อย หรือสามารถกระจายให้ในทีมทำได้ก็ช่วยลดต้นทุนค่าแรงให้กับองค์กรได้อีก
***เป็นธรรมดาเวลาที่เราเครียด หรืองานยุ่งๆ การหาทางออกก็ คือ เพิ่มคน แต่หากได้ทำ JD บรรยายภาระหน้าที่งานที่ต้องการจริงๆ ก็อาจจะพบทางออกก็ได้***
JD (Job Description) ยังมีประโยชน์อีกมาก ยกตัวเช่น
- ช่วยระบุหน้าที่งาน และคุณสมบัติพนักงาน ทำให้สรรหาพนักงานให้ตรงกับความต้องการมากที่สุด
- เป็นการมอบหมายภาระหน้าที่งานให้กับพนักงานใหม่อย่างครบถ้วน
- เป็นแนวทางในการจัดทำ OJT (On The job training)
- ใช้วิเคราะห์หลักสูตรฝึกอบรม
- ช่วยกำหนดตัวชี้วันผลการปฏิบัติงาน
- สามารถกำหนด Competency จากภาระหน้าที่งาน
ประโยชน์ของ JD ยังมีอีกมากมาย หากเพื่อนๆ ยังสงสัยวิธีใช้ก็สามารถสอบถามมาได้นะคะ ยินดีให้คำแนะนำ แลกเปลี่ยนประสบการณ์กันค่ะ