ตอนที่แล้วเราคุยกันว่าจะวางแผนกำลังคน เริ่มยังไง ตอนนี้เรามาต่อกันที่ เทคนิคการวิเคราะห์อัตรากำลังคนนั้นมีหลายเทคนิควิธี ดังนี้
-
วิเคราะห์อัตรากำลังคนโดยการวิเคราะห์อัตราส่วน
อัตราส่วนประสิทธิภาพ สูตร คือ
จำนวนผลงานที่จะได้รับจากผู้ปฏิบัติงาน 1 คน โดยเฉลี่ย อาจคิดจากชิ้นงานหรือลูกค้าที่มาติดต่อ หรือพื้นที่ในการปฏิบัติงาน
กำลังคนที่ต้องการ = ปริมาณงานที่ต้องทำตามแผน / อัตราส่วนประสิทธิภาพ
ตัวอย่างที่ 1 คำนวณจากชิ้นงาน
โรงงานตุ๊กตาแห่งหนึ่ง กำหนดเกณฑ์มาตรฐานให้พนักงาน 1 คนตกแต่งตุ๊กตาได้เดือนละ 60 ตัว ในปี 2019 มีแผนผลิตตุ๊กตา 10,000 ตัว ดังนั้น
กำลังคนที่จะต้องเตรียม = 10,000 / (60×12) = 13.8
แนวทางดำเนินการ
กลยุทธ์ที่ 1 กรณีนี้ควรเตรียมกำลังคนไว้ 14 คนโดยคนที่ 14 อาจจะมอบหมายหน้าที่งานเพิ่มให้มีหน้าที่ตรวจสอบตุ๊กตาทุกตัวก่อนส่งหน่วย Packing ต่อวัน เป็นต้น
กลยุทธ์ที่ 2 รับแค่ 12 คน แล้วสลับกันทำ OT
***ทั้งนี้ควรต้องขึ้นอยู่กับงบประมาณที่เราสามารถจ้างคนได้กี่คนประกอบด้วยในกรณีหากเป็นผู้เขียนเองนั้นผู้เขียนขอเลือกกลยุทธ์ที่ 2 ในเบื้องต้น***
เหตุผลเพราะ
พนักงานทั้ง 12 คนสามารถทำงานของตนเองได้อย่างเต็มที่ พร้อมกับสลับทำล่วงเวลา เพื่อให้ได้จำนวนตุ๊กตาตามกำหนด โดยงานไม่โหลด หรือกดดันมากนัก ตรงกันข้ามหากท่านรับเพิ่มมาอีก 2 คนท่านต้องจ่ายทั้งเงินเดือน ค่าสวัสดิการ ค่าอุปกรณ์ต่างๆ ซึ่งคำนวณค่าใช้จ่ายออกมาแล้วก็อาจจะไม่เหมาะสมกับต้นทุน
***ที่ผู้เขียนระบุในเบื้องต้นเพราะว่าหากลูกค้ามีความต้องการจำนวนตุ๊กตาเพิ่มระหว่างปีเราก็สามารถรับ พนักงานเพิ่มอีก 2 คนได้โดยความเหมาะสม และคุ้มค่าจริงๆ
ตัวอย่างที่ 2 คำนวณจากจำนวนลูกค้าที่มาติดต่อ
ห้างสรรพสินค้ากำหนดมาตรฐานการบริการลูกค้าของพนักงานต้อนรับให้ได้คนละ 50 รายต่อวัน ประมาณการลูกค้าวันละ 800 ราย เฉพาะนั้น
จำนวนพนักงานต้อนรับ = 800/50 = 16 คน
-
คำนวณจากหน้าที่รับผิดชอบ (Function)
วิธีการคำนวณจากหน้าที่รับผิดชอบ (Function) นี้คำนวณจากการแบ่งหน้าที่รับผิดชอบออกเป็นกลุ่มงาน เช่น แผนกบุคคล จัดซื้อ แผนก IT และหลายๆ แผนก ซึ่งแต่ละงานจะมีความยากง่ายของเนื้องาน และเวลาที่ใช้ในการทำงานไม่เท่ากัน จากนั้นพิจารณาว่าแต่ละงานควรใช้เจ้าหน้าที่ในการทำงานกี่คน
ข้อแนะนำ
ควรใช้อัตรากำลังที่เริ่มต้นน้อยที่สุดก่อนทดลองการทำงานในเบื้องต้นแล้วค่อยๆ เพิ่มจำนวนเมื่อพบว่าภาระงานมากเกินไป ซึ่งก็จะดีกว่าการที่มีจำนวนพนักงานมากเกินความจำเป็น ในครั้งแรกแล้วต้องมาลดคน กรณีนี้จะเกิดปัญหาตามมามากมาย
-
การวิเคราะห์โดยใช้ Job Description หรือกระบวนการของงาน (Work Flow)
2 วิธีดังกล่าวนี้มีความคล้ายคลึงกัน คือ
หากพิจารณาจากขั้นตอนการทำงาน (Work Flow) กี่ขั้นตอน และ ในแต่ละขั้นตอนนั้นทำอะไรบ้าง ปริมาณงานมากน้อยเพียงไร ใช้เวลาเท่าไหร่ กี่ชั่วโมงใน 1 วัน กี่วันใน 1 สัปดาห์ ความถี่เป็นอย่างไร เป็นต้น
กรณีใช้ Job Description
เป็นการวิเคราะห์โดยการแบ่งหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบของพนักงานแต่ละคนในแผนกนั้นๆ และจัดสรรความรับผิดชอบในงานที่ทำของแต่ละส่วนงาน วิธีนี้เป็นวิธีที่ผู้บริหาร หรือผู้พิจารณาในการอนุมัติอัตรากำลัง จะสามารถพิจารณาในการอนุมัติหรือไม่อนุมัติได้ดีที่สุด ซึ่งจะทำให้รู้ว่าเจ้าหน้าที่ของแผนกนั้นมีหน้าที่งานรับผิดชอบอะไรบ้าง
สรุป
การวิเคราะห์ด้วยวิธีต่างนั้นๆ ไม่จำเป็นต้องใช้วิธีใดวิธีหนึ่งเสมอไป สามารถใช้ควบคู่กัน หรือใช้เป็นข้อมูลสนับสนุนวิธีคิดให้ได้มาซึ่งตัวเลขที่ท่านนำไปหยอดในแบบฟอร์มอัตรากำลังคน เพื่อดำเนินการเตรียมแผนอื่นๆ ในลำดับต่อไป
Photo by mentatdgt from Pexels