ในหลายๆธุรกิจ คงต้องมีการส่งเสริมการขายด้วยการ มีพีซียืนเชียร์ขายสินค้า และเชื่อว่าคงประสบปัญหาคล้ายๆกัน คือ
เราจะรู้ได้อย่างไร เด็กถึงหน้างานแล้วตามเวลาที่ทางร้านกำหนด หรือ เราจะรู้ได้อย่างไรเด็กไม่กลับก่อนเวลา

EZY-HR เช็คอิน นอกสถานที่

ที่ผ่านมาธุรกิจประเภทนี้ ต้องมีหัวหน้างาน หรือที่เรียกว่า supervisor คอยสุ่มตรวจตามสถานที่ต่างๆที่มีการส่งเด็กไปทำการส่งเสริมการขาย ทำให้มีค่าใช้จ่ายที่ค่อนข้างสูงเลยทีเดียว และการส่งsupervisor ตรวจงานก็มีปัญหาในเรื่องการเดินทาง ในแต่ละวัน supervisor สามารถเดินทางไปตรวจได้แค่ 3-5 ที่ ก็หมดเวลาแล้ว 1 วัน เพียงเพื่อเราอยากทราบว่า พนักงานส่งเสริมการขายทำงานจริงหรือไม่ แต่เราต้องเสียค่าใช้จ่ายตรงส่วนนี้อย่างมากมาย และอาจจะเป็นการแก้ปัญหาที่ไม่ตรงจุด

เมื่อเวลาผ่านไปก็มีการพัฒนามากขึ้น คือ การให้เด็กถ่ายรูปลงกรุ๊ปว่าถึง ณ จุด แล้วจริงๆหรือยัง
แต่รูปถ่ายนั้นเราก็ไม่สามารถทราบได้เช่นกันว่า เป็นรูปจากคลังไหม เป็นรูปเก่าไหม

การแชร์โลเคชั่น เป็นโลเคชั่นหลอกไหม และปัญหานี้ก็ส่งผลกลับมายังหัวหน้างานเมื่อหน้าร้านโทรศัพท์ต่อตรงมาจากร้านว่า เด็กไม่มาให้มาขนบูทกลับไปได้เลย สิ่งที่ตามมาทำให้ส่งผลเสียหายและภาพลบกับเจ้าของสินค้า หรือ บริษัทมากๆ

โปรแกรม EZY-HR มีระบบ Checkin-out ทำให้ทราบได้ทันทีว่า พีซีถึงหน้าร้านจริงหรือไม่
ทั้งจากการตรวจสอบโลเคชั่น และการให้พนักงานยืนยันสถานที่ทำงานโดยการเซลฟี่ ที่ระบบมีการบังคับให้เป็นการถ่ายภาพสด จากสถานที่อยู่ ณ ขณะนั้น
โดยที่ทางหัวหน้างานสามารถเช็คเวลาเข้างานของพนักงานได้ผ่านเว็บเพื่อเช็คว่าใครมาทำงานแล้วบ้าง ทำให้ หมดปัญหาเรื่องการเข้าออกงานของ PC

จากตอนที่ 1 และ 2 เราทราบกันไปแล้วว่า ฝ่าย HR ทำงานสะดวกขึ้นได้อย่างไร

ตัวช่วย HR ให้งานง่ายขึ้น

 

ทุกวันนี้ เทคโนโลยีในงานระบบบริหารงานบุคคลเข้ามามีบทบาทส่วนช่วยเหลือในหลายๆ อย่าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งช่วยลดงานด้านเอกสาร และลดเวลาในการทำงานลง จากเดิมที่ต้องเขียนเอง แก้ไขเอง หรือคิดเอง ก็เปลี่ยนเป็นระบบคำนวณและแก้ไขให้ ดังนั้น จึงไม่มีเหตุผลอะไรที่ฝ่าย HR จะไม่เปลี่ยนไปสู่สิ่งที่ดีกว่า

 

แล้วในมุมพนักงานล่ะ พนักงานจะได้อะไร?

 

สำหรับพนักงานแล้ว การใช้งานระบบโปรแกรมจัดการระบบบริหารงานบุคคลที่ดี จะลดระยะเวลาทำงานลงเช่นกัน และเพิ่มความสะดวกสบายทั้งในฝั่งของหัวหน้างานและฝั่งพนักงาน มีเรื่องใดบ้างมาดูกัน

 

  1. เพิ่มความรวดเร็วในการลงเวลาทำงาน และตรวจสอบเวลาตนเองได้ โดยสามารถดูได้ทั้งบนหน้า web และหน้า mobile application
  2. พนักงานสามารถตรวจสอบโควตาการลาคงเหลือของลาแต่ละประเภทได้เอง โดยไม่ต้องเสียเวลาเดินมาถาม HR และต้องไปนั่งเปิดใบกระดาษลาย้อนหลัง
  3. พนักงานสามารถขอลา ขอโอที หรือขอรายการอื่นๆ ได้ตามที่มีการตั้งค่าในระบบเอาไว้ และสามารถตรวจสอบการอนุมัติได้ทันที
  4. หัวหน้างานสามารถอนุมัติการลา ขอโอที หรือขอรายการอื่นๆ ได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน ทั้งในและนอกบริษัท
  5. หัวหน้างานสามารถตรวจสอบการมาทำงานของพนักงาน รวมถึงการจัดเวลาการทำงานของพนักงานเองได้ โดยไม่ต้องส่งเรื่องมาที่ HR เพื่อดำเนินการให้
  6. พนักงานสามารถดาวโหลดสลิปเงินเดือนได้เอง รวมถึงตรวจสอบรายการเงินได้ ค่าลดหย่อน และประมาณการภาษี เพื่อวางแผนทางด้านภาษีได้
  7. ที่สำคัญที่สุด ลดการใช้กระดาษและหมึก ลดเวลาในการเดินและตามเอกสาร ลดการสูญหายหรือเสียหายของเอกสารต่างๆ

 

สนใจอยากจะรู้ว่า โปรแกรมจัดการระบบบริหารงานบุคคลออนไลน์ EZY-HR จะช่วยคุณได้ยังไง ภายใน 10 นาที คลิกที่นี่

รูปประกอบจาก Photo by bruce mars from Pexels

 

ตอนที่แล้ว เราได้พูดถึงภาระงานของฝั่ง HR ที่ต้องทำในแต่ละเดือน

ตัวช่วย งาน HR ให้ง่าย

ด้วยภาระงานจำนวนมากขนาดนี้ ฝ่าย HR ก็มักจะปวดหัวกับการทำงานในแต่ละอย่างต้องให้รวดเร็วและทันเวลาเสมอ เพราะงาน HR มีเรื่องของเวลาเข้ามาเกี่ยวข้องแทบจะทุกเรื่อง ไม่ว่าจะเป็นการขาดลามาสายที่ต้องสรุปเป็นรายเดือน การประเมินผลทดลองงาน การสรุปภาษีประจำปี การประเมินผลงานประจำปี การจัดทำสถิติรายวัน รายเดือน รายไตรมาส และรายปี เป็นต้น

เช่น ประกันสังคมและรายงาน ภงด.1 ต้องส่งภายในระยะเวลาที่กำหนดในแต่ละเดือน ไม่เช่นนั้นจะโดนโทษปรับ ซึ่งคิดเป็นรายวัน หรือการต่อเอกสาร Work Permit ของพนักงานที่เป็นต่างชาติ ถ้าดำเนินการไม่ทัน พนักงานท่านนั้นจะต้องกลับประเทศก่อนและต้องเสียเวลาในการดำเนินการเอกสารใหม่ เป็นต้น

ถ้ามีระบบที่มีความสามารถเหล่านี้ได้นะ จะช่วยทำให้งาน  HR ง่ายขึ้นมากโดย

  1. ทำการเก็บบันทึกประวัติที่เกิดขึ้น ซึ่งง่ายต่อการค้นหาโดยสามารถเรียกดูข้อมูลตามที่เราต้องการได้ โดยสามารถเรียกดูได้เป็นรายแผนก รายคน หรือตามประเภทของแต่ละฟังค์ชั่นได้
  2. ทำการประมวลผล ในฟังค์ชั่นและรายงานหลายๆ อย่างในระบบ มีการประมวลผลและสรุปยอดต่างๆ ให้ ทำให้ช่วยประหยัดระยะเวลา โดยสามารถเรียกดูได้เป็นรายแผนก รายคน หรือตามประเภทของแต่ละฟังค์ชั่นได้
  3. แจ้งเตือน ในระบบมีหลายๆ ฟังค์ชั่นที่สามารถแจ้งเตือนผู้ใช้งานได้ ทำให้ไม่พลาดที่จะทำงานที่สำคัญๆ เช่น แจ้งเตือนพนักงานผ่านทดลองงานหรือกำลังจะหมดสัญญาจ้าง แจ้งเตือนพนักงานที่ลาในวันนั้น แจ้งเตือนใบคำขอต่างๆ ที่รอการอนุมัติ แจ้งเตือนใบอนุญาตหมดอายุ แจ้งเตือนเอกสารราชการหมดอายุ แจ้งเตือนการต่อทะเบียนรถ การจ่ายภาษีโรงเรือน หรืออื่นๆ ตามที่มีการบันทึกไว้ในระบบ เป็นต้น
  4. อำนวยความสะดวก ระบบมีการอำนวยความสะดวกในการทำงานแก่ทั้ง Admin และพนักงานผู้ใช้งาน โดยสามารถสร้าง User ให้พนักงานเข้าทำงานในระบบได้ เป็นการลดงานของ Admin ที่จะต้องมาทำเองทุกอย่าง เมื่อเปิดให้พนักงานเข้ามาใช้ ไม่ว่าจะเป็นการส่งใบคำขอเรื่องต่างๆ ก็สามารถขอผ่านระบบได้ หัวหน้างานก็สามารถอนุมัติให้พนักงานได้อย่างรวดเร็ว ทาง Admin หรือผู้มีตำแหน่งสูงขึ้นไปตามลำดับชั้นก็สามารถตรวจสอบข้อมูลได้ พนักงานยังสามารถตรวจสอบประวัติหรือรายการต่างๆ ย้อนหลังได้ด้วยตนเอง เช่น ลาอะไรไปแล้วบ้าง คงเหลือวันลาแต่ละประเภทกี่วัน ใบลาได้รับการอนุมัติหรือยัง เป็นต้น
  5. รายงาน ในระบบมีรายงานที่หลากหลายและมีจำนวนมาก เพื่อให้ครอบคลุมการทำงานให้ได้มากที่สุด และตรงความต้องการของทาง HR ในการเรียกใช้ข้อมูล และสามารถนำรายงานไปใช้ต่อได้ โดยสามารถเรียกออกรายงานเป็น Excel หรือ PDF ก็ได้
  6. ลดระยะเวลา เนื่องจากระบบเราสามารถเปิดให้ทุกคนเข้ามาใช้งานได้ ดังนั้น การทำงานจากเดินที่ใช้เป็นเอกสาร ต้องส่งอีเมล์ หรือเดินไปส่งเอกสาร หรือต้องรอส่งเอกสารเข้าสำนักงานใหญ่ จะหมดไป เพราะกดส่งแล้วจะวิ่งไปหาผู้เกี่ยวข้องทันที และผู้เกี่ยวข้อง สามารถอนุมัติหรือเห็นเอกสารได้ทันที ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาในการรอการอนุมัติหรือตอบกลับ หรือแม้กระทั่งลดเวลาในการที่พนักงานจะมาสอบถามกับทาง HR ถึงรายละเอียดต่างๆ ที่พนักงานต้องการทราบ เช่น วันลาเหลือเท่าใด ค่าลดหย่อนที่ยื่นมา ได้นำเข้าระบบแล้วหรือไม่ หรือแม้กระทั่งสามารถดูฟังค์ชั่นการประเมินภาษีที่สรุปยอดคร่าวๆ ให้ว่า คาดว่าพนักงานจะต้องเสียภาษีเท่าใด ทำให้พนักงานวางแผนเรื่องการลดหย่อนภาษีล่วงหน้าได้
  7. ลดการใช้กระดาษ เนื่องจากเรามีการอำนวยความสะดวกผ่านระบบ ดังนั้น จะสามารถลดการใช้กระดาษได้ เพราะเป็นการใช้ผ่านระบบทั้งหมด ถึงแม้จะลดได้ไม่ทั้งหมด แต่ก็สามารถลดรายจ่ายลงไปได้ ไม่ว่าจะเป็นใบลา ใบโอที การส่งเบิกต่างๆ

“งาน HR ไม่เห็นจะมีอะไรเลย” “HR มัวทำอะไรอยู่” “วันๆ ไม่เห็น HR ทำอะไร” “HR ก็ดีแต่หักเงินพนักงาน”

คุณเคยได้ยินคำเหล่านี้มั้ยคะ ซึ่งคนที่เป็น HR จริงๆ ฟังแล้วก็รู้สึกปวดใจเหลือเกิน คำถามคือ จริงๆ แล้ว คนที่ไม่ใช่ HR รู้มั้ยว่า HR ต้องทำอะไรบ้าง

HR-Job-Assistant
Photo by Helena Lopes from Pexels

งาน HR โดยหลักแล้ว คืองานด้านการจัดการทรัพยากรบุคคล หรือพูดง่ายๆ ว่า คืองานที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน ซึ่งไม่ใช่แค่การทำเงินเดือนอย่างเดียวเท่านั้น แต่ยังรวมถึง การดูแล การพัฒนาพนักงานให้มีความสุข ให้พร้อมสำหรับการทำงาน การดูแลด้านสภาพแวดล้อมที่เหมาะสม การจัดเตรียม และจัดหาอุปกรณ์การทำงาน เพื่อให้เกิดความสะดวกและความพร้อมในการทำงาน หรือเรียกได้ว่า กายดี ใจดี ก็พร้อมที่จะลุยกับงานได้

ปัจจุบัน งานหลักๆ ของ HR แบ่งออกเป็นสองลักษณะใหญ่ๆ คือ HRM หรือ Human Resource Management หรือการจัดการทรัพยากรบุคคล และ HRD หรือ Human Resource Development หรือการพัฒนาทรัพยากรบุคคล ทั้งสองส่วนประกอบด้วยอะไรบ้าง

  1.  การวางแผนกำลังคน งบประมาณ กลยุทธ์ เราคงเคยได้ยินแผนก Recruit กันมาก่อน แต่จะมีใครบ้างที่คิดว่า การจะจ้างพนักงานสักคนนั้น ไม่ใช่แค่เดินมาบอก HR ว่า รับคนหน่อย งานเยอะ ไม่ไหวแล้ว แล้ว HR จะสามารถรับคนเพิ่มให้ได้ทันที เพราะโดยปกติแล้ว HR จะต้องมีการจัดทำแผนงานของทั้งบริษัทอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง เพื่อให้ทราบถึงทิศทางที่บริษัทจะเดินไป ต้องการคนแบบไหนเพื่อให้ไปถึงเป้าหมายนั้น ต้องใช้คนเท่าไหร่ และงบประมาณที่จะได้รับ ซึ่งจะต้องทำการจัดสรรและบริหารสิ่งต่างๆ เหล่านี้ให้ลงตัว ไม่เช่นนั้น บริษัทก็จะใหญ่ เทอะทะ และมีรายจ่ายด้านพนักงานที่ไม่จำเป็น
  2. การสรรหาและว่าจ้าง เมื่อมีการวางแผนยุทธศาสตร์ของบริษัทเรียบร้อย ต่อไปก็คือการสรรหาบุคคลากรที่สามารถตอบสนองต่อการทำงานของบริษัทเข้ามาทำงาน เพื่อให้บริษัทสามารถเติบโตและเดินหน้าต่อไปได้ ซึ่งจะต้องมีการกำหนดคุณสมบัติ จำนวนที่จะรับ ทักษะที่ต้องใช้ รวมถึงกำหนดระยะเวลาการรับสมัคร เพื่อไม่ให้มีการใช้เวลาในการรับสมัครยาวเกินไป
  3. งานพัฒนาบุคลากร คือการให้การอบรมความรู้เกี่ยวกับบริษัท วัฒนธรรมองค์กร การทำงาน กฎระเบียบ รวมถึงการพัฒนาทักษะอื่นๆ หรือส่งเสริมให้พนักงานมีโอกาสก้าวหน้าในสายอาชีพ เช่น การส่งไปฝึกอบรมตามสถาบันต่างๆ เพื่อเพิ่มทักษะและประสบการณ์ของพนักงาน
  4. งานจ่ายค่าตอบแทน เมื่อพนักงานมีการทำงาน ก็ต้องมีการจ่ายค่าตอบแทนการทำงานให้กับพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นเงินเดือน เงินโอที เงินโบนัส เป็นต้น
  5. การประเมินผล การประเมินผลมีความหลากหลายมาก แล้วแต่บริษัทจะมีการจัดให้ประเมินผลแบบใดบ้าง ซึ่งโดยรูปแบบหลักๆ แล้ว จะมีการประเมินผลเมื่อครบกำหนดทดลองงาน และการประเมินผลประจำปี นอกจากนี้ ก็จะมีการจัดประเมินผลเมื่อมีการเลื่อนตำแหน่ง เพื่อประเมินศักยภาพของผู้นั้น ว่าเหมาะสมตามที่ได้รับการเลื่อนตำแหน่งหรือไม่ หรืออาจจะเป็นการประเมินผลการทำงานทุกไตรมาส หรือทุกครึ่งปี เป็นต้น
  6. งานบริหารจัดการ การให้คำปรึกษา งานแรงงานสัมพันธ์ ในข้อ 6 นี้ จะมีรายละเอียดงานค่อนข้างกว้างมาก ซึ่งจะเป็นงานอื่นๆ ของ HR ที่พนักงานไม่ค่อยได้คิดถึงหรืออาจจะนึกไม่ถึงหรือไม่ทันสะกิดใจ และฝ่าย HR เอง ก็ค่อนข้างแยกงานส่วนนี้ออกเป็นส่วนๆ ยากเช่นกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง บริษัทที่มี HR ไม่มากนัก
    งานในข้อนี้ จะประกอบไปด้วย การบริหารจัดการด้านงานเอกสาร เช่น การออกประกาศต่างๆ หนังสือเวียน หนังสือเชิญประชุม
    การจัดกิจกรรมต่างๆ เช่น งานเลี้ยงประจำปี การจัดแข่งกีฬาประจำปี เป็นต้น

การให้คำปรึกษา เมือพนักงานรู้สึกอึดอัดใจในการทำงาน ไม่ว่าจะจากสาเหตุใดก็ตาม การให้พนักงานได้ระบายออกมา เป็นสิ่งสำคัญ ยิ่งเป็นคนเก่งแล้ว คือคนที่บริษัทจะเสียไปไม่ได้ ความรู้สึกอึดอัด ภาระงาน เพื่อนร่วมงาน และหัวหน้างาน เป็นประเด็นหลักๆ ที่ทำให้พนักงานลาออกเสมอๆ ดังนั้น ถ้า HR ใส่ใจในพนักงานคอยจัดการแก้ไขหรือประนีประนอมปัญหาให้ได้ ก็จะทำให้พนักงานรู้สึกดีขึ้น

การติดต่อหน่วยงานราชการต่างๆ เช่น ประกันสังคม สรรพากร กรมแรงงาน กรมพัฒนาฝีมือแรงงาน กรมการจัดหางาน ตลอดจนกรมตรวจคนเข้าเมือง กรมตำรวจ โรงพยาบาล ธนาคาร หรือหน่วยงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น การส่งประกันสังคม การนำส่งรายงานภาษี การต่อเอกสาร work permit การตรวจประวัติอาชญากรรม การติดต่อบริษัทประกัน ต่อสัญญาประกันสุขภาพ ติดต่อธนาคาร ติดต่อกองทุนสำหรับทำกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ และอื่นๆ อีกมากมาย

งานด้านการรักษากฎระเบียบวินัยของพนักงาน ให้รางวัล และลงโทษ เพื่อส่งเสริมให้พนักงานที่ทำดีได้มีโอกาสก้าวหน้าหรือได้รับรางวัลเพื่อเป็นขวัญกำลังใจ ขณะที่พนักงานที่กระผิดก็ต้องถูกลงโทษเพื่อเป็นการตักเตือนมิให้กระทำผิดซ้ำ

และงานสุดท้ายที่คงไม่มีใครคิดถึงก็คือ การจัดเตรียมสภาพแวดล้อม อุปกรณ์ การซ่อมบำรุงสถานที่ เพื่อให้พนักงานพร้อมที่จะทำงาน เช่น คอมพิวเตอร์ไม่พอ ก็ต้องจัดซื้อ อุปกรณ์ชำรุดก็ต้องแจ้งซ่อม แสงสว่างไม่เพียงพอก็ต้องติดเพิ่ม ห้องดูทึบไป ก็อาจต้องสร้างบรรยากาศ เช่น อาจจะทาสีใหม่หรือหาต้นไม้มาประดับเล็กน้อย อย่าคิดว่าเรื่องเหล่านี้เป็นเรื่องเล็กนะคะ เพราะสิ่งเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้ เมื่อสั่งสมกันนานๆ แล้ว จะทำให้เกิดการสะสมและส่งผลกระทบต่อร่างกายหรือจิตใจพนักงานได้

ครั้งหน้าจะมาคุยกันถึงเรื่องของพนักงานกันบ้าง

อยากรู้ว่าโปรแกรมของเราจะช่วยคุณทางด้านงาน HR ได้อย่างไร คลิกที่นี่

คำถามคือ อะไรคือประโยชน์สูงสุดของการจัดโปรแกรม Employee Onboarding 

คำตอบ…

จะมีกี่คนที่ตอบได้สั้นๆแบบประโยคเดียว หรือตอบออกมาเป็นนิยาม โดยมากแล้วจะตอบเป็นนามธรรม มีกี่คำตอบที่ทำให้เป็นรูปธรรมได้ งานHRไม่มีสูตรสำเร็จในการบริหารจัดการ มีหลักการให้เรียนรู้ให้ปรับใช้ แตกต่างกันไปตามประเภทธุรกิจ ผลิตภัณฑ์ของแต่ละธุรกิจก็ไม่เหมือนกัน แต่สิ่งที่องค์กรต้องการหรือคาดหวังกลับมีความคล้ายคลึงกัน ชื่อเรียกใช้แตกต่างกันไป เป้าหมาย วัตถุประสงค์ ยอด KPI ฯลฯ ในท้ายที่สุด สิ่งที่มีชื่อเรียกแตกต่างกันนี่แหละจะเป็นทั้งโจทย์และคำตอบในตัวเอง

 

ประโยชน์สูงสุด จากการ จัดโปรแกรม Employee Onboarding

ต้องการพนักงานที่รู้จักองค์กรเป็นอย่างดี

ความซับซ้อนขององค์กรมีมากน้อยไม่เท่ากัน การมอบภาพรวมขององค์กรให้พนักงานในช่วงแรกของการทำงาน ขีดจำกัดในการรับรู้ของคนเราก็ไม่เท่ากัน วิธีให้พนักงานเขียนOrganization chartหรือFlow Chartตามความเข้าใจ ก็เป็นการวัดผลสิ่งที่องค์กรพยายามถ่ายทอดให้พนักงานในช่วงแรกได้

ต้องการพนักงานที่รู้จักงานดี ทำงานได้ดี ทำงานมีประสิทธิภาพทำให้เกิดประสิทธิผล
ความชัดเจนขององค์กรในการประกอบธุรกิจขององค์กรมีหรือยัง ถ้าองค์กรให้ความชัดเจนในเรื่องของความต้องการ ความคาดหวังขององค์กรได้ โอกาสสูงมากที่พนักงานจะเปิดพร้อมเรียนรู้ในการที่จะทำงานได้ดี

ต้องการพนักงานที่มีความรักองค์กรอยู่ร่วมงานนานๆ
แสดงให้พนักงานเห็นถึงโอกาสในการก้าวหน้าหรือประโยชน์ของการส่วนหนึ่งในองค์กร ตั้งแต่วันแรกที่เข้ามาอยู่ร่วมองค์กร พนักงานรู้จักรายละเอียดงานของตัวเองคร่าวๆบ้างแล้ว แต่มีใครเคยสงสัยไหมว่า พนักงานรู้ไหมว่างานที่ตัวเองทำ ส่งผลต่อองค์กรในเรื่องใดบ้าง

 

ต้องการพนักงานที่ทำงานเป็นทีม

ใครคือทีมของพนักงานและพนักงานคือทีมของใคร หัวหน้างานและHRต้องแน่ใจว่า พนักงานรู้จักทีมและรู้ว่าในทีมพนักงานมีหน้าที่อะไร ผลดีของการเป็นผู้เล่นที่ดี และผลเสียของการเป็นผู้เล่นที่ไม่เข้าใจเกมของตัวเอง

การผ่านการทดลองงานเป็นทั้งหมดของพนักงานหรือขององค์กร

คำตอบที่ดีไม่มีผิด ไม่มีถูก การผ่านการทดลองงานเป็นเกณฑ์หรือเงื่อนไขในแต่ละองค์กร พนักงานที่ไม่ผ่านทดลองงานในองค์กรไม่ใช่คนล้มเหลว องค์กรเองก็ไม่ใช่องค์กรที่ล้มเหลวที่ทำให้พนักงานไม่ผ่านทดลองงาน การสื่อสารในเรื่องนี้สำคัญมากเพราะทั้งพนักงานและองค์กรต้องไปต่อไม่ว่าจะเกิดอะไรก็ตาม

 

ทั้งหลายเหล่านี้ที่ถามถึงประโยชน์สูงสูด ต้องหาคำตอบก่อนว่า อะไรคือประโยชน์สูงสุด ประโยชน์สูงสุดของใคร

เมื่อไม่มีสูตรสำเร็จของเรื่องนี้ แนวทางที่จะทำให้เกิดประโยชน์สูงสุดก็ควรเป็นของทั้งองค์กรและพนักงาน อย่าลืมว่าในยุคที่เรากำลังอยู่นี้ ถ้าเราทำให้ใครสักคนเห็นคุณค่าในตัวเองเท่าไหร่ เขาก็ยิ่งมองเห็นคุณค่าของสิ่งที่ทำให้เขาเห็นคุณค่าตัวเองเท่านั้น

วันแรกที่พนักงานเดินเข้ามาในองค์กร เหมือนวันแรกที่องค์กรเปิดตัวขึ้น ทุกอย่างใหม่และน่าตื่นตระหนก การให้ความรู้และการรับรู้เป็นทางเดียวที่จะทำให้ทุกอย่างค่อยๆผ่านไปด้วยดี การหาวิธีจัดการการให้ความรู้ การจัดการการเรียนรู้เป็นสิ่งที่ต้องเกิดตามความเหมาะสมขององค์กร

สนใจเรื่องราวเกี่ยวกับการบริหารงานบุคคลสมัยใหม่ สามารถอ่านบทความอื่นได้จากที่นี่ https://www.ezy-hr.com/blog

ร่วมแสดงความคิดเห็นได้ที่เฟสบุ้คเพจของเรา https://www.facebook.com/ezyhr/

EZY-HR โซลูชั่นที่รวมเอาเครื่องมือสำหรับบริหารงานบุคคลสำหรับธุรกิจยุคใหม่ไว้ที่เดียว

ในสายงาน HR มีงานหลายอย่างที่น่าปวดหัวนะครับ ทั้งยากในการจัดการและควบคุมให้เป็นไปตามทีต้องการ หนึ่งในงานนั้นที่เราปฏิเสธไม่ได้เลย คือการจัดกะหรือกำหนดเวลาทำงานให้กับพนักงานนั่นเอง

ใครว่าการจัดกะเป็นเรื่องง่าย ช่วยบอกด้วยครับ ผมจะไปขอเคล็ดลับสักหน่อย ^ ^ ซึ่งบอกได้เลยว่า ไม่ว่าจะพนักงาน 3 คนหรือ 1000 คน การจัดการก็ยากเหมือนๆ กัน เพียงแต่พนักงานยิ่งเยอะยิ่งซับซ้อนกว่า

ทำไม 3 คนถึงยากล่ะ ถ้าบริษัทคุณมี 2 กะ และพนักงานต้องหยุด 1 คนในทุกๆ วัน และคุณต้องจัดกะให้ลงตัว ให้พนักงานไม่รู้สึกได้เปรียบเสียเปรียบ ยิ่งถ้ามีค่าตอบแทนจากการเข้ากะบางอย่างแล้วล่ะก็ พนักงานจะประท้วงเอาง่ายๆ เลยเชียว

 

จัดการกะการทำงานของพนักงาน

 

กะจึงเป็นศิลปะอย่างหนึ่งในศาสตร์ของ HR ที่คุณจะต้องจัดให้พนักงานรู้สึกว่า คุณจัดอย่างยุติธรรม ไม่ลำเอียง ซึ่งกะจะมีการจัดอยู่ 2 ลักษณะใหญ่ๆ คือ การจัดกะแบบกำหนดกะตายตัว กับกะแบบสลับหมุนเวียนกันไป

#กะแบบตายตัว จะง่ายในการจัด เนื่องจากเราแค่ต้องเลือกว่าพนักงานคนนี้จะอยู่กะไหน โดยมีปัจจัยไม่กี่อย่างที่เข้ามาเป็นตัวควบคุม เช่น การเดินทาง ความปลอดภัย เช่น ผู้ชายจะให้อยู่กะดึก เป็นต้น

ส่วน #กะแบบสลับสับเปลี่ยน กันไปจะยากกว่ากันมาก เพราะคุณต้องคำนึงถึงสัดส่วนการเข้างานของพนักงาน ไม่ให้พนักงานรู้สึกว่าได้เปรียบเสียเปรียบกัน ทำไมได้แต่กะเช้า 6 โมง ส่วนอีกคนได้แต่ 10 โมงไม่ก็เที่ยง หรือทำไมได้แต่กะดึก รถก็หายากเดินทางก็ลำบาก ลูกก็เล็ก

ถ้าหัวหน้าแผนกเป็นคนจัดการกะด้วยแล้ว HR ก็จะสบายหน่อย เพราะมีคนปวดหัวแทน แต่ก็ต้องตามงานให้ส่งกะมาให้ตรวจสอบและเอาเข้าระบบด้วย แต่ถ้าต้องมานั่งทำเองทั้งหมด อาจต้องมีปิดห้องติดป้ายห้ามรบกวนเพื่อจัดตารางกะกันมั่งล่ะ (พอๆ กับช่วงทำเงินเดือนนั่นแหละ)

อย่างไรก็ตาม จากที่กล่าวมาทั้งหมด นี่เป็นเพียงความยากเพียงครึ่งเดียวเท่านั้น พรุ่งนี้ผมจะมาพูดถึงครึ่งนึงที่เหลือให้ฟัง ว่าอะไรคือ 50% ที่เหลือ และเราจะหาทางรับมือกับมันได้อย่างไร ?

 

สนใจระบบโซลูชั่นจัดการพนักงานแบบครบๆ ลองกดดูรายละเอียดได้เลย https://www.ezy-hr.com

Employee Handbook หรือ คู่มือพนักงาน ถือว่าเป็นสิ่งสำคัญที่บริษัทต่างๆ ต้องจัดทำขึ้น ซึ่งข้อดีมีมากมาย ทั้งให้พนักงานเข้าใจเกี่ยวกับองค์กร เข้าใจกฎเกณฑ์ ข้อบังคับการทำงาน ข้อควรปฏิบัติและอื่นๆ ที่บริษัทต้องการให้พนักงานรับทราบ

 

ปัจจุบัน Employee Handbook หรือ คู่มือพนักงาน ของแต่ละบริษัทก็มีความแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับว่าทำอย่างไรให้พนักงานได้รับทราบข้อมูลของบริษัทตนเอง
ในปัจจุบันที่เห็นส่วนใหญ่ หลายบริษัทก็มีการจัดพิมพ์เป็นเล่มและส่งมอบให้พนักงาน และเซ็นต์รับทราบรายละเอียด กฎข้อบังคับการทำงานไปพร้อมๆ กันเลย ซึ่งถ้ามาลองคิดดูแล้วการจัดทำคู่มือก็ใช้งบประมาณค้อนข้างสูงเช่นกัน ยกตัวอย่าง พนักงาน 300 คน คนละเล่ม เลือกแบบรูปเล่มที่ไม่แพงมาก 4 สี น่าจะราคาเล่มละ 100 บาท เป็นเงิน 30,000 บาท บวกกับมีพนักงานเข้า-ออกอีก ดูแล้วค่าใช้จ่ายเยอะไม่ใช่น้อย บางบริษัทลงทุนน้อยก็ถ่ายเอกสารเอา หรืออย่างงายก็ปิดประกาศไปเลย ซึ่งทั้งหมดก็มีเป้าหมายเดียวกัน เพื่อให้พนักงานรับทราบรายละเอียดบริษัท ข้อบังคับการทำงาน บทลงโทษ หรืออื่นๆ แต่พนักงานอ้างว่าไม่ได้อ่าน เมื่อกระทำความผิด เราจะลงโทษเค้าได้อย่างไร

 

Employee Handbook หรือ คู่มือพนักงาน ในยุค 4.0 ยุคที่มีโซเชียล Line, Facebook เราต้องมาทำอย่างนี้กันอยู่อีกหรือ หากต้องการให้พนักงานได้รับทราบกฎระเบียบของบริษัท
จะดีกว่าไหม หากมี Employee Handbook หรือ คู่มือพนักงาน ที่เป็น Applications ให้พนักงานสามารถอ่านที่ไหน เวลาไหน เมื่อไหร่ก็ได้ เพื่อเพิ่มความสะดวกอีกทางหนึ่ง ของการบริหารทรัพยากรบุคคล พร้อมกับลดค่าใช้จ่ายในการผลิตคู่มือให้สำหรับพนักงานในเวลาเดียวกัน อีกทั้ง ยังสามารถทราบได้อีกว่าพนักงานคนไหนอ่านแล้วบ้าง และยังสามารถให้พนักงานกดตกลงเพื่อรับทราบกฎระเบียบข้อบังคับการทำงาน และบทลงโทษ หรือสิ่งต่างๆ ได้อีกด้วย

 
แค่นี้ก็เป็นเรื่องง่ายๆ อีกทางหนึ่ง ที่จะช่วยลดภาระงานด้านบริหารทัพยากรบุคคล แถมยังสามารถรู้ได้อีกด้วยว่าพนักงานคนใดตอบตกลง รับทราบเงื่อนไขของบริษัทได้แล้วบ้าง แค่นี้ก็ช่วยให้งาน HR เบาลงไปเป็นกองแล้ว

 

 

594524

594525

594526

 

 

 

 

 

 

 

 

 


1526369860851

1526369846250

1526369834470

1526369794502

สวัสดิการมีส่วนสำคัญในการเสริมสร้างขวัญกำลังใจให้กับพนักงานในการทำงาน ทำให้พนักงานมีสุขภาพกาย สุขภาพใจที่ดี และพร้อมทุ่มเททำงานให้กับองค์กร

แต่พนักงานส่วนใหญ่จะลืมไปว่า องค์กรของเรามีสวัสดิการอะไรบ้าง เพราะส่วนใหญ่มักได้รับแจ้งตั้งแต่เริ่มเข้างานครั้งแรกแล้วก็จบไป พอผ่านไปนานๆ เข้า 2 ปี 3 ปี อะไรที่ไม่ค่อยได้ใช้ ก็ลืม หรือถ้าไม่ลืม ก็ลืมเงื่อนไขว่า เอ๊ะ แล้วจะใช้ยังไง

EZY-HR สามารถตอบโจทย์ได้ในส่วนนี้ เพียงพนักงานคลิ๊กเข้าไปที่ Benefit ก็สามารถตรวจสอบประเภทของสวัสดิการที่มีได้ และยังทราบถึงเงื่อนไขการใช้ เอกสารที่ต้องเตรียม วงเงินที่รองรับ ทำให้คำนวณค่าใช้จ่ายส่วนต่างได้เอง ทั้งสะดวก และรวดเร็วกว่าการไปสอบถามกับทาง HR
เมื่อเรายื่นเรื่องขอเบิกค่าสวัสดิการไปแล้ว ยังสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้อีกด้วยว่า ลืมเบิกหรือไม่ หรือว่า เบิกแล้วติดปัญหาอะไรไหม ถูกทำจ่ายแล้วหรือยัง

ทาง HR หรือฝ่ายบัญชี ก็สามารถตรวจสอบได้อย่างรวดเร็วจากเอกสารที่พนักงานแนบมาในคำร้อง และไม่ต้องกลัวเองสารหาย เพราะบ่อยครั้ง เอกสารตัวจริงมักไปติดไปกับกองเอกสารหนาๆ ที่โต๊ะของเรานั่นแหละ

Features

  • Benefits Dashboard หน้าจอแสดงภาพรวมทั้งหมดของระบบจัดการสวัสดิการ ทั้งการจำแนกประเภทของสวัสดิการว่ามีอะไรบ้าง, การจัดการการยื่นเรื่อง และการคำนวณในกรณีพิเศษต่างๆเช่นสวัสดิการที่ขึ้นกับอายุงาน หรือสวัสดิการเฉพาะกลุ่ม ฯลฯ

EZYHR Benefit Management

  • นอกเหนือจากนั้น ยังสามารถนำเอาใบรีเควสท์ทั้งหมด นำมาคำนวณเพื่อนำส่งข้อมูลไประบบ Payroll เพื่อออกในสลิปเงินเดือนของพนักงานได้ง่ายๆ

Benefit and Welfare Management Payroll

 

ถ้าสนใจอยากจะใช้ระบบบริหารงานบุคคลสมัยใหม่ ที่จะทำให้งานบริหารคนของคุณกลายเป็นเรื่อง ง่ายๆ สบายๆ ติดต่อเราเพื่อขอทดลองใช้ได้เลย

หลายๆท่านคงรู้ดีอยู่แล้วว่า การทำงานผ่านระบบคลาวด์ดีอย่างไร

ซึ่งเราๆ ท่านๆ เคยใช้งานกันมาไม่มากก็น้อย เช่น การฝากไฟล์ แชร์ไฟล์ผ่านระบบ Dropbox, google cloud , one drive เป็นต้น ทำให้ประหยัดได้ทั้งต้นทุนและเวลาในการส่งผ่านข้อมูลไปยังส่วนงานต่างๆ ที่จำเป็นต้องใช้ข้อมูลร่วมกัน

Cloud HRMS and Payroll EZY-HR

แล้วระบบคลาวด์ ดีอย่างไรกับฝ่ายบุคคลในการจัดการกับสาขา?

ข้อแรก เราสามารถทราบได้ทันทีว่า พนักงานท่านใดมาทำงานบ้าง ใครขาดงานบ้าง หากเป็นธุรกิจบริการ พนักงานบริการหน้าร้านเป็นเรื่องเร่งด่วนที่จะต้องหาคนมาเติมให้เต็ม เพื่อให้การบริการเป็นไปอย่างราบรื่น
ข้อสอง การลา การขอโอที การขอเอกสารรับรองต่างๆ รวมถึงการเบิกสวัสดิการและอื่น สามารถทำได้อย่างรวดเร็วผ่านระบบออนไลน์ ลดระยะเวลาการส่งใบคำขอไปยังสำนักงานใหญ่ ลดการใช้กระดาษ ลดการสูญหายของเอกสาร และอนุมัติและการเบิกจ่ายต่างๆ เป็นไปได้อย่างรวดเร็ว
ข้อสาม การคิดเงินเดือนค่าจ้าง สามารถรวมรวบข้อมูลของแต่ละสาขาได้อย่างรวดเร็ว แบบเรียลไทม์ ทำให้ไม่ต้องรอเอกสารหรือรายละเอียดที่จำเป็นต้องใช้จากสาขา โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ไฟล์สแกนเข้าออกงานของพนักงาน ที่บางแห่ง ยังต้องใช้คนไปเก็บข้อมูลจากตัวเครื่องในแต่ละสาขา ทำให้สูญเสียเวลาอันมีค่าไป
ข้อสี่ ความเสถียรของระบบมีค่อนข้างสูง ปัจจุบันระบบอินเตอร์เน็ตเป็นการใช้งานด้วยความเร็วสูง ทำให้วางใจได้ว่า การทำงานแทบจะไร้ปัญหา ไร้อุปสรรค

 

ดังนั้นแล้ว เราลองปรับเปลี่ยนแนวคิดให้ทันโลกยุค 4.0 โดยการมาลองใช้ระบบคลาวด์ในการทำงานเพื่อให้ชีวิตง่ายขึ้นกันดูไหมครับ

เจ้าหน้าที่ payroll คือ ผู้ทำหน้าที่ คำนวณวันทำงาน คิดโอที คิดเบี้ยเลี้ยง หักลา หักสาย รวบรวมคำนวณเป็นเงินเดือนให้กับพนักงาน เหตุการณ์ หรือเรื่องเล่านี้มิได้ต้องการตัดพ้อใครเพียงแต่บอกเหตุที่มาให้เข้าใจ เพื่อการทำงานในองค์กรอย่างราบรื่น และมีความสุข

หัวอก payroll คนทำเงินเดือน

พนักงาน: แหม…เรื่องแค่นี้ก็บอกกันไม่ได้แค่ถามว่าคนใหม่เงินเดือนเท่าไหร่
Payroll: อันดับแรก Payroll ที่ดีต้องเก็บความลับค่ะ เพราะถ้าคุณรู้ว่าเงินเดือนคนใหม่มากกว่าคุณทำใจได้หรือเปล่า ไม่โกรธเจ้านายจนเสียงานแน่นะ หรือถ้าคนใหม่เงินเดือนน้อยกว่า และถ้าคนใหม่รู้เข้าทิ้งงานหาย ใครจะช่วยทำงาน คิดให้ดีๆ นาาาาาาา

พนักงาน: หักอีกแล้ว หักลา หักสาย หักอยู่นั่นแหละ
Payroll: Payroll ทุกคนทำตามหน้าที่ ไม่ได้โกรธเกลียดใคร เค้าหักคุณก็ไม่ได้หมายความว่าจะเอามาเพิ่มให้ตัวเองได้สักหน่อย แต่ถ้าคำนวณผิดนี่ซิ เป็น Payroll ต้องรอบคอบ คีย์ตัวเลขตก 0 ไปแค่ตัวเดียว คีย์ผิดชีวิตเปลี่ยน TT

พนักงาน: บ่นอยู่เรื่อยบ่นอะไรนักหนาส่งช้านิดช้าหน่อยทำเป็นบ่น
Payroll: ให้ส่ง OT ภายในวันที่ 15 ผ่าง…มากองรวมกันวันที่ 15 แล้วมาก่อนเลิกงาน 15 นาที พนักงานมีเป็นร้อย Payroll อยู่ดึกแค่ไหนใครรู้ลูกผัวรออยู่ที่บ้าน ยาวววววววววไป

พนักงาน: ถามนิดถามหน่อยทำไมไม่ยิ้มแย้มกันบ้าง หน้าบึงหน้าตึง
Payroll: – ได้รู้เงินเดือนพนักงาน ตัวเลขของคนอื่นสูงกว่า จิตตกซิครับ แต่ด้วยจรรยาบรรณก็ต้องทำใจ
– ไม่ค่อยมีเวลาไปพัฒนาอบรมอะไรกับเขา วันๆ ยุ่งอยู่กับตัวเลข แล้วจะเติบโตไปทางไหน
– พอตรวจสอบโอทีก็โดนเพื่อนร่วมงานเขม่น ดีไม่ดีเจอพนักงานแค้นแอบไปปล่อยลมยาง….นั่น


ที่เล่ามาคิดว่าทุกคนคงเจอเหตุการณ์นี้มาบ้าง

ถ้ามีคนใดไม่เคยเจอ หรือ Payroll ไม่มีปัญหาก็ช่วยมาเล่ามาแชร์ให้เพื่อนๆ ฟังบ้างว่าใช้วิธีอะไร ทำไมงานราบรื่นอย่างนี้ ถือว่าช่วยๆ เพื่อนร่วมอาชีพค่ะ

ส่วนแอดมินนั้นขอนำเสนอวิธีการที่ช่วยลดปัญหาการทำงานจากประสบการณ์ที่ผ่านมาทั้งหมด 20 ปี (โปรดอย่าคำนวณอายุ คำนวณแต่เงินเดือนพอแล้ว ^^)

1. อย่างแรกจงภูมิใจกับงานที่ทำ การที่คุณเก็บรักษาความลับให้องค์กรไม่เกิดความวุ่นวาย องค์กรก็อยากรักษาคุณไว้เช่นกัน

2. ใครบอกว่า Payroll ทำเงินเดือนอย่างเดียว คุณดูแลผลประโยชน์ให้พนักงานด้วยนะ เช่น กองทุนเงินทดแทน เงินสะสม การช่วยลดหย่อนภาษี เป็นต้น ให้เพื่อน HR สายอื่นช่วยทำประชาสัมพันธ์ให้พนักงานในองค์กรทราบบ้าง เพื่อสัมพันธภาพที่ดีๆ ก็จะตามมานะจ้ะ
3. การหาเครื่องมือ หรือ ปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน เช่น

  • การหา โปรแกรมเงินเดือน แบบง่ายๆ มาช่วยลดขั้นตอนการทำงาน
  • ถ้าองค์กรมีโปรแกรมอยู่แล้ว ลองมองหาโมดูลเล็กๆ ราคาไม่แพงมาเสริม ยกตัวอย่างเช่น OT ออน์ไลน์ทีทำงานแบบ real time นอกจากเร็วแล้วยังลดความผิดพลาดได้อีกด้วย
  • ปรึกษาผู้รู้ IT ที่บริษัทก็ได้ หรือจะปรึกษา EZY-HR ได้นะคะเรารับปรึกษาฟรี
  • การหาโซลูชั่นอื่นมาช่วย เช่น Ms. Excel, Google Sheet เป็นต้น

มีเวลาเหลือบ้างก็อย่าลืมพัฒนาตนเอง จะได้เก่งๆ และเติบโตในหน้าการงานต่อไป

4. ส่วนเรื่องจิตตก ลองหางานอดิเรกทำ หรือกิจกรรมที่คุณชื่นชอบ สุดท้ายนึกถึง ลูก พ่อแม่ หรือครอบครัวเอาไว้ค่ะ เพราะเค้า คือ กำลังใจที่สำคัญของคุณที่จะช่วยให้คุณเดินหน้าต่อไป

EZY-HR เราเข้าใจหัวอก Payroll