โปรแกรมเงินเดือน Archives - Page 2 of 4

ตอนที่แล้ว เราได้พูดถึงภาระงานของฝั่ง HR ที่ต้องทำในแต่ละเดือน

ด้วยภาระงานจำนวนมากขนาดนี้ ฝ่าย HR ก็มักจะปวดหัวกับการทำงานในแต่ละอย่างต้องให้รวดเร็วและทันเวลาเสมอ เพราะงาน HR มีเรื่องของเวลาเข้ามาเกี่ยวข้องแทบจะทุกเรื่อง ไม่ว่าจะเป็นการขาดลามาสายที่ต้องสรุปเป็นรายเดือน การประเมินผลทดลองงาน การสรุปภาษีประจำปี การประเมินผลงานประจำปี การจัดทำสถิติรายวัน รายเดือน รายไตรมาส และรายปี เป็นต้น

เช่น ประกันสังคมและรายงาน ภงด.1 ต้องส่งภายในระยะเวลาที่กำหนดในแต่ละเดือน ไม่เช่นนั้นจะโดนโทษปรับ ซึ่งคิดเป็นรายวัน หรือการต่อเอกสาร Work Permit ของพนักงานที่เป็นต่างชาติ ถ้าดำเนินการไม่ทัน พนักงานท่านนั้นจะต้องกลับประเทศก่อนและต้องเสียเวลาในการดำเนินการเอกสารใหม่ เป็นต้น

ถ้ามีระบบที่มีความสามารถเหล่านี้ได้นะ จะช่วยทำให้งาน HR ง่ายขึ้นมากโดย

ทำการเก็บบันทึกประวัติที่เกิดขึ้น ซึ่งง่ายต่อการค้นหาโดยสามารถเรียกดูข้อมูลตามที่เราต้องการได้ โดยสามารถเรียกดูได้เป็นรายแผนก รายคน หรือตามประเภทของแต่ละฟังค์ชั่นได้
ทำการประมวลผล ในฟังค์ชั่นและรายงานหลายๆ อย่างในระบบ มีการประมวลผลและสรุปยอดต่างๆ ให้ ทำให้ช่วยประหยัดระยะเวลา โดยสามารถเรียกดูได้เป็นรายแผนก รายคน หรือตามประเภทของแต่ละฟังค์ชั่นได้
แจ้งเตือน ในระบบมีหลายๆ ฟังค์ชั่นที่สามารถแจ้งเตือนผู้ใช้งานได้ ทำให้ไม่พลาดที่จะทำงานที่สำคัญๆ เช่น แจ้งเตือนพนักงานผ่านทดลองงานหรือกำลังจะหมดสัญญาจ้าง แจ้งเตือนพนักงานที่ลาในวันนั้น แจ้งเตือนใบคำขอต่างๆ ที่รอการอนุมัติ แจ้งเตือนใบอนุญาตหมดอายุ แจ้งเตือนเอกสารราชการหมดอายุ แจ้งเตือนการต่อทะเบียนรถ การจ่ายภาษีโรงเรือน หรืออื่นๆ ตามที่มีการบันทึกไว้ในระบบ เป็นต้น
อำนวยความสะดวก ระบบมีการอำนวยความสะดวกในการทำงานแก่ทั้ง Admin และพนักงานผู้ใช้งาน โดยสามารถสร้าง User ให้พนักงานเข้าทำงานในระบบได้ เป็นการลดงานของ Admin ที่จะต้องมาทำเองทุกอย่าง เมื่อเปิดให้พนักงานเข้ามาใช้ ไม่ว่าจะเป็นการส่งใบคำขอเรื่องต่างๆ ก็สามารถขอผ่านระบบได้ หัวหน้างานก็สามารถอนุมัติให้พนักงานได้อย่างรวดเร็ว ทาง Admin หรือผู้มีตำแหน่งสูงขึ้นไปตามลำดับชั้นก็สามารถตรวจสอบข้อมูลได้ พนักงานยังสามารถตรวจสอบประวัติหรือรายการต่างๆ ย้อนหลังได้ด้วยตนเอง เช่น ลาอะไรไปแล้วบ้าง คงเหลือวันลาแต่ละประเภทกี่วัน ใบลาได้รับการอนุมัติหรือยัง เป็นต้น
รายงาน ในระบบมีรายงานที่หลากหลายและมีจำนวนมาก เพื่อให้ครอบคลุมการทำงานให้ได้มากที่สุด และตรงความต้องการของทาง HR ในการเรียกใช้ข้อมูล และสามารถนำรายงานไปใช้ต่อได้ โดยสามารถเรียกออกรายงานเป็น Excel หรือ PDF ก็ได้
ลดระยะเวลา เนื่องจากระบบเราสามารถเปิดให้ทุกคนเข้ามาใช้งานได้ ดังนั้น การทำงานจากเดินที่ใช้เป็นเอกสาร ต้องส่งอีเมล์ หรือเดินไปส่งเอกสาร หรือต้องรอส่งเอกสารเข้าสำนักงานใหญ่ จะหมดไป เพราะกดส่งแล้วจะวิ่งไปหาผู้เกี่ยวข้องทันที และผู้เกี่ยวข้อง สามารถอนุมัติหรือเห็นเอกสารได้ทันที ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาในการรอการอนุมัติหรือตอบกลับ หรือแม้กระทั่งลดเวลาในการที่พนักงานจะมาสอบถามกับทาง HR ถึงรายละเอียดต่างๆ ที่พนักงานต้องการทราบ เช่น วันลาเหลือเท่าใด ค่าลดหย่อนที่ยื่นมา ได้นำเข้าระบบแล้วหรือไม่ หรือแม้กระทั่งสามารถดูฟังค์ชั่นการประเมินภาษีที่สรุปยอดคร่าวๆ ให้ว่า คาดว่าพนักงานจะต้องเสียภาษีเท่าใด ทำให้พนักงานวางแผนเรื่องการลดหย่อนภาษีล่วงหน้าได้
ลดการใช้กระดาษ เนื่องจากเรามีการอำนวยความสะดวกผ่านระบบ ดังนั้น จะสามารถลดการใช้กระดาษได้ เพราะเป็นการใช้ผ่านระบบทั้งหมด ถึงแม้จะลดได้ไม่ทั้งหมด แต่ก็สามารถลดรายจ่ายลงไปได้ ไม่ว่าจะเป็นใบลา ใบโอที การส่งเบิกต่างๆ

“งาน HR ไม่เห็นจะมีอะไรเลย” “HR มัวทำอะไรอยู่” “วันๆ ไม่เห็น HR ทำอะไร” “HR ก็ดีแต่หักเงินพนักงาน”

คุณเคยได้ยินคำเหล่านี้มั้ยคะ ซึ่งคนที่เป็น HR จริงๆ ฟังแล้วก็รู้สึกปวดใจเหลือเกิน คำถามคือ จริงๆ แล้ว คนที่ไม่ใช่ HR รู้มั้ยว่า HR ต้องทำอะไรบ้าง

Photo by Helena Lopes from Pexels

งาน HR โดยหลักแล้ว คืองานด้านการจัดการทรัพยากรบุคคล หรือพูดง่ายๆ ว่า คืองานที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน ซึ่งไม่ใช่แค่การทำเงินเดือนอย่างเดียวเท่านั้น แต่ยังรวมถึง การดูแล การพัฒนาพนักงานให้มีความสุข ให้พร้อมสำหรับการทำงาน การดูแลด้านสภาพแวดล้อมที่เหมาะสม การจัดเตรียม และจัดหาอุปกรณ์การทำงาน เพื่อให้เกิดความสะดวกและความพร้อมในการทำงาน หรือเรียกได้ว่า กายดี ใจดี ก็พร้อมที่จะลุยกับงานได้

ปัจจุบัน งานหลักๆ ของ HR แบ่งออกเป็นสองลักษณะใหญ่ๆ คือ HRM หรือ Human Resource Management หรือการจัดการทรัพยากรบุคคล และ HRD หรือ Human Resource Development หรือการพัฒนาทรัพยากรบุคคล ทั้งสองส่วนประกอบด้วยอะไรบ้าง

การวางแผนกำลังคน งบประมาณ กลยุทธ์ เราคงเคยได้ยินแผนก Recruit กันมาก่อน แต่จะมีใครบ้างที่คิดว่า การจะจ้างพนักงานสักคนนั้น ไม่ใช่แค่เดินมาบอก HR ว่า รับคนหน่อย งานเยอะ ไม่ไหวแล้ว แล้ว HR จะสามารถรับคนเพิ่มให้ได้ทันที เพราะโดยปกติแล้ว HR จะต้องมีการจัดทำแผนงานของทั้งบริษัทอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง เพื่อให้ทราบถึงทิศทางที่บริษัทจะเดินไป ต้องการคนแบบไหนเพื่อให้ไปถึงเป้าหมายนั้น ต้องใช้คนเท่าไหร่ และงบประมาณที่จะได้รับ ซึ่งจะต้องทำการจัดสรรและบริหารสิ่งต่างๆ เหล่านี้ให้ลงตัว ไม่เช่นนั้น บริษัทก็จะใหญ่ เทอะทะ และมีรายจ่ายด้านพนักงานที่ไม่จำเป็น
การสรรหาและว่าจ้าง เมื่อมีการวางแผนยุทธศาสตร์ของบริษัทเรียบร้อย ต่อไปก็คือการสรรหาบุคคลากรที่สามารถตอบสนองต่อการทำงานของบริษัทเข้ามาทำงาน เพื่อให้บริษัทสามารถเติบโตและเดินหน้าต่อไปได้ ซึ่งจะต้องมีการกำหนดคุณสมบัติ จำนวนที่จะรับ ทักษะที่ต้องใช้ รวมถึงกำหนดระยะเวลาการรับสมัคร เพื่อไม่ให้มีการใช้เวลาในการรับสมัครยาวเกินไป
งานพัฒนาบุคลากร คือการให้การอบรมความรู้เกี่ยวกับบริษัท วัฒนธรรมองค์กร การทำงาน กฎระเบียบ รวมถึงการพัฒนาทักษะอื่นๆ หรือส่งเสริมให้พนักงานมีโอกาสก้าวหน้าในสายอาชีพ เช่น การส่งไปฝึกอบรมตามสถาบันต่างๆ เพื่อเพิ่มทักษะและประสบการณ์ของพนักงาน
งานจ่ายค่าตอบแทน เมื่อพนักงานมีการทำงาน ก็ต้องมีการจ่ายค่าตอบแทนการทำงานให้กับพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นเงินเดือน เงินโอที เงินโบนัส เป็นต้น
การประเมินผล การประเมินผลมีความหลากหลายมาก แล้วแต่บริษัทจะมีการจัดให้ประเมินผลแบบใดบ้าง ซึ่งโดยรูปแบบหลักๆ แล้ว จะมีการประเมินผลเมื่อครบกำหนดทดลองงาน และการประเมินผลประจำปี นอกจากนี้ ก็จะมีการจัดประเมินผลเมื่อมีการเลื่อนตำแหน่ง เพื่อประเมินศักยภาพของผู้นั้น ว่าเหมาะสมตามที่ได้รับการเลื่อนตำแหน่งหรือไม่ หรืออาจจะเป็นการประเมินผลการทำงานทุกไตรมาส หรือทุกครึ่งปี เป็นต้น
งานบริหารจัดการ การให้คำปรึกษา งานแรงงานสัมพันธ์ ในข้อ 6 นี้ จะมีรายละเอียดงานค่อนข้างกว้างมาก ซึ่งจะเป็นงานอื่นๆ ของ HR ที่พนักงานไม่ค่อยได้คิดถึงหรืออาจจะนึกไม่ถึงหรือไม่ทันสะกิดใจ และฝ่าย HR เอง ก็ค่อนข้างแยกงานส่วนนี้ออกเป็นส่วนๆ ยากเช่นกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง บริษัทที่มี HR ไม่มากนัก
งานในข้อนี้ จะประกอบไปด้วย การบริหารจัดการด้านงานเอกสาร เช่น การออกประกาศต่างๆ หนังสือเวียน หนังสือเชิญประชุม
การจัดกิจกรรมต่างๆ เช่น งานเลี้ยงประจำปี การจัดแข่งกีฬาประจำปี เป็นต้น

การให้คำปรึกษา เมือพนักงานรู้สึกอึดอัดใจในการทำงาน ไม่ว่าจะจากสาเหตุใดก็ตาม การให้พนักงานได้ระบายออกมา เป็นสิ่งสำคัญ ยิ่งเป็นคนเก่งแล้ว คือคนที่บริษัทจะเสียไปไม่ได้ ความรู้สึกอึดอัด ภาระงาน เพื่อนร่วมงาน และหัวหน้างาน เป็นประเด็นหลักๆ ที่ทำให้พนักงานลาออกเสมอๆ ดังนั้น ถ้า HR ใส่ใจในพนักงานคอยจัดการแก้ไขหรือประนีประนอมปัญหาให้ได้ ก็จะทำให้พนักงานรู้สึกดีขึ้น

การติดต่อหน่วยงานราชการต่างๆ เช่น ประกันสังคม สรรพากร กรมแรงงาน กรมพัฒนาฝีมือแรงงาน กรมการจัดหางาน ตลอดจนกรมตรวจคนเข้าเมือง กรมตำรวจ โรงพยาบาล ธนาคาร หรือหน่วยงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น การส่งประกันสังคม การนำส่งรายงานภาษี การต่อเอกสาร work permit การตรวจประวัติอาชญากรรม การติดต่อบริษัทประกัน ต่อสัญญาประกันสุขภาพ ติดต่อธนาคาร ติดต่อกองทุนสำหรับทำกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ และอื่นๆ อีกมากมาย

งานด้านการรักษากฎระเบียบวินัยของพนักงาน ให้รางวัล และลงโทษ เพื่อส่งเสริมให้พนักงานที่ทำดีได้มีโอกาสก้าวหน้าหรือได้รับรางวัลเพื่อเป็นขวัญกำลังใจ ขณะที่พนักงานที่กระผิดก็ต้องถูกลงโทษเพื่อเป็นการตักเตือนมิให้กระทำผิดซ้ำ

และงานสุดท้ายที่คงไม่มีใครคิดถึงก็คือ การจัดเตรียมสภาพแวดล้อม อุปกรณ์ การซ่อมบำรุงสถานที่ เพื่อให้พนักงานพร้อมที่จะทำงาน เช่น คอมพิวเตอร์ไม่พอ ก็ต้องจัดซื้อ อุปกรณ์ชำรุดก็ต้องแจ้งซ่อม แสงสว่างไม่เพียงพอก็ต้องติดเพิ่ม ห้องดูทึบไป ก็อาจต้องสร้างบรรยากาศ เช่น อาจจะทาสีใหม่หรือหาต้นไม้มาประดับเล็กน้อย อย่าคิดว่าเรื่องเหล่านี้เป็นเรื่องเล็กนะคะ เพราะสิ่งเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้ เมื่อสั่งสมกันนานๆ แล้ว จะทำให้เกิดการสะสมและส่งผลกระทบต่อร่างกายหรือจิตใจพนักงานได้

ครั้งหน้าจะมาคุยกันถึงเรื่องของพนักงานกันบ้าง

อยากรู้ว่าโปรแกรมของเราจะช่วยคุณทางด้านงาน HR ได้อย่างไร คลิกที่นี่

เพื่อนๆ HR หลายๆ คน คงเคยรู้จัก JD (หรือ Job Description) กันเป็นอย่างดีอยู่แล้ว

สวัสดีปี 2019 ขอให้ผู้อ่านพบความสุข ความเจริญ ขอให้ร่ำรวยทั้งสุขภาพ ความรัก และมีความสุขมากๆ ค่ะ

หลังจากห่างหายไปการเขียนบล็อกไปพักใหญ่ คิดว่าพี่น้องชาว HR น่าจะเข้าใจหัวอกอย่างเราจะยุ่งๆ ช่วงสิ้นปี ไม่ว่าจะเรื่องประเมิน โบนัส 50 ทวิ ฯลฯ

JD คืออะไร

วันนี้เรามาพูดถึง JD (Job Description) หรือขอบเขตหน้าที่และความรับผิดชอบงานตำแหน่งงาน / คำบรรยายลักษณะงาน / ใบพรรณนาหน้าที่งาน ก็แล้วแต่จะเรียก ซึ่งเป็นเครื่องมือพื้นฐานในการบริหารงานทรัพยากรบุคคล

โดยมีปัจจัยเชื่อมโยงในการเขียน JD ประกอบด้วย คือ

– นโยบาย

– วิสัยทัศน์

– เป้าหมาย / กลยุทธ์

– สอดคล้องกับแผนผังโครงสร้างองค์กร (Organization Chart)

ใครมีหน้าที่เขียน JD

เรียกว่า HR หลายๆ คนต้องเจอ จะเขียน JD ก็ให้ HR เขียนไปซิครับ หน้าที่ของ HR ไม่ใช่หรอ

จากประสบการณ์ที่พบเจอมาจริงๆ แล้ว HR ควรช่วยร่างให้เพื่อเป็นแนวทางให้กับ ผู้ปฏิบัติงานเขียน ก่อนนำส่งหัวหน้างาน หรือ Line Manager เป็นผู้ตรวจสอบ ยืนยันหน้าที่งานนั้นๆ และมี HR เป็นที่ปรึกษาช่วยปรับปรุงแก้ไขให้เป็นระบบฯ

ซึ่ง JD ที่ดี และสามารถนำไปใช้ได้จริงนั้น ควรจะ

เขียน JD โดยนึกถึงผู้ที่ปฏิบัติงานในตำแหน่งนี้ ไม่ใช่ในมุมมองของหัวหน้างาน
เขียนงานที่ทำอยู่จริงในปัจจุบัน ให้กับผู้ที่จะมาทำตำแหน่งนี้อย่างชัดเจน ว่าเขาจะต้องรับผิดชอบอะไร ทำอะไรบ้าง และวัดผลอย่างไร
ใช้คำกระชับ ไม่เยิ่นเย้อ ตรงประเด็น เข้าใจง่าย
การใช้ศัพท์เทคนิค คำย่อ ควรมีวงเล็บคำอธิบายให้ชัดเจน
การเขียน JD ควรเขียนให้ผู้เกี่ยวข้องอ่านแล้วเข้าใจตรงกัน เพื่อนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

เรามาดูตัวอย่าง และส่วนประกอบที่มีใน JD ว่าแต่ละส่วนมีความสำคัญอย่างไร

ส่วนแรก : หลักๆ อยู่ที่ รหัสเอกสารเป็นตัวบ่งบอก แผนก ส่วนงาน ลำดับ HR-HRD-J01 ใช้จัดเก็บค้นหาเอกสารอย่างเป็นระบบ วันที่บังคับใช้ – ใช้ตรวจสอบเอกสารว่าเป็นฉบับล่าสุด

***HR-HRD-J01 R1 (R1 = เท่ากับการแก้ไขครั้งที่ 1)

ส่วนที่ 2: ตัวอย่างประมาณนี้

ส่วนที่ 3: การเขียนควรกระชับ ง่าย และสามารถเข้าใจตรงกันได้ ใช้เป็นทิศการกำหนดหน้าที่งานด้วย

ส่วนที่ 4: ตัวอย่าง JD ควรบอกหน้าที่งานให้ครบถ้วนชัดเจน เพื่อใช้ในการมอบหมายงานแก่พนักงานใหม่ และ สามารถนำไปใช้ในการประเมินค่างานต่อได้

ความคาดหวังหรือตัวชี้วัด จะช่วยให้พนักงานทราบเป้าหมาย เป็นประโยชน์ต่อการประเมิณผลงานพนักงานอย่างยุติธรรม

ส่วนที่ 5: เป็นการทบทวน ความยาก ข้อควรระวัง และยังช่วยในการสัมภาษณ์สรรหาผู้ที่เหมาะกับการทำงานตำแหน่งนี้ได้อีกด้วย

ส่วนที่ 6: ระบุคุณสมบัติที่ต้องการ แน่นอนว่าเป็นประโยชน์ต่อการโพสจ๊อบ และสรรหาคนได้ตรง

ส่วนที่ 7: การกำหนดขอบข่ายอำนาจดำเนินการ เป็นตัวช่วยในการนำไปใช้ในการตัดสินใจหลายๆ อย่าง เช่น ว่ากล่าวตักเตือน ลงโทษ พนักงานทำเกินขอบข่าย หรือข้อมูลการตัดสินใจให้ค่าตอบแทนตามความยากง่ายของงานนั้นๆ ด้วย

ส่วนที่ 8: ส่วนการระบุ Competencies ให้พนักงานเช่นกัน นอกจากช่วยสรรหาคัดเลือกคนที่มีบุคลิกลักษณะ ความสามารถที่ตรงกับความต้องการแล้ว

ยังช่วยในการพัฒนาบุคลากรอีกด้วย เช่น พนักงานเข้าใหม่ควรฝึกความรู้ ด้านความเข้าใจสินค้า กระบวนการผลิตสินค้า และขั้นตอนการให้บริการ ฯลฯ HR ก็สามารถจัดทำแผนการอบรมได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การทำ OJT (On the Job Training) หลักสูตรพนักงานขายที่เข้าใหม่ เป็นต้น

***ซึ่งถ้าอ่านย้อนกลับไปก็จะเห็นได้ว่า competency นั้นถอดออกมาจากหน้าที่งานที่ต้องทำนั่นเอง

ส่วนท้าย

ขอทบทวนประโยชน์ของ JD สักเล็กน้อย

ช่วยในการสรรหา และคัดเลือกคน และใช้ทบทวนก่อนการร้องขอกำลังคนเพิ่ม
เป็นเครื่องมือมอบหมายงานให้กับพนักงานใหม่
เป็นเครื่องในการวิเคราะห์หาความจำเป็นในการฝึกอบรมของตำแหน่งนั้นๆ
สามารถนำไปใช้ในการประเมินค่างาน
ใช้ในการประเมิณ/วัดผลงาน
ช่วยกำหนด Competency ของตำแหน่งงานนั้นๆ
นำไปใช้เป็นเครื่องมือในการทำสำรวจค่าจ้างเงินเดือน ช่วยเปรียบเทียบในการตัดสินใจด้านค่าตอบแทนพนักงาน

ปัญหาที่ทุกคนน่าจะรู้อยู่แล้วเกี่ยวกับ JD

บางบริษัทยังไม่เคยทำ JD เลย
มีเคยทำไว้นานแล้ว และไม่เคย update เลย
ทำไว้แต่ไม่ครบ เนื่องจากโอนย้าย หรือเปลี่ยนชื่อตำแหน่งงาน เป็นต้น
การทำ JD ซะเลิศเลอแต่ใช้ไม่ได้จริงๆ
เขียนหน้าที่งานเหมือนกันหมดตั้งแต่ระดับปฎิบัติการไปถึงผู้จัดการ
ทำไว้เพื่อให้ผู้ตรวจสอบ (Audit) ตรวจสอบว่ามี เพราะถูกบังคับจากข้อกำหนดของระบบคุณภาพ
ทำแล้วจัดเก็บเข้าไฟล์ ผู้เกี่ยวข้องเข้าถึงยาก

นำเสนอวิธีการแก้ปัญหา

เอาจริงๆ ภาระหน้าที่ในการทำ JD ก็หนักหนาพอสมควร เพราะต้องคอย ตรวจติดตาม (Monitor) การทำแต่ละครั้งมีการประสานงานผู้คุย และวิเคราะห์หลายๆ องค์ประกอบ ต้องใช้เวลาพอสมควร ถ้าเราสามารถจัดทำออกแบบ Smart JD ไว้ใช้ในองค์กรได้ก็คงดี เพราะจะทำให้การทบทวนตรวจสอบ และแจ้งเตือน HR ได้

รวดเร็ว ครบถ้วน และช่วยลดขั้นตอนการทำงาน

การใช้เครื่องมือ หรือหลักการ (ทฤษฎี) มาเป็นตัวกำหนดทิศทางในการกำหนด หน้าที่ ความรับผิดชอบ ตามลำดับของพนักงานให้ชัดเจน จะช่วยให้เราสามารถเขียนหน้าที่ตามพนักงานตั้งแต่ ระดับปฎิบัติการไปถึงผู้จัดการได้ (ถ้าเขียนอธิบายตรงนี้อีกคงอีก 1 หน้ากระดาษ หากต้องการอธิบายเพิ่มเติมก็ติดต่อขอเทคนิคมาได้ทาง EZY-HR ได้นะคะ)

ท้ายสุด แนะนำการนำ JD ไปใช้ในกระบวนการ HR ตั้งแต่ต้นน้ำยังปลายน้ำ ดังนี้

***ข้อสำคัญประการแรก สร้างความรู้ ความเข้าใจ การใช้ประโยชน์จาก JD ให้กับทุกคนในองค์กร ก่อนว่ามี impact ต่อตัวพนักงานอย่างไร ใช้แล้วเกิดคุณค่าอย่างไรต่อพนักงาน และองค์กร

ขอขอบคุณข้อมูลจาก

– คำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) อ.ประคัลภ์ ปัณฑพลังกูร

– ตัวอย่างแบบฟอร์มใบกำหนดหน้าที่ (Job Description Form) จาก ISOTHAI.COM

คำถามคือ อะไรคือประโยชน์สูงสุดของการจัดโปรแกรม Employee Onboarding

คำตอบ…

จะมีกี่คนที่ตอบได้สั้นๆแบบประโยคเดียว หรือตอบออกมาเป็นนิยาม โดยมากแล้วจะตอบเป็นนามธรรม มีกี่คำตอบที่ทำให้เป็นรูปธรรมได้ งานHRไม่มีสูตรสำเร็จในการบริหารจัดการ มีหลักการให้เรียนรู้ให้ปรับใช้ แตกต่างกันไปตามประเภทธุรกิจ ผลิตภัณฑ์ของแต่ละธุรกิจก็ไม่เหมือนกัน แต่สิ่งที่องค์กรต้องการหรือคาดหวังกลับมีความคล้ายคลึงกัน ชื่อเรียกใช้แตกต่างกันไป เป้าหมาย วัตถุประสงค์ ยอด KPI ฯลฯ ในท้ายที่สุด สิ่งที่มีชื่อเรียกแตกต่างกันนี่แหละจะเป็นทั้งโจทย์และคำตอบในตัวเอง

ต้องการพนักงานที่รู้จักองค์กรเป็นอย่างดี

ความซับซ้อนขององค์กรมีมากน้อยไม่เท่ากัน การมอบภาพรวมขององค์กรให้พนักงานในช่วงแรกของการทำงาน ขีดจำกัดในการรับรู้ของคนเราก็ไม่เท่ากัน วิธีให้พนักงานเขียนOrganization chartหรือFlow Chartตามความเข้าใจ ก็เป็นการวัดผลสิ่งที่องค์กรพยายามถ่ายทอดให้พนักงานในช่วงแรกได้

ต้องการพนักงานที่รู้จักงานดี ทำงานได้ดี ทำงานมีประสิทธิภาพทำให้เกิดประสิทธิผล
ความชัดเจนขององค์กรในการประกอบธุรกิจขององค์กรมีหรือยัง ถ้าองค์กรให้ความชัดเจนในเรื่องของความต้องการ ความคาดหวังขององค์กรได้ โอกาสสูงมากที่พนักงานจะเปิดพร้อมเรียนรู้ในการที่จะทำงานได้ดี

ต้องการพนักงานที่มีความรักองค์กรอยู่ร่วมงานนานๆ
แสดงให้พนักงานเห็นถึงโอกาสในการก้าวหน้าหรือประโยชน์ของการส่วนหนึ่งในองค์กร ตั้งแต่วันแรกที่เข้ามาอยู่ร่วมองค์กร พนักงานรู้จักรายละเอียดงานของตัวเองคร่าวๆบ้างแล้ว แต่มีใครเคยสงสัยไหมว่า พนักงานรู้ไหมว่างานที่ตัวเองทำ ส่งผลต่อองค์กรในเรื่องใดบ้าง

ต้องการพนักงานที่ทำงานเป็นทีม

ใครคือทีมของพนักงานและพนักงานคือทีมของใคร หัวหน้างานและHRต้องแน่ใจว่า พนักงานรู้จักทีมและรู้ว่าในทีมพนักงานมีหน้าที่อะไร ผลดีของการเป็นผู้เล่นที่ดี และผลเสียของการเป็นผู้เล่นที่ไม่เข้าใจเกมของตัวเอง

การผ่านการทดลองงานเป็นทั้งหมดของพนักงานหรือขององค์กร

คำตอบที่ดีไม่มีผิด ไม่มีถูก การผ่านการทดลองงานเป็นเกณฑ์หรือเงื่อนไขในแต่ละองค์กร พนักงานที่ไม่ผ่านทดลองงานในองค์กรไม่ใช่คนล้มเหลว องค์กรเองก็ไม่ใช่องค์กรที่ล้มเหลวที่ทำให้พนักงานไม่ผ่านทดลองงาน การสื่อสารในเรื่องนี้สำคัญมากเพราะทั้งพนักงานและองค์กรต้องไปต่อไม่ว่าจะเกิดอะไรก็ตาม

ทั้งหลายเหล่านี้ที่ถามถึงประโยชน์สูงสูด ต้องหาคำตอบก่อนว่า อะไรคือประโยชน์สูงสุด ประโยชน์สูงสุดของใคร

เมื่อไม่มีสูตรสำเร็จของเรื่องนี้ แนวทางที่จะทำให้เกิดประโยชน์สูงสุดก็ควรเป็นของทั้งองค์กรและพนักงาน อย่าลืมว่าในยุคที่เรากำลังอยู่นี้ ถ้าเราทำให้ใครสักคนเห็นคุณค่าในตัวเองเท่าไหร่ เขาก็ยิ่งมองเห็นคุณค่าของสิ่งที่ทำให้เขาเห็นคุณค่าตัวเองเท่านั้น

วันแรกที่พนักงานเดินเข้ามาในองค์กร เหมือนวันแรกที่องค์กรเปิดตัวขึ้น ทุกอย่างใหม่และน่าตื่นตระหนก การให้ความรู้และการรับรู้เป็นทางเดียวที่จะทำให้ทุกอย่างค่อยๆผ่านไปด้วยดี การหาวิธีจัดการการให้ความรู้ การจัดการการเรียนรู้เป็นสิ่งที่ต้องเกิดตามความเหมาะสมขององค์กร

สนใจเรื่องราวเกี่ยวกับการบริหารงานบุคคลสมัยใหม่ สามารถอ่านบทความอื่นได้จากที่นี่ https://www.ezy-hr.com/blog

ร่วมแสดงความคิดเห็นได้ที่เฟสบุ้คเพจของเรา https://www.facebook.com/ezyhr/

EZY-HR โซลูชั่นที่รวมเอาเครื่องมือสำหรับบริหารงานบุคคลสำหรับธุรกิจยุคใหม่ไว้ที่เดียว

ในสายงาน HR มีงานหลายอย่างที่น่าปวดหัวนะครับ ทั้งยากในการจัดการและควบคุมให้เป็นไปตามทีต้องการ หนึ่งในงานนั้นที่เราปฏิเสธไม่ได้เลย คือการจัดกะหรือกำหนดเวลาทำงานให้กับพนักงานนั่นเอง

ใครว่าการจัดกะเป็นเรื่องง่าย ช่วยบอกด้วยครับ ผมจะไปขอเคล็ดลับสักหน่อย ^ ^ ซึ่งบอกได้เลยว่า ไม่ว่าจะพนักงาน 3 คนหรือ 1000 คน การจัดการก็ยากเหมือนๆ กัน เพียงแต่พนักงานยิ่งเยอะยิ่งซับซ้อนกว่า

ทำไม 3 คนถึงยากล่ะ ถ้าบริษัทคุณมี 2 กะ และพนักงานต้องหยุด 1 คนในทุกๆ วัน และคุณต้องจัดกะให้ลงตัว ให้พนักงานไม่รู้สึกได้เปรียบเสียเปรียบ ยิ่งถ้ามีค่าตอบแทนจากการเข้ากะบางอย่างแล้วล่ะก็ พนักงานจะประท้วงเอาง่ายๆ เลยเชียว

กะจึงเป็นศิลปะอย่างหนึ่งในศาสตร์ของ HR ที่คุณจะต้องจัดให้พนักงานรู้สึกว่า คุณจัดอย่างยุติธรรม ไม่ลำเอียง ซึ่งกะจะมีการจัดอยู่ 2 ลักษณะใหญ่ๆ คือ การจัดกะแบบกำหนดกะตายตัว กับกะแบบสลับหมุนเวียนกันไป

#กะแบบตายตัว จะง่ายในการจัด เนื่องจากเราแค่ต้องเลือกว่าพนักงานคนนี้จะอยู่กะไหน โดยมีปัจจัยไม่กี่อย่างที่เข้ามาเป็นตัวควบคุม เช่น การเดินทาง ความปลอดภัย เช่น ผู้ชายจะให้อยู่กะดึก เป็นต้น

ส่วน #กะแบบสลับสับเปลี่ยน กันไปจะยากกว่ากันมาก เพราะคุณต้องคำนึงถึงสัดส่วนการเข้างานของพนักงาน ไม่ให้พนักงานรู้สึกว่าได้เปรียบเสียเปรียบกัน ทำไมได้แต่กะเช้า 6 โมง ส่วนอีกคนได้แต่ 10 โมงไม่ก็เที่ยง หรือทำไมได้แต่กะดึก รถก็หายากเดินทางก็ลำบาก ลูกก็เล็ก

ถ้าหัวหน้าแผนกเป็นคนจัดการกะด้วยแล้ว HR ก็จะสบายหน่อย เพราะมีคนปวดหัวแทน แต่ก็ต้องตามงานให้ส่งกะมาให้ตรวจสอบและเอาเข้าระบบด้วย แต่ถ้าต้องมานั่งทำเองทั้งหมด อาจต้องมีปิดห้องติดป้ายห้ามรบกวนเพื่อจัดตารางกะกันมั่งล่ะ (พอๆ กับช่วงทำเงินเดือนนั่นแหละ)

อย่างไรก็ตาม จากที่กล่าวมาทั้งหมด นี่เป็นเพียงความยากเพียงครึ่งเดียวเท่านั้น พรุ่งนี้ผมจะมาพูดถึงครึ่งนึงที่เหลือให้ฟัง ว่าอะไรคือ 50% ที่เหลือ และเราจะหาทางรับมือกับมันได้อย่างไร ?

สนใจระบบโซลูชั่นจัดการพนักงานแบบครบๆ ลองกดดูรายละเอียดได้เลย https://www.ezy-hr.com

Employee Handbook หรือ คู่มือพนักงาน ถือว่าเป็นสิ่งสำคัญที่บริษัทต่างๆ ต้องจัดทำขึ้น ซึ่งข้อดีมีมากมาย ทั้งให้พนักงานเข้าใจเกี่ยวกับองค์กร เข้าใจกฎเกณฑ์ ข้อบังคับการทำงาน ข้อควรปฏิบัติและอื่นๆ ที่บริษัทต้องการให้พนักงานรับทราบ

ปัจจุบัน Employee Handbook หรือ คู่มือพนักงาน ของแต่ละบริษัทก็มีความแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับว่าทำอย่างไรให้พนักงานได้รับทราบข้อมูลของบริษัทตนเอง
ในปัจจุบันที่เห็นส่วนใหญ่ หลายบริษัทก็มีการจัดพิมพ์เป็นเล่มและส่งมอบให้พนักงาน และเซ็นต์รับทราบรายละเอียด กฎข้อบังคับการทำงานไปพร้อมๆ กันเลย ซึ่งถ้ามาลองคิดดูแล้วการจัดทำคู่มือก็ใช้งบประมาณค้อนข้างสูงเช่นกัน ยกตัวอย่าง พนักงาน 300 คน คนละเล่ม เลือกแบบรูปเล่มที่ไม่แพงมาก 4 สี น่าจะราคาเล่มละ 100 บาท เป็นเงิน 30,000 บาท บวกกับมีพนักงานเข้า-ออกอีก ดูแล้วค่าใช้จ่ายเยอะไม่ใช่น้อย บางบริษัทลงทุนน้อยก็ถ่ายเอกสารเอา หรืออย่างงายก็ปิดประกาศไปเลย ซึ่งทั้งหมดก็มีเป้าหมายเดียวกัน เพื่อให้พนักงานรับทราบรายละเอียดบริษัท ข้อบังคับการทำงาน บทลงโทษ หรืออื่นๆ แต่พนักงานอ้างว่าไม่ได้อ่าน เมื่อกระทำความผิด เราจะลงโทษเค้าได้อย่างไร

Employee Handbook หรือ คู่มือพนักงาน ในยุค 4.0 ยุคที่มีโซเชียล Line, Facebook เราต้องมาทำอย่างนี้กันอยู่อีกหรือ หากต้องการให้พนักงานได้รับทราบกฎระเบียบของบริษัท
จะดีกว่าไหม หากมี Employee Handbook หรือ คู่มือพนักงาน ที่เป็น Applications ให้พนักงานสามารถอ่านที่ไหน เวลาไหน เมื่อไหร่ก็ได้ เพื่อเพิ่มความสะดวกอีกทางหนึ่ง ของการบริหารทรัพยากรบุคคล พร้อมกับลดค่าใช้จ่ายในการผลิตคู่มือให้สำหรับพนักงานในเวลาเดียวกัน อีกทั้ง ยังสามารถทราบได้อีกว่าพนักงานคนไหนอ่านแล้วบ้าง และยังสามารถให้พนักงานกดตกลงเพื่อรับทราบกฎระเบียบข้อบังคับการทำงาน และบทลงโทษ หรือสิ่งต่างๆ ได้อีกด้วย

แค่นี้ก็เป็นเรื่องง่ายๆ อีกทางหนึ่ง ที่จะช่วยลดภาระงานด้านบริหารทัพยากรบุคคล แถมยังสามารถรู้ได้อีกด้วยว่าพนักงานคนใดตอบตกลง รับทราบเงื่อนไขของบริษัทได้แล้วบ้าง แค่นี้ก็ช่วยให้งาน HR เบาลงไปเป็นกองแล้ว

1526369860851

1526369846250

1526369834470

1526369794502

สวัสดิการมีส่วนสำคัญในการเสริมสร้างขวัญกำลังใจให้กับพนักงานในการทำงาน ทำให้พนักงานมีสุขภาพกาย สุขภาพใจที่ดี และพร้อมทุ่มเททำงานให้กับองค์กร

แต่พนักงานส่วนใหญ่จะลืมไปว่า องค์กรของเรามีสวัสดิการอะไรบ้าง เพราะส่วนใหญ่มักได้รับแจ้งตั้งแต่เริ่มเข้างานครั้งแรกแล้วก็จบไป พอผ่านไปนานๆ เข้า 2 ปี 3 ปี อะไรที่ไม่ค่อยได้ใช้ ก็ลืม หรือถ้าไม่ลืม ก็ลืมเงื่อนไขว่า เอ๊ะ แล้วจะใช้ยังไง

EZY-HR สามารถตอบโจทย์ได้ในส่วนนี้ เพียงพนักงานคลิ๊กเข้าไปที่ Benefit ก็สามารถตรวจสอบประเภทของสวัสดิการที่มีได้ และยังทราบถึงเงื่อนไขการใช้ เอกสารที่ต้องเตรียม วงเงินที่รองรับ ทำให้คำนวณค่าใช้จ่ายส่วนต่างได้เอง ทั้งสะดวก และรวดเร็วกว่าการไปสอบถามกับทาง HR
เมื่อเรายื่นเรื่องขอเบิกค่าสวัสดิการไปแล้ว ยังสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้อีกด้วยว่า ลืมเบิกหรือไม่ หรือว่า เบิกแล้วติดปัญหาอะไรไหม ถูกทำจ่ายแล้วหรือยัง

ทาง HR หรือฝ่ายบัญชี ก็สามารถตรวจสอบได้อย่างรวดเร็วจากเอกสารที่พนักงานแนบมาในคำร้อง และไม่ต้องกลัวเองสารหาย เพราะบ่อยครั้ง เอกสารตัวจริงมักไปติดไปกับกองเอกสารหนาๆ ที่โต๊ะของเรานั่นแหละ

Features

Benefits Dashboard หน้าจอแสดงภาพรวมทั้งหมดของระบบจัดการสวัสดิการ ทั้งการจำแนกประเภทของสวัสดิการว่ามีอะไรบ้าง, การจัดการการยื่นเรื่อง และการคำนวณในกรณีพิเศษต่างๆเช่นสวัสดิการที่ขึ้นกับอายุงาน หรือสวัสดิการเฉพาะกลุ่ม ฯลฯ

นอกเหนือจากนั้น ยังสามารถนำเอาใบรีเควสท์ทั้งหมด นำมาคำนวณเพื่อนำส่งข้อมูลไประบบ Payroll เพื่อออกในสลิปเงินเดือนของพนักงานได้ง่ายๆ

ถ้าสนใจอยากจะใช้ระบบบริหารงานบุคคลสมัยใหม่ ที่จะทำให้งานบริหารคนของคุณกลายเป็นเรื่อง ง่ายๆ สบายๆ ติดต่อเราเพื่อขอทดลองใช้ได้เลย

หลายๆท่านคงรู้ดีอยู่แล้วว่า การทำงานผ่านระบบคลาวด์ดีอย่างไร

ซึ่งเราๆ ท่านๆ เคยใช้งานกันมาไม่มากก็น้อย เช่น การฝากไฟล์ แชร์ไฟล์ผ่านระบบ Dropbox, google cloud , one drive เป็นต้น ทำให้ประหยัดได้ทั้งต้นทุนและเวลาในการส่งผ่านข้อมูลไปยังส่วนงานต่างๆ ที่จำเป็นต้องใช้ข้อมูลร่วมกัน

แล้วระบบคลาวด์ ดีอย่างไรกับฝ่ายบุคคลในการจัดการกับสาขา?

ข้อแรก เราสามารถทราบได้ทันทีว่า พนักงานท่านใดมาทำงานบ้าง ใครขาดงานบ้าง หากเป็นธุรกิจบริการ พนักงานบริการหน้าร้านเป็นเรื่องเร่งด่วนที่จะต้องหาคนมาเติมให้เต็ม เพื่อให้การบริการเป็นไปอย่างราบรื่น
ข้อสอง การลา การขอโอที การขอเอกสารรับรองต่างๆ รวมถึงการเบิกสวัสดิการและอื่น สามารถทำได้อย่างรวดเร็วผ่านระบบออนไลน์ ลดระยะเวลาการส่งใบคำขอไปยังสำนักงานใหญ่ ลดการใช้กระดาษ ลดการสูญหายของเอกสาร และอนุมัติและการเบิกจ่ายต่างๆ เป็นไปได้อย่างรวดเร็ว
ข้อสาม การคิดเงินเดือนค่าจ้าง สามารถรวมรวบข้อมูลของแต่ละสาขาได้อย่างรวดเร็ว แบบเรียลไทม์ ทำให้ไม่ต้องรอเอกสารหรือรายละเอียดที่จำเป็นต้องใช้จากสาขา โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ไฟล์สแกนเข้าออกงานของพนักงาน ที่บางแห่ง ยังต้องใช้คนไปเก็บข้อมูลจากตัวเครื่องในแต่ละสาขา ทำให้สูญเสียเวลาอันมีค่าไป
ข้อสี่ ความเสถียรของระบบมีค่อนข้างสูง ปัจจุบันระบบอินเตอร์เน็ตเป็นการใช้งานด้วยความเร็วสูง ทำให้วางใจได้ว่า การทำงานแทบจะไร้ปัญหา ไร้อุปสรรค

ดังนั้นแล้ว เราลองปรับเปลี่ยนแนวคิดให้ทันโลกยุค 4.0 โดยการมาลองใช้ระบบคลาวด์ในการทำงานเพื่อให้ชีวิตง่ายขึ้นกันดูไหมครับ

เจ้าหน้าที่ payroll คือ ผู้ทำหน้าที่ คำนวณวันทำงาน คิดโอที คิดเบี้ยเลี้ยง หักลา หักสาย รวบรวมคำนวณเป็นเงินเดือนให้กับพนักงาน เหตุการณ์ หรือเรื่องเล่านี้มิได้ต้องการตัดพ้อใครเพียงแต่บอกเหตุที่มาให้เข้าใจ เพื่อการทำงานในองค์กรอย่างราบรื่น และมีความสุข

พนักงาน: แหม…เรื่องแค่นี้ก็บอกกันไม่ได้แค่ถามว่าคนใหม่เงินเดือนเท่าไหร่
Payroll: อันดับแรก Payroll ที่ดีต้องเก็บความลับค่ะ เพราะถ้าคุณรู้ว่าเงินเดือนคนใหม่มากกว่าคุณทำใจได้หรือเปล่า ไม่โกรธเจ้านายจนเสียงานแน่นะ หรือถ้าคนใหม่เงินเดือนน้อยกว่า และถ้าคนใหม่รู้เข้าทิ้งงานหาย ใครจะช่วยทำงาน คิดให้ดีๆ นาาาาาาา

พนักงาน: หักอีกแล้ว หักลา หักสาย หักอยู่นั่นแหละ
Payroll: Payroll ทุกคนทำตามหน้าที่ ไม่ได้โกรธเกลียดใคร เค้าหักคุณก็ไม่ได้หมายความว่าจะเอามาเพิ่มให้ตัวเองได้สักหน่อย แต่ถ้าคำนวณผิดนี่ซิ เป็น Payroll ต้องรอบคอบ คีย์ตัวเลขตก 0 ไปแค่ตัวเดียว คีย์ผิดชีวิตเปลี่ยน TT

พนักงาน: บ่นอยู่เรื่อยบ่นอะไรนักหนาส่งช้านิดช้าหน่อยทำเป็นบ่น
Payroll: ให้ส่ง OT ภายในวันที่ 15 ผ่าง…มากองรวมกันวันที่ 15 แล้วมาก่อนเลิกงาน 15 นาที พนักงานมีเป็นร้อย Payroll อยู่ดึกแค่ไหนใครรู้ลูกผัวรออยู่ที่บ้าน ยาวววววววววไป

พนักงาน: ถามนิดถามหน่อยทำไมไม่ยิ้มแย้มกันบ้าง หน้าบึงหน้าตึง
Payroll: – ได้รู้เงินเดือนพนักงาน ตัวเลขของคนอื่นสูงกว่า จิตตกซิครับ แต่ด้วยจรรยาบรรณก็ต้องทำใจ
– ไม่ค่อยมีเวลาไปพัฒนาอบรมอะไรกับเขา วันๆ ยุ่งอยู่กับตัวเลข แล้วจะเติบโตไปทางไหน
– พอตรวจสอบโอทีก็โดนเพื่อนร่วมงานเขม่น ดีไม่ดีเจอพนักงานแค้นแอบไปปล่อยลมยาง….นั่น

ที่เล่ามาคิดว่าทุกคนคงเจอเหตุการณ์นี้มาบ้าง

ถ้ามีคนใดไม่เคยเจอ หรือ Payroll ไม่มีปัญหาก็ช่วยมาเล่ามาแชร์ให้เพื่อนๆ ฟังบ้างว่าใช้วิธีอะไร ทำไมงานราบรื่นอย่างนี้ ถือว่าช่วยๆ เพื่อนร่วมอาชีพค่ะ

ส่วนแอดมินนั้นขอนำเสนอวิธีการที่ช่วยลดปัญหาการทำงานจากประสบการณ์ที่ผ่านมาทั้งหมด 20 ปี (โปรดอย่าคำนวณอายุ คำนวณแต่เงินเดือนพอแล้ว ^^)

1. อย่างแรกจงภูมิใจกับงานที่ทำ การที่คุณเก็บรักษาความลับให้องค์กรไม่เกิดความวุ่นวาย องค์กรก็อยากรักษาคุณไว้เช่นกัน

2. ใครบอกว่า Payroll ทำเงินเดือนอย่างเดียว คุณดูแลผลประโยชน์ให้พนักงานด้วยนะ เช่น กองทุนเงินทดแทน เงินสะสม การช่วยลดหย่อนภาษี เป็นต้น ให้เพื่อน HR สายอื่นช่วยทำประชาสัมพันธ์ให้พนักงานในองค์กรทราบบ้าง เพื่อสัมพันธภาพที่ดีๆ ก็จะตามมานะจ้ะ
3. การหาเครื่องมือ หรือ ปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน เช่น

การหา โปรแกรมเงินเดือน แบบง่ายๆ มาช่วยลดขั้นตอนการทำงาน
ถ้าองค์กรมีโปรแกรมอยู่แล้ว ลองมองหาโมดูลเล็กๆ ราคาไม่แพงมาเสริม ยกตัวอย่างเช่น OT ออน์ไลน์ทีทำงานแบบ real time นอกจากเร็วแล้วยังลดความผิดพลาดได้อีกด้วย
ปรึกษาผู้รู้ IT ที่บริษัทก็ได้ หรือจะปรึกษา EZY-HR ได้นะคะเรารับปรึกษาฟรี
การหาโซลูชั่นอื่นมาช่วย เช่น Ms. Excel, Google Sheet เป็นต้น

มีเวลาเหลือบ้างก็อย่าลืมพัฒนาตนเอง จะได้เก่งๆ และเติบโตในหน้าการงานต่อไป

4. ส่วนเรื่องจิตตก ลองหางานอดิเรกทำ หรือกิจกรรมที่คุณชื่นชอบ สุดท้ายนึกถึง ลูก พ่อแม่ หรือครอบครัวเอาไว้ เพราะเค้า คือ กำลังใจที่สำคัญของคุณที่จะช่วยให้คุณเดินหน้าต่อไป

EZY-HR เราเข้าใจหัวอก Payroll

องค์กรและพนักงาน ดูเหมือนเป็นคนละสิ่ง แท้ที่จริงแล้วเป็นหนึ่งเดียวกันแยกจากกันไม่ออก สิ่งที่ยืนยันความคิดนี้ เมื่อองค์กรไม่ดี พนักงานในองค์กรนั้นก็ไม่ดี เมื่อพนักงานไม่ดีเป็นที่แน่นอนว่าองค์กรนั้นจะดีไปไม่ได้ ในโลกนี้เราก็ต่างต้องการสิ่งที่ดี ไม่มีทางได้มาแบบไม่ลงทุนไม่มีทางได้มาแบบจับเสือมือเปล่า ไม่เว้นแม้แต่การสร้างองค์กรที่ดี สร้างพนักงานที่ดี

แต่การลงทุนด้วยกำลังเงินแต่เพียงอย่างเดียว ก็ไม่ได้การันตีว่าการสร้างองค์กร การสร้างพนักงานให้รักองค์กร จะราบรื่นเป็นไปได้ด้วยดี มีส่วนประกอบหนึ่งซึ่งถูกมองข้ามมาตลอด นั่นคือกระบวนการการเริ่มงาน หรือรู้จักกันอย่างกว้างขวางว่า Employee Onboarding

คุณลักษณะที่ดีของการจัดการการเริ่มงานของพนักงานใหม่ที่ควรให้ความสำคัญมีจุดสังเกตยังไงบ้าง ดูจาก 10 ลักษณะเหล่านี้

1. พนักงานได้รับการชี้แจง มอบหมายงานตรงตามตำแหน่งที่สมัคร

เพื่อที่ว่าวันหนึ่งจะไม่เกิดเหตุผลในการลาออกว่าต้องทำงานในสิ่งที่ไม่ได้รับการชี้แจง ซึ่งไม่ได้เป็นการทำงานเพิ่มหรือทำงานนอกเหนือหน้าที่ แต่เป็นการที่พนักงานรู้สึกว่า ต้องทำงานในสิ่งที่ไม่ถนัด ไม่ตรงกับความสามารถไม่มีทักษะ

2. พนักงานได้รับการอบรมเกี่ยวกับกฎระเบียบ ข้อบังคับการทำงาน

รวมถึงนโยบายขององค์กร เป็นเรื่องที่จำเป็น แต่เป็นเรื่องที่ถูกมองข้ามอยู่บ่อยครั้ง พนักงานต้องรับทราบสิ่งเหล่านี้เพื่อป้องกัน หลีกเลี่ยงการทำผิดแบบรู้เท่าไม่ถึงการณ์ เนื่องจากแต่ละองค์กร กฎระเบียบ ข้อบังคับการทำงาน นโยบายมีความแตกต่างกันเล็กน้อย ในบางกรณีองค์กรเดิมเป็นเรื่องปกติไม่มีข้อห้าม ในองค์กรใหม่อาจกลายเป็นเรื่องต้องห้าม

3. พนักงานรับทราบถึงวิธีการจ่ายค่าจ้าง วันที่จ่าย

สวัสดิการต่างๆและวิธีการเข้าถึงสวัสดิการนั้น สวัสดิการดีมีอยู่จริงสำหรับพนักงานที่ไม่รู้วิธีเข้าถึง ก็เหมือนเป็นสวัสดิการในฝัน กองทุนสำรองเลี้ยงชีพหักเงินสะสมเท่าไหร่ องค์กรสมทบเท่าไหร่ ประกันสุขภาพกลุ่มวงเงินค่ารักษาเท่าไหร่ ทำไมต้องรู้ ทำไมต้องบอกเพื่อให้พนักงานตระหนักถึงความสำคัญของตัวเอง ในฐานะสมาชิกขององค์กร และยังเป็นโอกาสให้องค์กรสื่อสาร ถึงการดูแลพนักงานไปในคราวเดียวกัน

4. ผังองค์กรเป็นเรื่องสำคัญ เนื่องจากมีความซับซ้อนสำหรับพนักงานใหม่

นอกจากใครเป็นใคร แผนกไหน ดูแลเรื่องไหน และแผนกซึ่งพนักงานสังกัดอยู่ สำคัญกับองค์กรอย่างไร

5. องค์กรเริ่มจากกจุดไหน เติบโตอย่างไร

ประวัติองค์กรสร้างความผูกพันได้ไม่น้อย อีกทั้งยังช่วยในการ align เป้าหมายของพนักงาน ให้ไปยังทิศทางเดียวกับขององค์กรอีกด้วย

6. แนะนำตัวและเดินทัวร์ในคราวเดียว

ไม่ใช่แค่รู้หน้า รู้ห้อง รู้แผนก มากไปกว่านั้นนี่ คือการบอกกล่าวว่าองค์กร มีสมาชิกใหม่เข้ามาและบอกสมาชิกใหม่ว่าคุณคือส่วนหนึ่งขององค์กร เมื่อไหร่ก็ตามที่คุณเกิดปัญหาในการทำงาน ก็จะได้รู้ว่าจะต้องไปที่ไหน

7. องค์กรคือบ้าน ก็ต้องมีพี่เลี้ยง น้องเลี้ยงเพื่อนเลี้ยง

คอยให้คำแนะนำ ปรึกษากับสมาชิกใหม่ ต้องมั่นใจว่า บรรดาผู้เลี้ยงทั้งหลายเป็นคู่หูที่ดี นอกจากนั้นเรายังได้ในเรื่องการเผยแพร่วัฒนธรรมองค์กรให้กระจายไปถึงพนักงานใหม่อีกด้วย

8. วันแรกเป็นอย่างไร

สมาชิกใหม่ควรมีโอกาสสื่อสารโอกาสน้อยที่จะตอบหากถามความคิดเห็นโดยการให้เขียน แบบสอบถามวันแรกควรเป็นแบบสั้นๆ ง่ายๆ เพื่อให้สบายใจในการตอบและง่ายต่อการประเมินสถานการณ์

9. เดือนแรกสมาชิกใหม่เป็นอย่างไร เป็นโอกาสของหัวหน้างานในการพูดคุยถึง

การปรับตัวต่อวัฒนธรรมองค์กร และให้โอกาสมาชิกใหม่ ได้เล่าถึงสิ่งที่พบ แลกเปลี่ยนประสบการณ์ในช่วงเริ่มงานในองค์กรนี้ของแต่ละคน รีเฟล็คชั่นหรือการเปิดใจจะช่วยให้เรารู้ว่าพนักงานใหม่พบกับปัญหาในการปรับตัวอะไรบ้าง

10. ครบเก้าสิบวัน ได้เวลาที่พนักงานใหม่

ต้องได้รับการบอกกล่าวว่า จะได้เป็นสมาชิกเต็มตัว หรือองค์กรต้องใช้เวลามากกว่านี้และสำคัญมากหากพนักงานไม่ได้ไปต่อ บอกกันไปในวันนี้ เพื่อให้พนักงานมีเวลาสามสิบวัน เตรียมตัวในการมองหาองค์กรที่เหมาะกับตัวเองมากกว่านี้

EZY-HR

โปรแกรมฝ่ายบุคคล & โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ที่ใช้ง่ายที่สุด

Category Archives: โปรแกรมเงินเดือน

ตัวช่วย HR ให้งานง่ายขึ้น (ตอนที่ 2)

ตอนที่แล้ว เราได้พูดถึงภาระงานของฝั่ง HR ที่ต้องทำในแต่ละเดือน

ถ้ามีระบบที่มีความสามารถเหล่านี้ได้นะ จะช่วยทำให้งาน HR ง่ายขึ้นมากโดย

ตัวช่วย HR ให้งานง่ายขึ้น