คำถามคือ อะไรคือประโยชน์สูงสุดของการจัดโปรแกรม Employee Onboarding 

คำตอบ…

จะมีกี่คนที่ตอบได้สั้นๆแบบประโยคเดียว หรือตอบออกมาเป็นนิยาม โดยมากแล้วจะตอบเป็นนามธรรม มีกี่คำตอบที่ทำให้เป็นรูปธรรมได้ งานHRไม่มีสูตรสำเร็จในการบริหารจัดการ มีหลักการให้เรียนรู้ให้ปรับใช้ แตกต่างกันไปตามประเภทธุรกิจ ผลิตภัณฑ์ของแต่ละธุรกิจก็ไม่เหมือนกัน แต่สิ่งที่องค์กรต้องการหรือคาดหวังกลับมีความคล้ายคลึงกัน ชื่อเรียกใช้แตกต่างกันไป เป้าหมาย วัตถุประสงค์ ยอด KPI ฯลฯ ในท้ายที่สุด สิ่งที่มีชื่อเรียกแตกต่างกันนี่แหละจะเป็นทั้งโจทย์และคำตอบในตัวเอง

 

ประโยชน์สูงสุด จากการ จัดโปรแกรม Employee Onboarding

ต้องการพนักงานที่รู้จักองค์กรเป็นอย่างดี

ความซับซ้อนขององค์กรมีมากน้อยไม่เท่ากัน การมอบภาพรวมขององค์กรให้พนักงานในช่วงแรกของการทำงาน ขีดจำกัดในการรับรู้ของคนเราก็ไม่เท่ากัน วิธีให้พนักงานเขียนOrganization chartหรือFlow Chartตามความเข้าใจ ก็เป็นการวัดผลสิ่งที่องค์กรพยายามถ่ายทอดให้พนักงานในช่วงแรกได้

ต้องการพนักงานที่รู้จักงานดี ทำงานได้ดี ทำงานมีประสิทธิภาพทำให้เกิดประสิทธิผล
ความชัดเจนขององค์กรในการประกอบธุรกิจขององค์กรมีหรือยัง ถ้าองค์กรให้ความชัดเจนในเรื่องของความต้องการ ความคาดหวังขององค์กรได้ โอกาสสูงมากที่พนักงานจะเปิดพร้อมเรียนรู้ในการที่จะทำงานได้ดี

ต้องการพนักงานที่มีความรักองค์กรอยู่ร่วมงานนานๆ
แสดงให้พนักงานเห็นถึงโอกาสในการก้าวหน้าหรือประโยชน์ของการส่วนหนึ่งในองค์กร ตั้งแต่วันแรกที่เข้ามาอยู่ร่วมองค์กร พนักงานรู้จักรายละเอียดงานของตัวเองคร่าวๆบ้างแล้ว แต่มีใครเคยสงสัยไหมว่า พนักงานรู้ไหมว่างานที่ตัวเองทำ ส่งผลต่อองค์กรในเรื่องใดบ้าง

 

ต้องการพนักงานที่ทำงานเป็นทีม

ใครคือทีมของพนักงานและพนักงานคือทีมของใคร หัวหน้างานและHRต้องแน่ใจว่า พนักงานรู้จักทีมและรู้ว่าในทีมพนักงานมีหน้าที่อะไร ผลดีของการเป็นผู้เล่นที่ดี และผลเสียของการเป็นผู้เล่นที่ไม่เข้าใจเกมของตัวเอง

การผ่านการทดลองงานเป็นทั้งหมดของพนักงานหรือขององค์กร

คำตอบที่ดีไม่มีผิด ไม่มีถูก การผ่านการทดลองงานเป็นเกณฑ์หรือเงื่อนไขในแต่ละองค์กร พนักงานที่ไม่ผ่านทดลองงานในองค์กรไม่ใช่คนล้มเหลว องค์กรเองก็ไม่ใช่องค์กรที่ล้มเหลวที่ทำให้พนักงานไม่ผ่านทดลองงาน การสื่อสารในเรื่องนี้สำคัญมากเพราะทั้งพนักงานและองค์กรต้องไปต่อไม่ว่าจะเกิดอะไรก็ตาม

 

ทั้งหลายเหล่านี้ที่ถามถึงประโยชน์สูงสูด ต้องหาคำตอบก่อนว่า อะไรคือประโยชน์สูงสุด ประโยชน์สูงสุดของใคร

เมื่อไม่มีสูตรสำเร็จของเรื่องนี้ แนวทางที่จะทำให้เกิดประโยชน์สูงสุดก็ควรเป็นของทั้งองค์กรและพนักงาน อย่าลืมว่าในยุคที่เรากำลังอยู่นี้ ถ้าเราทำให้ใครสักคนเห็นคุณค่าในตัวเองเท่าไหร่ เขาก็ยิ่งมองเห็นคุณค่าของสิ่งที่ทำให้เขาเห็นคุณค่าตัวเองเท่านั้น

วันแรกที่พนักงานเดินเข้ามาในองค์กร เหมือนวันแรกที่องค์กรเปิดตัวขึ้น ทุกอย่างใหม่และน่าตื่นตระหนก การให้ความรู้และการรับรู้เป็นทางเดียวที่จะทำให้ทุกอย่างค่อยๆผ่านไปด้วยดี การหาวิธีจัดการการให้ความรู้ การจัดการการเรียนรู้เป็นสิ่งที่ต้องเกิดตามความเหมาะสมขององค์กร

สนใจเรื่องราวเกี่ยวกับการบริหารงานบุคคลสมัยใหม่ สามารถอ่านบทความอื่นได้จากที่นี่ https://www.ezy-hr.com/blog

ร่วมแสดงความคิดเห็นได้ที่เฟสบุ้คเพจของเรา https://www.facebook.com/ezyhr/

EZY-HR โซลูชั่นที่รวมเอาเครื่องมือสำหรับบริหารงานบุคคลสำหรับธุรกิจยุคใหม่ไว้ที่เดียว

Employee Handbook หรือ คู่มือพนักงาน ถือว่าเป็นสิ่งสำคัญที่บริษัทต่างๆ ต้องจัดทำขึ้น ซึ่งข้อดีมีมากมาย ทั้งให้พนักงานเข้าใจเกี่ยวกับองค์กร เข้าใจกฎเกณฑ์ ข้อบังคับการทำงาน ข้อควรปฏิบัติและอื่นๆ ที่บริษัทต้องการให้พนักงานรับทราบ

 

ปัจจุบัน Employee Handbook หรือ คู่มือพนักงาน ของแต่ละบริษัทก็มีความแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับว่าทำอย่างไรให้พนักงานได้รับทราบข้อมูลของบริษัทตนเอง
ในปัจจุบันที่เห็นส่วนใหญ่ หลายบริษัทก็มีการจัดพิมพ์เป็นเล่มและส่งมอบให้พนักงาน และเซ็นต์รับทราบรายละเอียด กฎข้อบังคับการทำงานไปพร้อมๆ กันเลย ซึ่งถ้ามาลองคิดดูแล้วการจัดทำคู่มือก็ใช้งบประมาณค้อนข้างสูงเช่นกัน ยกตัวอย่าง พนักงาน 300 คน คนละเล่ม เลือกแบบรูปเล่มที่ไม่แพงมาก 4 สี น่าจะราคาเล่มละ 100 บาท เป็นเงิน 30,000 บาท บวกกับมีพนักงานเข้า-ออกอีก ดูแล้วค่าใช้จ่ายเยอะไม่ใช่น้อย บางบริษัทลงทุนน้อยก็ถ่ายเอกสารเอา หรืออย่างงายก็ปิดประกาศไปเลย ซึ่งทั้งหมดก็มีเป้าหมายเดียวกัน เพื่อให้พนักงานรับทราบรายละเอียดบริษัท ข้อบังคับการทำงาน บทลงโทษ หรืออื่นๆ แต่พนักงานอ้างว่าไม่ได้อ่าน เมื่อกระทำความผิด เราจะลงโทษเค้าได้อย่างไร

 

Employee Handbook หรือ คู่มือพนักงาน ในยุค 4.0 ยุคที่มีโซเชียล Line, Facebook เราต้องมาทำอย่างนี้กันอยู่อีกหรือ หากต้องการให้พนักงานได้รับทราบกฎระเบียบของบริษัท
จะดีกว่าไหม หากมี Employee Handbook หรือ คู่มือพนักงาน ที่เป็น Applications ให้พนักงานสามารถอ่านที่ไหน เวลาไหน เมื่อไหร่ก็ได้ เพื่อเพิ่มความสะดวกอีกทางหนึ่ง ของการบริหารทรัพยากรบุคคล พร้อมกับลดค่าใช้จ่ายในการผลิตคู่มือให้สำหรับพนักงานในเวลาเดียวกัน อีกทั้ง ยังสามารถทราบได้อีกว่าพนักงานคนไหนอ่านแล้วบ้าง และยังสามารถให้พนักงานกดตกลงเพื่อรับทราบกฎระเบียบข้อบังคับการทำงาน และบทลงโทษ หรือสิ่งต่างๆ ได้อีกด้วย

 
แค่นี้ก็เป็นเรื่องง่ายๆ อีกทางหนึ่ง ที่จะช่วยลดภาระงานด้านบริหารทัพยากรบุคคล แถมยังสามารถรู้ได้อีกด้วยว่าพนักงานคนใดตอบตกลง รับทราบเงื่อนไขของบริษัทได้แล้วบ้าง แค่นี้ก็ช่วยให้งาน HR เบาลงไปเป็นกองแล้ว

 

 

594524

594525

594526

 

 

 

 

 

 

 

 

 


1526369860851

1526369846250

1526369834470

1526369794502

 

happyonboardingemployee

 ในแต่ละองค์กรนั้น

ความสำเร็จของการทำ Onboarding อาจจะแตกต่างกันไป แต่จะวัดได้แบบมองเห็นและยอมรับได้โดยทั่วไปคือการที่พนักงานผ่านการทดลองงานตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ ทุกวันนี้ในหลายองค์กรก็ไม่ได้มีระยะเวลาทดลองงาน แล้วจะวัดกันยังไง พูดให้ง่ายๆคงจะเป็นคุณภาพของงาน ความสุขของพนักงานในการมีตัวตนในองค์กร ในเรื่องของความสำเร็จนี้ก็ไม่สามารถแยกรูปธรรม นามธรรมออกจากกันได้ ฟังดูฟุ้งกระจายเหมือนวิมานในอากาศ แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าจะไม่มีวิธีจัดการ มาตามดูกันสิว่าจะจัดยังไงดี
Orientationก็ผ่านไปแล้ว แต่พนักงานได้อะไรจากการปฐมนิเทศนี้หรือเปล่า เขารู้จัก อาคาร สถานที่ ฝ่าย แผนก ใครทำอะไรที่ไหนยังไง อย่างน้อยเขาก็ควรรู้ว่าเมื่อเขาต้องติดต่องานเขาต้องติดต่อใคร อุปกรณ์สำนักงานที่ใช้เป็นมิตรกันหรือยัง ไม่ใช่เรื่องเล่นๆเลยสำหรับพนักงานใหม่1คนกับการ ผ่านพ้นแต่ละวันในช่วงแห่งการเริ่มงาน หลายคนทะเลาะกับเครื่องถ่ายเอกสารมากกว่าคุยกับเพื่อนร่วมงาน การจัดโปรแกรมที่มีรูปแบบไม่เป็นทางการ ด้วยการสังเกตพูดคุย จะทำให้พนักงานใหม่หัวใจว้าวุ่นน้อยลง(จริงๆ)


Job descriptionใบพรรณนางาน ปรับปรุงแก้ไขให้เข้ากับยุคสมัยหรือไม่ นี่ก็เป็นส่วนสำคัญในงาน ถ้า JD ชัดเจน น่าสนใจ พนักงานใหม่คงเข้าใจบทบาทและหน้าที่ของตัวเองได้ไม่อยาก กลับไปย้อนดูกันหน่อยว่า JD สมัยดึกดำบรรพ์มีอะไรต้องแก้ไขเพิ่มเติมหรือเปล่า อย่าให้พนักงานต้องเอ่ยปากว่า ให้ทำงานไม่ตรงกับ JD พนักงานส่วนใหญ่ไม่ได้รังเกียจที่จะทำงานมากกว่าหรือไม่มีในJD แต่งานในแบบที่พนักงานไม่รู้ว่านี่ต้องทำด้วยเหรอ ทั้งๆที่เป็นงานหลักของเขา แต่ไม่ถูกบรรจุไว้ใน JD ไม่ Happy เพราะมีแต่ความมึน

On the job training ให้เขาได้เรียนรู้การทำงานหลักจากการทำงานจริงหรือยัง หรือมาใหม่ไปเฝ้ากระติกน้ำร้อน ไปถ่ายสำเนาตลอดเวลาเพราะไม่มีใครสอนงาน พนักงานเก่าไม่กล้าสอนเพราะกลัวดูแลสิ่งที่จะเกิดขึ้นไม่ได้ เมื่อไม่มีใครยังไงก็มีเธอ คุณหัวหน้างานต้องรับหน้าที่ไปโดยทันที คนเราเรียนรู้จากการความผิดพลาด คนเราเรียนรู้จากการลงมือทำ ทำแล้วก็ให้เขาบันทึกไว้ว่าเขาได้เรียนรู้อะไรไปบ้าง ถ้าให้ทำอย่างเดียวโดนไม่มีการมารวบรวม ทบทวน สอบทาน พนักงานอาจมีทักษะแต่ไม่ตระหนักรู้ความสามารถ ความสำคัญของตัวเอง การให้เขาได้รับทราบว่าตัวเองทำอะไรได้ และทำได้ดีในระดับไหน เป็นการเปิดโอกาสให้พนักงานพัฒนาความสามารถของตัวเองต่อไป

หลักๆของการจัด Onboarding ก็คงใกล้เคียงกันเกือบๆทุกองค์กร สิ่งที่จะช่วยให้สำเร็จในเชิงของ HRIS ก็คงเป็นการเก็บสถิติ กำหนดการ หัวข้อต่างๆที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน1คน แม้ว่าข้อมูลเหล่านี้สามารถนำไปวิเคราะห์เพื่อต่อยอดการทำงานในส่วนอื่นขององค์กรได้ แต่ต้องใช้เวลามากในการจัดการ

ระบบการจัดการข้อมูลที่ดีช่วยได้มาก ช่วยให้ HR ยุคใหม่ประหยัดเวลาในเรื่องของการดูแลข้อมูลการจัดการงานจุกจิกเหล่านี้ก็เป็นส่วนหนึ่งของการที่จะทำให้การทำ Onboarding สำเร็จได้ เพราะแทนที่จะใช้เวลาไปกับข้อมูล HR หรือหัวหน้างานจะได้ใช้เวลาในการfocusช่วงชีวิตแรกเข้าของพนักงาน

ไม่ระบบจัดการที่ดีที่สุด สำเร็จรูปที่สด ตายตัวเป็นสูตรสำเร็จของการ Onboarding ได้เท่ากับความเอาใจใส่และปรับใช้ให้เข้ากับพนักงานใหม่แต่แบบ

การจัด Program การวางแผน เป็นเพียงส่วนหนึ่งของความสำเร็จ เป็นตัวช่วยและสนับสนุนให้การมีอยู่ของพนักงานใหม่เป็นไปอย่างราบรื่นแต่ก็ไม่ใช่หลักประกันว่าจะเป็นเช่นนั้นตลอดอายุการทำงานของพนักงานคนนั้น

สิ่งที่ดีสุดของการ Onboarding คือการตรวจสอบความก้าวหน้าในแต่ละช่วงของกระบวนการไปพร้อมๆกับการปรับปรุง การใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีในการจัดการข้อมูลที่มีให้เลือกใช้มากมาย สำคัญคือองค์กรต้องไม่หยุดที่จะหาคำตอบเพื่อพัฒนาวิธีสร้างพนักงานใหม่ที่ดี

onboarding แปลว่า

คำว่า Onboard นั้นมีที่มาจากการเรียกเวลาเราขึ้นรถ, ขึ้นเรือ, ขึ้นเครื่องบิน หรือพาหนะอื่นๆ แต่ในปัจจุบันมีการนำเอาคำว่า Onboard นี้มาใช้ในแวดวงธุรกิจ ซึ่งหมายถึงการเริ่มทำงานที่ใหม่อีกด้วย ถ้าหากว่าหลายๆคนเคยมีประสบการณ์ในการเริ่มงานใหม่บ้างแล้ว อาจจะเคยพบว่ามีองค์กรหลายแห่งที่มีการนำเอากระบวนการที่เรียกว่า Onboarding นี้มาใช้ เพื่อช่วยให้พนักงานที่เพิ่งเริ่มงานนั้น ได้มีโอกาสสร้างความคุ้นเคยในที่ทำงานใหม่ ได้ปรับตัวให้เข้ากับสิ่งแวดล้อมใหม่ และพร้อมที่จะเริ่มงานได้อย่างรวดเร็ว นอกเหนือจากนั้นแล้ว พนักงานที่เข้าใหม่ยังจะได้รับโอกาสในการทำความเข้าใจกับลักษณะงานที่รับผิดชอบ, ทักษะที่จำเป็นในการทำงาน, สิ่งแวดล้อมต่างๆ, สายงานบังคับบัญชา อีกทั้งยังจะได้เรียนรู้และปรับตัวให้เข้ากับวัฒนธรรมองค์กรอีกด้วย

ในกระบวนการ Onboarding นั้น หลายๆองค์กรมีการนำเอาเครื่องมือหลายอย่างมาใช้ เช่นการประชุมอย่างเป็นทางการ, การพบปะกับเพื่อนร่วมงานหรือหัวหน้าสายงาน หรือบางครั้งจะเป็นผู้บริหารระดับสูง หรือมีการใช้งานวิดิโอและสิ่งพิมพ์ เพื่อช่วยในการสื่อสารกับพนักงานที่เข้าใหม่ ซึ่งมีผลวิจัยที่แสดงให้เห็นว่ากระบวนการ Onboarding นั้น ถ้าทำได้อย่างมีประสิทธิภาพจะนำไปสู่ผลเชิงบวกสำหรับพนักงานใหม่ ที่จะช่วยสร้างความพึงพอใจในการทำงาน ซึ่งจะนำไปสู่ผลงานดำเนินงานที่ดีขึ้น และลดความเครียดจากการทำงานได้มากขึ้น (Wikipedia)

ซึ่งในปัจจุบันแล้ว เทคโนโลยีสมัยใหม่สามารถที่จะช่วยปรับปรุงกระบวนการ Employee Onboarding ได้อย่างง่ายดายและราบรื่นมากขึ้น ในตอนนหน้าเราจะมาดูกันว่า เทคโนโลยีเช่น Mobile Application, Pulse Survey หรือ Instant Messaging จะสามารถช่วยให้เราปรับปรุงกระบวนการ Onboarding ได้อย่างไร

เมื่อกล่าวว่าการทำ Onboarding เป็นสิ่งสำคัญกับองค์กรและอะไรคือการทำ Employee Onboarding  ล่ะ จะมีเฉพาะ Orientation เหรอ? หรือจะต้องมีการอบรม Onboarding? จริงๆก็ถูกนะ เพราะว่า Orientation และการอบรม เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการ Onboarding แต่ยังไม่ใช่ทั้งหมด

team-1928848_1280

 

การทำ Onboarding เป็นกระบวนการที่อาศัยเวลา

ในระยะแรกของการทำงานใหม่ในองค์กร พนักงานใหม่ในองค์กรใหม่ ตำแหน่งใหม่ในองค์กรเดิม ตำแหน่งเดิมสาขาใหม่ มีอะไรใหม่ก็แลดูคล้ายว่าต้องทำ Onboarding ทั้งนั้น เนื่องจากเป็นเรื่องของการเปลี่ยนแปลงสภาวะของชีวิตพนักงาน สภาวะองค์กร สิ่งที่เกิดขึ้นอยู่เป็นประจำ เมื่อต้องพบกับความเปลี่ยนแปลงในชีวิตคือความหวั่นไหว ความไม่รู้ ความว่างเปล่า ชีวิตคนหนึ่งคนใช้เวลากับการเรียนในสถานศึกษาหลายปี ระหว่างการเรียนนั้นมีช่วงที่ได้พบชีวิตการทำงานสั้นๆในลักษณะการฝึกงาน บางคนไม่มีโอกาสเรียนในระดับที่สูงไปถึงช่วงที่ได้รับการฝึกงาน แต่ต้องมาใช้ชีวิตพนักงานจริงในทันที เรียกได้ว่าเปลี่ยนแปลงจากวัยเรียนไปเป็นวัยทำงานอย่างรวดเร็ว กระบวนการ Onboarding Process ที่ดีนั้น จะสามารถเข้ามาช่วยให้พนักงานใหม่ๆใช้ชีวิตอย่างมีความสุขในวัยทำงาน อีกทั้งยังมีส่วนช่วยให้องค์กรมีพนักงานที่ดี สร้างผลงานดีๆ การ Onboarding ไม่เพียงแต่ช่วยพนักงานใหม่ที่เพิ่งเริ่มทำงาน ยังช่วยพนักงานที่ย้ายมาจากที่ทำงานที่อื่นมาใหม่ที่นี่ด้วย

 

ช่วงเวลาเริ่มต้นของการทำ Onboarding Program คือช่วงเวลาแห่งการเรียนรู้

รู้จักตัวเอง รู้จักกัน รู้จักองค์กร ใคร ทำอะไร ที่ไหน อย่างไร ข้อมูลนี้เป็นข้อมูลที่มีขนาดใหญ่ และต้องอาศัยเวลา ในการถ่ายทอด พนักงานเองก็ต้องใช้เวลาในการจดจำ การทำ Onboarding ในส่วนนี้จะได้ผลเมื่อทำร่วมกับ Company Touring ให้พนักงานจดจำตามสิ่งที่พบ

เมื่อผ่านพ้นช้วงแรกไป พนักงานต้องเข้าทำงานในแผนกหรือฝ่ายตามตำแหน่งของงาน การจัดพี่เลี้ยงและคู่หูที่เหมาะสม จะช่วยพนักงานเรื่องความสัมพันธ์ในองค์กรได้มาก เพราะนอกจากการแล้ว พนักงานมีช่วงพักเพื่อกินข้าว ก็มีบ้างที่มีคนชอบกินข้าวคนเดียว แต่ก็รู้จักทางไปร้านอาหาร โรงอาหาร ร้านขนม ทางลัดจากคนที่ทำงานร่วมกัน เรื่องสับสนที่พนักงานใหม่พบบ่อยคือหมายเลขโทรศัพท์ภายในองค์กร ใครดูแลเรื่องอะไรที่พนักงานต้องติดต่อด้วย ปัญหาในการทำงานที่พนักงานหาทางแก้ ก็มีหัวหน้างานเป็นที่ปรึกษา ให้คำแนะนำ สอนงาน ตรวจงาน

 

ช่วงระหว่างการ Onboarding และพบได้ในช่วงท้ายๆของกระบวนการคือการประเมินผล

การประเมินผลการทำงานเป็นการสื่อสารอย่างเป็นทางการกับพนักงาน เพื่อสรุปภาพรวมของการใช้ชีวิตในสภาวะใหม่ของพนักงาน เพื่อรับฟังสิ่งที่พนักงานพบหรือมีข้อสงสัยที่ไม่สามารถคุยกับคู่หูที่จัดให้ การแนะนำในสิ่งที่พนักงานต้องแก้ไข ปรับปรุง เพิ่มเติม ยังเป็นการบอกระยะเวลาการทำงานที่ผ่านไปในแต่ละช่วงของพนักงานด้วย

 

กระบวนการทำ Employee Onboarding นั้นเป็นสิ่งที่ละเอียดอ่อน

และต้องแข่งกับเวลาที่ผ่านไปอย่างรวดเร็วในฐานะพนักงานใหม่ การ Onboarding ที่ได้ผลนั้นไม่มีสูตรสำเร็จตายตัว ต้องปรับไปตามสภาพองค์กรว่าต้องการผลลัพธ์แบบไหน และต้องปรับให้เข้ากับแนวโน้มของพนักงานตามตำแหน่งหรือละเอียดมากๆ คือการปรับตามความสามารถในการเรีบนรู้ของพนักงานโดยยึดหลักใหญ่ไว้

 

 

สนใจเกี่ยวกับ บทความการพัฒนาองค์กรยุคใหม่ โดยการนำเอาเทคโนโลยีล่าสุดมาใช้
ติดตามเราได้อีกช่องทางหนึ่งได้ที่ เฟสบุ้คเพจโปรแกรมเงินเดือนและบุคคลออนไลน์ EZY-HR

หลายๆคน อาจจะไม่เคยนึกถึงว่าการทำ Employee Onboarding มีความสำคัญกับองค์กรขนาดไหน
บางคนอาจจะนึกว่า การทำ Employee Onboarding นั้นแค่เป็นตัวกำหนดทิศทาง ภาพลักษณ์ เลยไปถึงผลประกอบการขององค์กร จริงเหรอ?

employee onboarding howto

 

การทำ Employee Onboarding นั้นเป็นเหมือนรากฐานอาคาร

ไม่ใช่หน้าตาภายนอกที่มองเห็นได้ในระยะสายตา หลายๆครั้ง ผลจากการทำ Employee Onboarding นั้นอาจจะมองจากภายนอกไม่เห็นเลยด้วยซ้ำ แต่ถ้าสร้างรากฐานไม่ดีพออาคารใหญ่ๆก็ไม่ได้พังครืนในวันเดียว ค่อยๆทรุดตัวลงทีละนิด บางอาคารก็ไม่ถึงกับทรุดตัวลง แต่ต้องคอยซ่อมแซมตรงนั้นตรงนี้ให้จุกจิกรำคาญใจ ก็เหมือนกับการ Employee Onboarding ที่ทำแล้วไม่ได้ผลหรือได้ผลไม่ตรงไม่เท่าเป้าหมายที่วางไว้ ทำให้องค์กรถอยหลังไปเรื่อย จะถอยทีละเยอะ ถอยทีละน้อยก็เป็นการถอยอยู่ดี เสียเวลาในการทำ เสียงบประมาณในการทำและไม่จบแค่นั้น เพราะต้องเสียงบประมาณในการแก้ปัญหาที่เกิดจากความไม่ผูกพัน ไม่เข้าใจหน้าที่ของพนักงาน กระทบตรงไหน กระทบยังไง ทางรูปธรรมก็เป็นมูลค่าของเงินที่ต้องจ่ายรองรับปัญหาที่เกิดขึ้น ทางนามธรรมพนักงานก็ทำงานไปวันๆ เป้าหมายคือเวลาเลิกงาน เวลากลับบ้าน ประโยชน์ต่างๆที่จะได้รับจากองค์กร ส่วนความก้าวหน้าของตัวเอง ความก้าวหน้าขององค์กร  กระจัดกระจายตามพื้น ซ่อนไว้ในลิ้นชัก ซ่อนลึกตนหาไม่เจอและลืมไปในที่สุด นี่เป็นความสำคัญของการไม่ได้มีกระบวนการทำ Employee Onboarding หรือการทำ Employee Onboarding ที่ไม่ได้ผล

ถ้างั้น การทำ Employee Onboarding ที่ได้ผลล่ะ เราจะได้พบกับอะไร มันดีจริงไหม

นั่นเป็นเรื่องที่องค์กร พนักงาน คนทั่วไปๆสงสัยมาก ลองมาคิดตามกันว่า เมื่อตัวเราต้องเริ่มงาน เริ่มทำอะไรใหม่ๆ เริ่มอะไรก็ตามในชีวิต เราจะมีความสุขแค่ไหน เราจะมีความรู้สึกมั่นคงขนาดไหน ถ้าเราไม่มีแม้แต่มโนในสมองว่า สิ่งที่เราต้องทำต้องเริ่มยังไง นี่คือพนักงานใหม่ ส่วนที่มีมโนบ้างแล้วว่าแย่แน่ๆ ต้องมีแต่เรื่องที่เป็นทางการทั้งนั้น น่าเบื่อแน่นอน  หลับดีกว่า นี่คือพนักงานที่มีประสบการณ์การทำงานมาบ้างแล้ว ทำมาสองสามปี ทำมาแบบเก๋าเกมส์ มาทำให้พวกเขาเจอสิ่งที่คาดไม่ถึงจากการทำ Employee Onboarding ที่เรายืนยันว่าสำคัญให้เขาเห็น ในวันที่เขาเห็น การทำ Employee Onboarding ของเราก็ได้ผล ทำแล้วองค์กรจะมีพนักงานที่รักตัวเอง รักเพื่อนร่วมงาน รักองค์กร รักสิ่งแวดล้อม รักความก้าวหน้า สิ่งที่ทำด้วยความรักทำแล้วสุขใจมากกว่าการทำตามหน้าที่ ที่ถูกบังคับ ทำเพราะบทเขียนมาแบบนั้น

 

กระบวนการ Employee Onboarding ที่ดี จะทำให้พนักงานรู้ทิศทางของตัวเองและเข้าใจทิศทางขององค์กร

แล้วยังไง? พนักงานได้รับการเอาใจใส่ที่ชัดเจนกว่าจากการทำ Employee Onboarding จะทำให้พนักงานพวกนั้นจะรู้สึกถึงความสำคัญของตนเองที่มีต่อองค์กร และมองเห็นว่าองค์กรให้ความสำคัญกับวิธีการทำให้พนักงานรู้จักความสามารถของตัวเอง, มีความสุขในชีวิตการทำงาน, มีโอกาสก้าวหน้าในงานที่ทำ ฯลฯ

เมื่อประสพปัญหาก็ได้รับการรับฟัง ได้รับคำแนะนำที่ดี สิ่งที่จะเกิดขึ้นในลำดับต่อมา เ มื่อพนักงานได้รับการดูแลจนแข็งแรง ผลงานที่พนักงานทำออกมาสู่องค์กร ก็เป็นผลผลิตของความแข็งแรง ถ่ายทอดไปยังรุ่นสู่รุ่น ในแบบที่เคยได้รับการดูแล ปัญหาที่เกิดจากความไม่เข้าใจกันระหว่างพนักงานกับพนักงาน หรือพนักงานกับองค์กร ก็จะไม่เกิดขึ้น

บทความที่น่าสนใจ – 10 คุณลักษณะ ของการทำ Employee Onboarding ที่ดี

องค์กรและพนักงาน ดูเหมือนเป็นคนละสิ่ง แท้ที่จริงแล้วเป็นหนึ่งเดียวกันแยกจากกันไม่ออก สิ่งที่ยืนยันความคิดนี้ เมื่อองค์กรไม่ดี พนักงานในองค์กรนั้นก็ไม่ดี เมื่อพนักงานไม่ดีเป็นที่แน่นอนว่าองค์กรนั้นจะดีไปไม่ได้ ในโลกนี้เราก็ต่างต้องการสิ่งที่ดี ไม่มีทางได้มาแบบไม่ลงทุนไม่มีทางได้มาแบบจับเสือมือเปล่า ไม่เว้นแม้แต่การสร้างองค์กรที่ดี สร้างพนักงานที่ดี

แต่การลงทุนด้วยกำลังเงินแต่เพียงอย่างเดียว ก็ไม่ได้การันตีว่าการสร้างองค์กร การสร้างพนักงานให้รักองค์กร จะราบรื่นเป็นไปได้ด้วยดี มีส่วนประกอบหนึ่งซึ่งถูกมองข้ามมาตลอด นั่นคือกระบวนการการเริ่มงาน หรือรู้จักกันอย่างกว้างขวางว่า Employee Onboarding

onboarding

 

คุณลักษณะที่ดีของการจัดการการเริ่มงานของพนักงานใหม่ที่ควรให้ความสำคัญมีจุดสังเกตยังไงบ้าง ดูจาก 10 ลักษณะเหล่านี้

 

1. พนักงานได้รับการชี้แจง มอบหมายงานตรงตามตำแหน่งที่สมัคร

เพื่อที่ว่าวันหนึ่งจะไม่เกิดเหตุผลในการลาออกว่าต้องทำงานในสิ่งที่ไม่ได้รับการชี้แจง ซึ่งไม่ได้เป็นการทำงานเพิ่มหรือทำงานนอกเหนือหน้าที่ แต่เป็นการที่พนักงานรู้สึกว่า ต้องทำงานในสิ่งที่ไม่ถนัด ไม่ตรงกับความสามารถไม่มีทักษะ

 

2. พนักงานได้รับการอบรมเกี่ยวกับกฎระเบียบ ข้อบังคับการทำงาน

รวมถึงนโยบายขององค์กร เป็นเรื่องที่จำเป็น แต่เป็นเรื่องที่ถูกมองข้ามอยู่บ่อยครั้ง พนักงานต้องรับทราบสิ่งเหล่านี้เพื่อป้องกัน หลีกเลี่ยงการทำผิดแบบรู้เท่าไม่ถึงการณ์ เนื่องจากแต่ละองค์กร กฎระเบียบ ข้อบังคับการทำงาน นโยบายมีความแตกต่างกันเล็กน้อย ในบางกรณีองค์กรเดิมเป็นเรื่องปกติไม่มีข้อห้าม ในองค์กรใหม่อาจกลายเป็นเรื่องต้องห้าม

 

3. พนักงานรับทราบถึงวิธีการจ่ายค่าจ้าง วันที่จ่าย

สวัสดิการต่างๆและวิธีการเข้าถึงสวัสดิการนั้น สวัสดิการดีมีอยู่จริงสำหรับพนักงานที่ไม่รู้วิธีเข้าถึง ก็เหมือนเป็นสวัสดิการในฝัน กองทุนสำรองเลี้ยงชีพหักเงินสะสมเท่าไหร่ องค์กรสมทบเท่าไหร่ ประกันสุขภาพกลุ่มวงเงินค่ารักษาเท่าไหร่ ทำไมต้องรู้ ทำไมต้องบอกเพื่อให้พนักงานตระหนักถึงความสำคัญของตัวเอง ในฐานะสมาชิกขององค์กร และยังเป็นโอกาสให้องค์กรสื่อสาร ถึงการดูแลพนักงานไปในคราวเดียวกัน

 

4. ผังองค์กรเป็นเรื่องสำคัญ เนื่องจากมีความซับซ้อนสำหรับพนักงานใหม่

นอกจากใครเป็นใคร แผนกไหน ดูแลเรื่องไหน และแผนกซึ่งพนักงานสังกัดอยู่ สำคัญกับองค์กรอย่างไร

 

5. องค์กรเริ่มจากกจุดไหน เติบโตอย่างไร

ประวัติองค์กรสร้างความผูกพันได้ไม่น้อย อีกทั้งยังช่วยในการ align เป้าหมายของพนักงาน ให้ไปยังทิศทางเดียวกับขององค์กรอีกด้วย

 

6. แนะนำตัวและเดินทัวร์ในคราวเดียว

ไม่ใช่แค่รู้หน้า รู้ห้อง รู้แผนก มากไปกว่านั้นนี่ คือการบอกกล่าวว่าองค์กร มีสมาชิกใหม่เข้ามาและบอกสมาชิกใหม่ว่าคุณคือส่วนหนึ่งขององค์กร เมื่อไหร่ก็ตามที่คุณเกิดปัญหาในการทำงาน ก็จะได้รู้ว่าจะต้องไปที่ไหน

 

7. องค์กรคือบ้าน ก็ต้องมีพี่เลี้ยง น้องเลี้ยงเพื่อนเลี้ยง

คอยให้คำแนะนำ ปรึกษากับสมาชิกใหม่ ต้องมั่นใจว่า บรรดาผู้เลี้ยงทั้งหลายเป็นคู่หูที่ดี นอกจากนั้นเรายังได้ในเรื่องการเผยแพร่วัฒนธรรมองค์กรให้กระจายไปถึงพนักงานใหม่อีกด้วย

 

8. วันแรกเป็นอย่างไร

สมาชิกใหม่ควรมีโอกาสสื่อสารโอกาสน้อยที่จะตอบหากถามความคิดเห็นโดยการให้เขียน แบบสอบถามวันแรกควรเป็นแบบสั้นๆ ง่ายๆ เพื่อให้สบายใจในการตอบและง่ายต่อการประเมินสถานการณ์

 

9. เดือนแรกสมาชิกใหม่เป็นอย่างไร เป็นโอกาสของหัวหน้างานในการพูดคุยถึง

การปรับตัวต่อวัฒนธรรมองค์กร และให้โอกาสมาชิกใหม่ ได้เล่าถึงสิ่งที่พบ แลกเปลี่ยนประสบการณ์ในช่วงเริ่มงานในองค์กรนี้ของแต่ละคน รีเฟล็คชั่นหรือการเปิดใจจะช่วยให้เรารู้ว่าพนักงานใหม่พบกับปัญหาในการปรับตัวอะไรบ้าง

 

10. ครบเก้าสิบวัน ได้เวลาที่พนักงานใหม่

ต้องได้รับการบอกกล่าวว่า จะได้เป็นสมาชิกเต็มตัว หรือองค์กรต้องใช้เวลามากกว่านี้และสำคัญมากหากพนักงานไม่ได้ไปต่อ บอกกันไปในวันนี้ เพื่อให้พนักงานมีเวลาสามสิบวัน เตรียมตัวในการมองหาองค์กรที่เหมาะกับตัวเองมากกว่านี้

สนใจแลกเปลี่ยนเกี่ยวกับเรื่อง Employee Onboarding ในองค์กรยุคใหม่ ติดต่อเราได้ที่นี่ โปรแกรมเงินเดือน EZY-HR