การนำ competency มาเป็นหลักในการสัมภาษณ์ (Competency based interview)

ลักษณะบทสัมภาษณ์

การสัมภาษณ์งานโดยใช้ competencies ของตำแหน่งนั้นๆ มาเป็นกรอบทิศทางในการสัมภาษณ์งาน ดังตัวอย่าง

1

โดยส่วนใหญ่ผู้เขียนจะนำ key competencies มาใช้เป็นแบบคำถามที่ใช้สัมภาษณ์ เพราะหากนำมาตั้งคำถามทั้งหมดคงใช้เวลานานมากเกินไป และหากเป็นด้านอื่นๆ ก็จะใช้วิธีสังเกตุพฤติกรรม เช่น มนุษย์สัมพันธ์ดี ก็สังเกตุว่าเป็นคน สุภาพ ยิ้มแย้ม น่าพูดคุยด้วยไหม เป็นต้น  

ยกตัวอย่าง ด้านการบริหารสำนักงาน เช่น

กรณีนักศึกษาจบใหม่ 

– เคยฝึกงานในตำแหน่งธุรการใช่ไหมครับ ไหนเล่าหน้าที่การทำงานให้ฟังหน่อย

– การเบิกอุปกรณ์มีขั้นตอนอย่างไร

กรณีมีประสบการณ์

– ยกตัวอย่างการบริการสำหรับอาคารสำนักงานที่ต้องใช้บริการมาสัก 4 บริการครับ

– ขั้นตอนการเลือกผู้บริการ (Supplier) มีอะไรบ้าง

 

ยกตัวอย่าง ด้านการประสานงาน เช่น

กรณีนักศึกษาจบใหม่ 

– เวลาไปเที่ยวกับกลุ่มเพื่อนๆ ใครเป็นคนจัดการหาที่เที่ยว หรือติดต่อที่พักครับ

กรณีมีประสบการณ์

– ที่ทำงานเก่าประสานงานกับแผนกไหนยากที่สุดครับ แล้วทำอย่างไรถึงจะดำเนินการได้บรรลุเป้าหมาย

 

ผ่านไปกับอีกหนึ่งเทคนิคการสัมภาษณ์ ยังคงเหลือ Star technique interview ที่จะมาอธิบายให้ฟังในครั้งหน้านะคะ 

 

ขอขอบพระคุณครูอาจารย์ทุกท่าน

 

negative-space-desk-laptop-calendar-plant-matthew-henry-thumb-1

เครื่องมือ และเทคนิคที่ใช้ในการสัมภาษณ์งาน EP.2 

เป็นการแนะนำเครื่องมือ หรือเทคนิคที่ใช้ในการสัมภาษณ์งาน ที่ได้เกริ่นต่อจาก EP.1 หากท่านใดยังไม่ได้อ่านสามารถกลับไปอ่านย้อนหลังก่อนเพื่อความเข้าใจอย่างต่อเนื่องนะคะ ^^

แนะนำแต่ละเครื่องมือ

1. การสัมภาษณ์งานเชิงพฤติกรรม (Behavioral Based Job Interview) คือ เทคนิคการสัมภาษณ์ที่เน้นไปที่พฤติกรรม การกระทำต่างๆ แเละควรเป็นประสบการณ์ที่เคยลงมือทำจริงๆ

ลักษณะบทสัมภาษณ์

ควรตั้งคำถามให้ผู้ถูกสัมภาษณ์ ได้เล่าถึงประสบการณ์ ได้แสดงออกถึง แนวคิด วิธีการแก้ปัญหา และพฤติกรรมที่แสดงออกในสถานการณ์ต่างๆ

ยกตัวอย่าง เช่น

กรณีนักศึกษาจบใหม่

  • เวลาทำงานกลุ่ม เคยมีไม่พอใจเพื่อนบ้างไหม ไม่พอใจเรื่องอะไร แล้วแก้ปัญหาอย่างไร
  • เคยร่วมออกค่ายอาสา หรือกิจกรรมของมหาวิทยาลัยบ้างหรือไม่ ทำหน้าที่อะไร

กรณีมีประสบการณ์

– เคยไม่เห็นด้วยกับหัวหน้างานบ้างไหม แล้วคุณมีวิธี หรือกลยุทธ์อย่างไรให้หัวหน้าเห็นด้วยกันเรา

– ลูกค้าโทรศัพท์เข้ามาตำหนิสินค้า หรือบริการ แต่ไม่ใช่หน่วยงานของคุณ คุณจะดำเนินการอย่างไร 

 

ในเวลาสัมภาษณ์ ผู้สัมภาษณ์ควรรับฟัง พร้อมกับวิเคราะห์แนวคิดในการตอบ เช่น 

หากผู้ถูกสัมภาษณ์ตอบว่า “เคยออกค่ายอาสามาครับ” ผมเป็นหนึ่งในคณะกรรมการรวบรวมข้อมูลโรงเรียนที่ต้องการความช่วยเหลือ และเมื่อไปถึงที่โรงเรียนส่วนใหญ่ผมรับหน้าที่ซ่อมบำรุงครับ 

แต่หากผู้ถูกสัมภาษณ์ “เคยออกค่ายอาสามาครับ” ก็ไปกับกลุ่มเพื่อนๆ แบ่งงานทำตามกลุ่มผู้รับผิดชอบ 

 

**สังเกตุว่าการตอบว่า “เคย” แต่การดำเนินการไม่เหมือนกัน การถามเชิงพฤติกรรมหากอยากให้ได้ผลควรนำคำตอบแรกมาตั้งเป็นคำถามที่สอง เพื่อตรวจสอบพฤติกรรม และแนวโน้มที่จะแสดงออก เช่น 

คำตอบแรก “เคยออกค่ายอาสามาครับ” ก็ไปกับกลุ่มเพื่อนๆ แบ่งงานทำตามกลุ่มผู้รับผิดชอบ

ถามต่อว่า ไปออกค่ายฯ เพราะเพื่อนชวน หรือคุณเป็นฝ่ายชวนเพื่อน และไปออกค่ายบ่อยไหม เป็นต้น

ขอยกยอด Competency based interview และ Star technique interview เป็นครั้งหน้านะคะ เพราะรายละเอียดค่อนข้างเยอะ หากเพื่อนๆ มีข้อสงสัยสามารถฝากคำถามไว้ได้เช่นเคยค่ะ

 

ขอขอบคุณครูอาจารย์ทุกท่าน 

helloquence-5fNmWej4tAA-unsplash

จากที่ผู้เขียนผ่านประสบการณ์ด้านงานสรรหาว่างจ้างมา พบว่า มีการจัดทำแบบประเมินผลการสัมภาษณ์ผู้สมัครงาน แถบทุกองค์กร แต่น้อยนักที่จะพบว่ามีการจัดทำ แบบคำถามที่ใช้สัมภาษณ์ของแต่ตำแหน่งในองค์กร

ปัญหาที่พบเจอในการสัมภาษณ์ผู้สมัคร คือ

– การสัมภาษณ์ที่ไม่ได้เตรียมการล่วงหน้า

– ไม่มีการเตรียมคำถาม แต่ตั้งคำถามตามความรู้สึกของผู้สัมภาษณ์

อาจทำให้การสัมภาษณ์ไม่เป็นระบบ ถามคำถามคนนั้นอย่าง คนนี้อย่าง หรือประเมินได้ไม่ครบถ้วน นำมาซึ่งความสับสนในการตัดสินใจคัดเลือกผู้ที่มีความสามารถจริงเข้ามาร่วมงานกับเรา

หลักการสัมภาษณ์งาน

  1. การสัมภาษณ์ควรเปิดโอกาสให้ผู้สมัครได้พูดมากกว่า คิดเป็นสัดส่วน 70% ของเวลาการสัมภาษณ์เลยทีเดียว เมื่อผู้สัมภาษณ์ถามคำถามออกไปแล้วควรฟังอย่างพินิจพิเคราะห์ พิจารณาคำตอบ พร้อมสังเกตุพฤติกรรม และแววตาของผู้สมัคร ยิงคำถามกลับในเวลาที่เหมาะสม ไม่ควรพูดมากกว่าผู้สมัครจะทำให้การสัมภาษณ์ไม่มีประสิทธิภาพ
  1. การเตรียมคำถาม / แบบคำถามสัมภาษณ์งานภายในองค์กร โดยใช้เทคนิคต่างๆ มาสร้างแบบคำถาม
  1. ทัศนะคติในการสัมภาษณ์งานเป็นเรื่องสำคัญ ผู้สัมภาษณ์ควรทำใจเป็นกลาง อย่าเพิ่งดูคนจากภายนอกแล้วสรุปเองเอ่อไปก่อนจะเกิดอคติ นำไปสู่การสัมภาษณ์ที่ไม่มีประสิทธิภาพเช่นกัน

วิธีการพัฒนาระบบการสรรหาคัดเลือก

1.ให้ความรู้ ความเข้าใจ และทักษะ แด่ผู้สัมภาษณ์งาน

2.ทบทวนขั้นตอนการสมัครงาน โดยใช้ระบบเข้ามาช่วย เช่น

  • การลงประชาสัมพันธ์ตำแหน่งงาน ชี้แจงหน้าที่งาน หรือคุณสมบัติชัดเจนหรือไม่
  • กรอกใบสมัครผ่านระบบ หรือยังต้องไปเขียนใบสมัครที่บริษัท คิดว่าหลายคนก็คงรู้สึกอย่างผู้เขียน คือ มันค่อนข้างใช้เวลา
  • แบบทดสอบความรู้ ทักษะ
  • แบบทดสอบจิตวิทยา เหมาะสมกับองค์กรหรือไม่

3. ออกแบบจัดทำ แบบคำถามที่ใช้สัมภาษณ์ ในองค์กร

ยกตัวอย่างเครื่องมือ และเทคนิคการสัมภาษณ์งาน เช่น

  1. การสัมภาษณ์เชิงพฤติกรรม (Behavioral Based Job Interview)
  2. การนำ competency มาเป็นหลักในการสัมภาษณ์ (Competency based interview)
  3. การสัมภาษณ์ถึงขั้นตอนกระบวนการตามหลัก STAR (Star technique interview)
  4. การสัมภาษณ์ โดยใช้คำถามที่เน้นไปที่การวิเคราะห์สถานการณ์ต่างๆ (Situational Question)
  5. การใช้กรณีศึกษา มาเป็นการสัมภาษณ์ (Case Study)

ใน EP. หน้า ผู้เขียนจะลงรายละเอียดเครื่องมือแต่ละตัวให้ แต่คงไม่ครบทั้งหมดนะคะ และปิด EP. ด้วย การเลือกนำเครื่องมือมาประยุกต์ใช้สร้าง แบบคำถามที่ใช้สัมภาษณ์งาน

ขอขอบคุณครูอาจารย์ทุกท่าน

  1. เทคนิคการสัมภาษณ์ผู้สัมคร เรื่องง่ายๆ ที่มักถูกลืม Prakal’s Blog: HR Knowledge Community
  2. สัมภาษณ์อย่างไรให้ได้คนที่ใช่และไม่โดนหลอก โดย อ.อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา

ก่อนวางแผนอัตรากำลัง……มีการประเมินองค์ประกอบเหล่านี้แล้วหรือยัง?

วางแผนกำลังคน

การประเมินอัตรากำลังซึ่งต้องพิจารณาองค์ประกอบทั้ง 4 ด้าน ได้แก่

  • พิจารณาความสำคัญของงาน
  • พิจารณาความเหมาะสมของโครงสร้างองค์กร
  • พิจารณาความเหมาะสมของทรัพยากร
  • พิจารณาความเหมาะสมของการจัดระดับของตำแหน่ง

 

เมื่อพิจารณาองค์ประกอบเหล่านี้แล้วคงไม่เกินเครื่องมือเหล่านี้

  1. โครงสร้างองค์กรที่ชัดเจน (Organization chart)

วาดภาพหรือวางผังองค์ให้ชัดเจน ซึ่งจะเห็นได้ชัดว่าองค์กรต้องการกี่หน่วยงาน แต่ละหน่วยงานต้องการกำลังคนที่คน (อย่าลืมผนวกข้อมูลเป้าหมายธุรกิจด้วย) เมื่อได้โครงสร้างองค์กรแล้วควรนำมาสรุปเป็นตารางตัวเลขอัตรากำลังที่มีอยู่ลงในแบบฟอร์มจะช่วยให้ HR เห็นชัดเจนมากขึ้น

  1. รายละเอียดงาน (Job Description)

การกำหนดหน้าที่งาน หรือรายละเอียดงานเป็นข้อมูลประกอบทำให้ทราบว่าพนักงานแต่ละ ส่วนงานมีหน้าที่รับผิดชอบงานอะไร ส่วนไหน มีส่วนช่วยคำนวณค่างานว่าควรเพิ่ม ควรโอนย้ายคนไปช่วยส่วนไหน และสุดท้ายคือจำนวนคนที่มีอยู่เกินกว่างานที่มีหรือเปล่า

หากต้องรับเพิ่มก็จะช่วยให้ท่านรู้ว่ารับแล้วเค้าจะมาอยู่ส่วนไหน ทำอะไร มีหน้าที่รับผิดชอบอะไรบ้าง และควรเป็นพนักงานระดับหัวหน้า หรือระดับปฏิบัติการที่ท่านต้องการจริงๆ ซึ่ง JD จะเป็นต้นทางสำหรับการสรรหาที่จะได้คนที่มาทำงาน

  1. ระบบการประเมินผลงาน

การประเมินผลพนักงาน Performance Appraisals หรือ Evaluation (แล้วแต่องค์กรไหนจะเรียกอย่างไร) ซึ่งเครื่องมือที่ใช้ก็มีมากมาย เช่น ประเมินแบบ MBO, PMS, KPI, BSC และระบบประเมินผลงานที่ปัจจุบันกำลังพูดถึง OKR

ไม่ว่าท่านจะใช้แบบประเมินอันไหน มันก็คือเครื่องมือที่ช่วยสร้างกรอบ ทิศทาง การชี้วัด เพื่อนำมาประเมินความเหมาะสมของทรัพยากรบุคคลที่ท่านมีอยู่ในองค์กร

 

ในครั้งหน้าผู้เขียนจะมาแนะนำเทคนิคการวิเคราะห์อัตรากำลัง พร้อมแนะนำวิธีนำไปปรับใช้จากประสบการณ์ที่ผู้เขียนมี และหวังแบ่งปันเพื่อเป็นประโยชน์ต่อผู้อ่านไม่มากก็น้อย

 



Photo by JESHOOTS.com from Pexels

การวางแผนกำลังคน

  1. การวางแผนกำลังคน คืออะไร
  2. ทำไมถึงต้องวางแผนกำลังคน
  3. หลักการ วิธีการวางแผนได้ดีจะต้องดูข้อมูลอะไรประกอบ (การวิเคราะห์ปัจจัยต่างๆ เพื่อการวางแผนอัตรากำลังคน)
  4. ขั้นตอนการจัดทำแผนอัตรากำลัง (Workforce Plan)
  5. ปัญหาของการวางแผนกำลังคน

การวางแผนกําลังคน ในองค์กร

สารจากผู้เขียน

บทความฉบับนี้ผู้เขียนถ่ายทอดจากประสบการณ์การทำงาน HR มากว่า 14 ปี และการศึกษาหาความรู้จากผลงานวิจัยจากสถาบันที่น่าเชื่อถือ ความตั้งใจในการถ่ายทอดโดยใช้ภาษาที่ใกล้ตัว และเข้าใจง่าย และหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะเป็นประโยชน์ต่อผู้อ่านสามารถนำไปต่อยอดในการทำงานสาย HR ในลำดับต่อไป

 

การวางแผนอัตรากำลังคน (Manpower Planning)

 

กุญแจสำคัญในการดำเนินธุรกิจนั้น คือ คุณภาพ ความสามารถของพนักงาน และจำนวนกำลังคนที่เหมาะสมกับงาน หากกำลังคนไม่สอดคล้อง มากไป ก็ค่าใช้จ่ายสูง ปัญหาด้านคนทำงานมาก คนทำงานน้อยจะตามมา น้อยเกินไป งานโหลดส่งผลต่ออารมณ์ ความเครียด และบรรยากาศการทำงาน ที่สำคัญอาจเสียโอกาสทางธุรกิจ เพราะไม่มีกำลังคนเพียงพอต่อการผลิตสินค้า และบริการ

 

การวางแผนอัตรากำลังคน (Manpower Planning) หมายถึง

การคาดการณ์ คาดคะเน หรือการวิเคราะห์ จำนวนความต้องการกำลังคนขององค์กร ประเภทพนักงานที่มีความสามารถเหมาะสมที่จะมาปฎิบัติงานให้พอเพียงกับการเปลี่ยนแปลง การขยายตัว หรือลดขนาดองค์กร เพื่อความเหมาะสมของขนาดองค์กร และเป้าหมายของธุรกิจ

 

การวางแผนอัตรากำลังคนนี้จัดเป็นการวางแผนประเภทหนึ่ง เช่นเดียวกับการวางแผนการผลิต หรือ การวางแผนการตลาด เป็นต้น

 

ทำไมถึงต้องวางแผนกำลังคน

สถานการณ์เปลี่ยนเร็วมาต้อง “เตรียมการล่วงหน้า” ไม่ใช่ “แก้ปัญหาเฉพาะหน้า”

“คน” เป็นทรัพยากรที่มีคุณค่าขององค์กร “ต้องพร้อมเพื่อการแข่งขัน”

วลีจาก การวางแผนกำลังคน ฝ่ายทรัพยากรบุคคล คณะแพทยศาสตร์ศิริราชพยาบาล มหาวิทยาลัยมหิดล

 

คำกล่าวสั้นๆ แต่โดนใจ การวางแผนกำลังคน คือการเตรียมการล่วงหน้า

– เพื่อใช้กำลังคนให้สอดคล้อง เหมาะสมกับงาน ให้เกิดประสิทธิภาพ และความคุ้มค่า

– เตรียมกำลังคนทั้งด้านปริมาณ และด้านคุณภาพ สำหรับการรองรับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นในอนาคต

– เป็นเครื่องมือช่วยตัดสินใจในการบริหารทรัพยากรบุคคล ดังนี้

  1. การวางแผนสรรหา และคัดเลือกบุคลากร เพื่อลด Recruitment Gaps
  2. การพัฒนาบุคลากร (Training and Development)
  3. การวางแผนความก้าวหน้าในสายอาชีพ (Career Development)
  4. การสืบทอดตำแหน่ง / สร้างความต่อเนื่องในการบริหาร (Succession Planning)
  5. การบริหารค่าใช้จ่ายด้านบุคลากร เช่น ค่าตอบแทน สวัสดิการ (Compesation & Benefit )
  6. การตัดสินใจลด หรือเพิ่มกำลังคนด้วยมาตรการต่างๆ (Expansion / Restructuring / Reduction)

 

กล่าวได้ว่าการวางแผนอัตรากำลังคน (Manpower Planning) เป็นต้นน้ำของกระบวน HR เกือบทั้งหมด และในครั้งหน้าผู้เขียนจะมาอธิบายว่า หลักการ วิธีการวางแผนได้ดีจะต้องดูข้อมูลอะไรประกอบ  และนำไปเชื่อมโยงกับการบริหารทรัพยากรบุคคลอย่างไร

 

การวางแผนอัตรากำลังคน (Manpower Planning) ต่อ

หลักการ วิธีการวางแผนได้ดีจะต้องดูข้อมูลอะไรประกอบ (การวิเคราะห์ปัจจัยต่างๆ เพื่อการวางแผนอัตรากำลัง)

 

  1. ต้องศึกษาทำความเข้าใจธุรกิจ เป้าหมาย และทิศทางขององค์กรเป็นอันดับแรก HR ควรเข้าใจแผนธุรกิจขององค์กรเป็นอย่างดี เมื่อเข้าใจแล้วก็จะได้คำตอบว่า

– กำลังคนที่เป็นกำลังหลักของเราคืองานกลุ่มไหน

– เราต้องการกำลังคนที่มีความรู้ ทักษะ ความสามารถในด้านใดบ้างเพื่อที่จะบรรลุเป้าหมายธุรกิจ

 

ยกตัวอย่างเช่น บริษัทขายโปรแกรมสำเร็จรูปเปิดใหม่แห่งหนึ่งมีเป้าหมายต้องการทำให้บริษัทฯ เป็นที่รู้จัก แน่นอนว่า HR ความต้องเตรียมอัตรากำลังด้าน PR,  Mass Communication, Marketing Communication ร่วมถึงภาพรวมการทำสื่อเช่น Creative, Graphic Designer เป็นต้น

 

  1. การวิเคราะห์กำลังคน

 

2.1. ความต้องการกำลังคนเป็นอย่างไร องค์กรจะไปสู่เป้าหมายตรงนั้นได้ จะต้องอาศัยคนที่เป็นแบบไหน เป็นอย่างไร ตำแหน่งใดถือเป็นหลักสำคัญที่จะทำให้เป้าหมายบรรลุ พิจารณาดังนี้

– ลักษณะของพนักงานที่ต้องการ (วัฒนะธรรมองค์กร) ช่วงอายุที่ต้องการ ระดับการศึกษา ทักษะที่ต้องการ

– เทคโนโลยีที่จะต้องนำมาให้ในการทำงานในอนาคต มีผลต่อการทำงานของหน่วยงานใด ในตำแหน่งใด

– แนวโน้มตลาดแรงงาน เช่น ในอนาคนข้างหน้า Gen Z ไม่อยากทำงานประจำแล้ว แต่อยากทำงานอิสระ หรือแรงงานหนุ่มสาวน้อยลงกำลังเข้าสู่สังคมผู้สูงอายุ เป็นต้น

 

2.2. กำลังคนที่ปัจจุบันมีอยู่ นอกจากการนับจำนวนกำลังแล้ว ควรพิจารณาประกอบ ดังนี้

– การวัด หรือการประเมินความรู้ และทักษะในแต่ละระดับ คนของเราเก่งเรื่องอะไร มีจุดแข็งในด้านใด ความสามารถในการทำงาน (Competency) ที่คนของเรามีเป็นอย่างไร

– วิเคราะห์ข้อมูลการลาออก (Turnover) โดยแยกเป็นแต่ละระดับ และกลุ่มงาน วิเคราะห์ช่วงอายุพนักงานที่กำลังเกษียณในแต่ละปี

– ประเมินว่าคนของเรานั้นสามารถพัฒนาได้มากน้อยแค่ไหน มีข้อจำกัดอะไรในการพัฒนา

 

2.3. ขั้นตอนการหาความต่าง (Gap Analysis) คือ การเปรียบเทียบข้อมูลอัตรากำลังที่ควรจะเป็น กับอัตรากำลังคนที่มีอยู่ปัจจุบัน ดังตัวอย่างคร่าวๆ ง่ายๆ เพื่อช่วยเพื่อนๆ วางแผนฯ

 

Marketing 2017 2018 – 2019
P A Gap
MKT Manager 1 1 1 0
MKT Sup. 1 1 0
MKT Communication 1 1 0 1
MKT officer 2 3 2 1

 

หมายเหตุ เนื่องจากองค์กรมีแผนเลื่อนตำแหน่งให้ MKT Com ไปสู่ ระดับ Supervisor

การปิด Gap

น้อยเกินไป ก็ต้องมาดูว่า ขาดในที่ปริมาณคน หรือ ขาดที่ความรู้ทักษะ ขาดตำแหน่งที่สำคัญอะไรบ้าง หากขาดคนก็ต้องหาคนมาเพิ่มมาเสริม HR ก็จะสามารถรู้ได้ว่าต้องหาคนเพิ่มตำแหน่งไหน มีทักษะอย่างไร

มากไป วิเคราะห์ได้ว่า กำลังคนที่อยู่เกินความต้องการ หรือ ทักษะความรู้ที่ไม่จำเป็นต้องใช้อีกต่อไปเนื่องจากทางเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ เป็นต้น กรณีที่กำลังคนเกินความต้องการ วิธีการโอนย้าย หรือการเพิ่มเสริมทักษะความรู้ใกล้เคียงจากเดิมเพื่อตอบสนองรูปแบบธุรกิจใหม่ในอนาคตก็เป็นวิธีหนึ่งในการเตรียมการ

 

ดังที่ผู้เขียนได้ระบุไว้ใน การวางแผนอัตรากำลังคน (Manpower Planning) ตอนต้น การวางแผนอัตรากำลังเปรียบดังต้นน้ำ เป็นเสมือนปัจจัยตั้งต้นของการบริหารงานทรัยยากรบุคคล

 

ขาดในที่ปริมาณคน การวางแผนสรรหา และคัดเลือกบุคลากร เพื่อลด Recruitment Gaps
ขาดที่ความรู้ทักษะ การพัฒนาบุคลากร (Training and Development)
ขาดตำแหน่งที่สำคัญอะไรบ้าง – การวางแผนความก้าวหน้าในสายอาชีพ (Career Development)

– การสืบทอดตำแหน่ง / สร้างความต่อเนื่องในการบริหาร (Succession Planning)

– กำลังคนที่อยู่เกินความต้องการ

– ทักษะความรู้ที่ไม่จำเป็นต้องใช้อีกต่อไปเนื่องจากทางเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ

– การวางแผนโอนย้าย

– การวางแผนความก้าวหน้าในสายอาชีพ (Career Development)

– การตัดสินใจลด หรือเพิ่มกำลังคนด้วยมาตรการต่างๆ (Expansion / Restructuring / Reduction)

 

ขั้นตอนการจัดทำแผนอัตรากำลัง (Workforce Plan)

  1. เตรียมข้อมูลกำลังคนที่มีอยู่ในปัจจุบันในเชิงปริมาณ (มีจำนวนเท่าไหร่ ตำแหน่งใดบ้าง) และคุณภาพ (ทักษะความรู้ที่้ต้องสนองเป้าหมายองค์กรหรือไม่อย่างไร) ผู้อ่านสามารถเข้าไปดูแบบฟอร์มเกี่ยวกับการวางแผนกำลังคนได้ทางอินเตอร์เน็ตแล้วนำมาปรับใช้***
  2. คาดการณ์กำลังคนในอนาคต ในระยะเวลาข้างหน้าที่กำหนดไว้ต้องการบุคคลากรเพิ่มเท่าไหร่ อย่างไรบ้าง ทั้งจำนวนรวม และแยกประเภท ตลอดจนระบุรายละเอียดคุณสมบัติต่างๆ เช่น ความรู้ ความชำนาญ ทักษะ และประสบการณ์
  3.  แผนกำลังคน (Manpower plans) หรือแบบฟอร์มอัตรากำลัง จากการวิเคราะห์คาดการณ์ทั้งหมดแล้ว ให้นำมาระบุจำนวนที่ชัดเจนลงแบบฟอร์มเพื่อคำนวณค่าส่วนต่าง (Gap Analysis)

 

โดยแผนอัตรากำลังนี้จะต้องพิจารณาเรื่องต่างๆ นี้ประกอบด้วย

– เวลา หมายถึง มีเวลาเพียงพอที่จะรอสร้างพนักงานหรือไม่ ถ้าไม่พอก็ต้องเน้นการสรรหาคนใหม่เข้ามามากกว่า ส่วนการพัฒนาก็ให้ทำควบคู่ไป

– ทรัพยากรที่เกี่ยวข้องมีพอหรือไม่ อาทิ เครื่องมือต่างๆ ในการทำงาน เทคโนโลยี โปรแกรม เครื่องจักร สิ่งเหล่านี้มีพร้อมมากน้อยแค่ไหน ยกตัวอย่างเช่น หาคนมาได้แต่ขาดเครื่องมือในการทำงาน ทำให้คนที่เข้ามาไม่สามารถสร้างผลงานได้ ดังนั้น ต้องคุยกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องวางแผนเรื่องการจัดหาทรัพยากรมาให้สอดคล้องกัน

– ความพร้อมของพนักงานเอง พนักงานของเราเองพร้อมเติบโต พัฒนาต่อยอดความรู้ และทักษะใหม่ๆ เพียงใด ยกตัวอย่างเช่น พนักงานรุ่นเก่าตั้งแต่ยุคก่อตั้งบริษัท อาจไม่พร้อมที่จะรับเทคโนโลยีใหม่ๆ หากพิจารณาจุดนี้ HR ก็จะทราบว่าควรลงทุนกับการพัฒนาพนักงานปัจจุบัน หรือควรเลือกรับคนรุ่นใหม่ๆ เข้ามาปฏิบัติงาน

 

ปัญหาของการวางแผนกำลังคน

  1.  นโยบาย เป้าหมาย/วัตถุประสงค์ขององค์การเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว เพื่อตอบสนองการแข่งขันทางธุรกิจ
  2.  เกิดจากผลประโยชน์ส่วนตัว ต้องการนำพรรคพวกตนเองเข้ามาทำงาน ผู้ใหญ่ต้องการฝากคนนั้นคนนี้เข้าทำงานทั้งที่ความสามารถของคนนั้นไม่ได้ตรงกับที่องค์กรต้องการเลย
  3.  การวิเคราะห์ปัจจัยทางการผลิตคลาดเคลื่อน หรือไม่สามารถวิเคราะห์ค่างานได้
  4.  สภาพแวดล้อมขององค์การไม่เอื้ออำนวย เช่น ผู้บริหารยังไม่ให้ความสำคัญกับการวางแผนกำลังคนอย่างจริงจัง หรือ ฝ่ายอื่นๆ ยังไม่เห็นความสำคัญก็ยกให้เป็นหน้าที่ HR ฝ่ายเดียว เป็นต้น

 



ขอขอบคุณ

  • เอกสารประกอบการประชุมเชิงปฏิบัติการเพื่อพัฒนาฐานข้อมูลทรัพยากรที่จำเป็นในการจัดทำแผนความต้องการอัตรากำลังคนด้านสุขภาพ สำนักงาน ก.พ.
  • ประคัลภ์ ปัณฑพลังกูร: Think People Consulting on Prakal’s Blog