Category Archives: Recruitment

HR สมัยใหม่ มองหาพนักงานแบบไหน

ปัจจุบัน เรากำลังเข้าสู่เทคโนโลยี 4.0 ครับ ดังนั้นความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีจึงมีสูงมาก และเป็นการ Global World Wide ซึ่งปฏิเสธไม่ได้ว่า เราไม่ได้มีผลกระทบกับคนทั้งโลกอีกต่อไป ดังนั้นแล้ว พนักงานแบบไหนล่ะ ที่พนักงานมองหาอยู่

ทักษะแรก คงหนีไม่พ้นเรื่องของภาษา : เพราะโลกยุคปัจจุบัน เป็นสังคมออนไลน์ สิ่งที่เราค้นหาบน website จึงมีทั้งภาษาไทย อังกฤษ จีน ฝรั่งเศส ญี่ปุ่น และอื่นๆ อีกมากมาย ซึ่งเราอาจจะต้องติดต่อ ค้นหาข้อมูล หรืออื่นๆ ดังนั้น การเรียนรู้ภาษาที่สอง สาม สี่ จึงเป็นเรื่องสำคัญ และทำให้เรามีโอกาสมากกว่าคนอื่น
ทักษะการเรียนรู้ตลอดชีวิต : คงเคยได้ยินใช่ไหมครับว่าจงทำตัวเป็นน้ำครึ่งแก้วเสมอ เพื่อพร้อมเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ ให้กับชีวิต และพัฒนาตัวเราเองอยู่เสมอ ซึ่งการทำงานก็เป็นไปตามที่ว่ามานี้ สิ่งที่เรารู้ดีอยู่แล้ว อาจจะมีคนอื่นทำได้ดีกว่าเรา เร็วกว่าเรา เชี่ยวชาญกว่าเราก็ได้ และเราควรเรียนรู้จากคนเหล่านั้น เพื่อพัฒนาตัวเราเองและงานให้ดีขึ้น
ทักษะการคิด ตัดสินใจและแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า : การคิดไม่ใช่เพียงแต่คิดได้ แต่ต้องคิดให้เป็นและคิดให้ทันด้วย เพราะบางครั้ง การเจรจาธุรกิจเขาจะไม่บอกเราตรงๆ มันจะมีนัยยะแฝงอยู่เสมอ หากเราคิดไม่ทัน มองไม่ออก อาจเสียโอกาสเหล่านั้นไป และเมื่อคิดได้แล้ว ต้องตอบให้เป็น ตัดสินใจดำเนินการ เหล่านี้ จะช่วยเพิ่มโอกาสประสบความสำเร็จของเราให้มากขึ้น
ทักษะการวิเคราะห์และสังเคราะห์ : เราจำเป็นต้องวิเคราะห์ให้เป็นถึงเนื้องาน ปัญหา สิ่งที่ได้รับมอบหมาย เพื่อให้สามารถทราบถึงสิ่งที่บริษัทต้องการและทำงานได้อย่างถูกต้อง และเมื่อวิเคราะห์ได้แล้ว เราก็ต้องสังเคราะห์ให้ได้ว่า แล้วเราควรทำอย่างไรล่ะ เพื่อให้บรรลุเป้าประสงค์ของการทำงานนั้นๆ วางลำดับขั้นตอน หนึ่ง สอง สาม เพื่อไปให้ถึงจุดหมาย
ทักษะการเข้าสงคม : อาจจะฟังดูแปลกๆ แต่ปัญหานี้ปัจจุบันกำลังเป็นปัญหาใหญ่ มีบ่อยครั้งที่พนักงานเป็นคนเก็บตัว ไม่คบหาสมาคมกับใคร พูดน้อย หรือไม่ก็สุดโต่งไปอีกฝั่งอย่างพวกมั่นใจในตนเอง ไม่ฟังใคร อีโก้สูง สิ่งเหล่านี้ ทำให้ทีมเกิดความแตกแยก ไม่เป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกัน ทำให้เกิดปัญหาในการทำงานบ่อยครั้ง และด้วยสังคม Social ในปัจจุบัน ทำให้คนมักมองโทรศัพท์มากกว่ามองหน้าเพื่อน ดังนั้น จึงควรปรับปรุงตัวเองในเรื่องนี้ด้วย
ทักษะอดทนและขยันทำงาน : อดทนและขยันทำงาน มันก็เรื่องพื้นๆ นี่นา ใช่ครับ มันพื้นๆ แต่นี่เป็นปัญหาใหญ่ที่บริษัทจะเจอในหมู่พนักงานที่เป็นคนรุ่นใหม่ ที่มีความเป็นตัวของตัวเองสูง มั่นใจในตนเอง มีความคิดเป็นของตัวเอง ทำงานได้ไม่เท่าไหร่ ไม่ชอบใจก็ลาออก ไม่ชอบนายจ้าง ไม่ชอบเพื่อนร่วมงาน ก็ลาออก ไม่เข้าใจกระบวนการทำงานแบบบริษัท ทำงานไม่ได้ก็ลาออก เราจึงเห็นคนรุ่นใหม่หันมาเปิดกิจการเป็นของตัวเองมากขึ้น เพราะเขาต้องการเป็นนายของตัวเองด้วยความฝันอันสวยหรู เช่นธุรกิจยอดฮิตอย่างร้านกาแฟ
ทักษะพิเศษ : เช่นความรู้เฉพาะทางที่เรามี ซึ่งเหล่านี้จะทำให้เราได้รับการจ้างที่ง่ายขึ้น เพราะเป็นทักษะที่หายาก ซึ่งจะทำให้ได้รับค่าจ้างที่แพงขึ้นด้วย เช่น ทักษะทางด้านรังสี ทักษะด้านการแพทย์
ยังมีอีกมากครับ ที่จะทำให้เราได้รับการจ้างที่ง่ายขึ้น แต่เหล่านี้ที่ได้กล่าวไปแล้วล้วนเป็นแกนหลักที่สำคัญที่จะทำให้เราได้รับการจ้างงานมากขึ้นครับ

การจ้างงานประเภทต่างๆ กับ ยุทธวิธีหาคนทำงาน

การจ้างงานประจำ คือการทำสัญญาจ้างโดยตรงจากนายจ้าง มีข้อกำหนดและมีค่าตอบแทนระบุชัดเจน แต่ไม่มีการระบุระยะเวลาสิ้นสุด เช่น พนักงานประจำ / ลูกจ้างประจำ

 

การจ้างงานแบบไม่ประจำ คือ การทำสัญญาจ้างโดยตรงจากนายจ้าง มีข้อกำหนดและมีค่าตอบแทนระบุชัดเจน ตามข้อตกลงกับนายจ้างนั้นๆ แต่มีกำหนดระยะเวลาสิ้นสุดไว้อย่างชัดเจน หรือการทำสัญญาจ้างแบบมีกำหนดเวลา เช่น พนักงานชั่วคราว พนักสัญญาจ้าง พนักงานพาร์ทไทม์ เป็นต้น

ปัจจัยที่ทำให้หน่วยงานสรรหาว่าจ้างต้องรีบปรับตัว เพื่อหาคนมาร่วมงานกับองค์กรได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ1

 

อธิบายรายละเอียดการจ้างงานแต่ละแบบ และการเชื่อมโยงยุทธวิธีหาคนทำงาน

การจ้างงานแบบสัญญาจ้างชั่วคราว

– มีระยะเวลาที่จ้างแน่นอน เช่น 3 เดือน 6 เดือน หรือ 1 ปี เป็นต้น

– การจ้างงานลักษณะนี้ พนักงานชั่วคราวได้สิทธิ์เหมือนพนักงานประจำ

– การจ่ายค่าตอบแทนในรูปแบบเงินเดือน 

– ได้รับสิทธิขั้นพื้นฐาน เช่น ค่าจ้างขั้นต่ำ เวลาพัก เวลาทำงาน ค่าทำงานในวันหยุดประจำปีบริษัท ค่าทำงานล่วงเวลา วันหยุดประจำสัปดาห์ วันหยุดพักผ่อนประจำปี สิทธิการลาป่วย พนักงานมีสิทธิได้รับเท่าเทียมกันตามที่กฎหมายกำหนด

การจ้างแบบสัญญาจ้างชั่วคราว ยกตัวอย่างเช่น…..

  • งานโครงการ (Project) เช่น แผนงานวางโครงการสื่อสารองค์กรไว้ 1 ปี แต่กำลังคนด้านกราฟิคที่ต้องการใช้ไม่เพียงพอ
  • งาน Event ที่กำลังจะจัด 3 เดือน 6 เดือน ต้องการกำลังมาเสริม
  • หรือมีพนักงานที่กำลังลาคลอด แต่ทางแผนกต้องการกำลังคน HR ก็สามารถเตรียมหากำลังสำรองเป็นสัญญาจ้างไวั 3 – 4 เดือน เพื่อช่วยสนับสนุนงาน

กรณี 

  1. เมื่อครบอายุสัญญาหากบริษัทไม่มีงานต่อก็จบงานตามสัญญา 
  2. กรณีต้องการต่อสัญญา บริษัทและพนักงานตกลงเห็นตรงกันก็ต่อสัญญาหรือจัดทำสัญญาระบุอายุสัญญาใหม่
  3. กรณีเลิกจ้างหากยังไม่ครบกำหนดตามสัญญา บริษัทต้องจ่ายค่าชดเชยให้กับพนักงานตามกฎหมายแรงงานระบุไว้ หรือก็จ่ายค่าจ้างครบตามอายุสัญญา  

 

การจ้างงานแบบ Part-time

ลักษณะเดียวกับสัญญาจ้างชั่วคราว แต่งาน Part-time เหมาะกับการทำงานเป็นกะ เป็นรายชั่วโมง หรือทำงานเป็นโครงการระยะสั้น 5 วัน 10 วัน 20 วัน เป็นต้น 

– เป็นการจ้างมาช่วยพนักงานประจำ 

– ค่าตอบแทนอาจคิดเป็นชั่วโมง หรือเป็นวัน เช่นชั่วโมงละ 70 บาท วันละ 500 บาท เป็นต้น

– หรือจ้าง 3 วันต่อสัปดาห์ (ในกลุ่มนักศึกษาปี 4 ที่กำลังจบมีวันว่างต่อสัปดาห์เยอะ)

การจ้างงานแบบ Part-time ยกตัวอย่างเช่น….

  • ต้องการพนักงานมาทำสำรวจตลาดจำนวน 15 วัน วันละ 500 บาท
  • ต้องการพนักงานมาช่วยดูแลลูกค้าเฉพาะวันเสาร์ – อาทิตย์
  • ต้องการพนักงานมาคีย์ข้อมูลอาทิตย์ละ 3 วัน 
  • ต้องการพนักงานมาช่วยที่ร้านอาหารในช่วงเวลาเย็นตั้งแต่ 17.00 – 20.00 น. เพราะช่วงนั้นลูกค้าเยอะ

กรณี

  1. จ่ายค่าจ้างเมื่อเสร็จงาน 
  2. จ่ายค่าจ้างตามรอบที่กำหนด เช่น ทุกวันที่ 15 และทุกสิ้นเดือน โดยโอนเข้าบัญชี

 

การจ้างงานแบบรายวันหรือรายชั่วโมง

– ได้รับค่าตอบแทนในวันที่งาน คิดเป็นวัน หรือ จำนวนชั่วโมงที่ทำ

– ได้รับสิทธิขั้นพื้นฐานตามกฎหมายกำหนด

การจ้างงานแบบรายวันหรือรายชั่วโมง ยกตัวอย่างเช่น…..

  • มีความยืดหยุ่นเรื่องของเวลาทำงาน เช่น งานพนักงานขาย หรือบริการลูกค้า ตามสาขาในห้างฯ หรืองานอีเวนท์ต่างๆ ที่มีช่วยช่วง 1 – 2 สัปดาห์ เป็นต้น
  • แนวโน้มใหม่ๆ เช่น การจ้างผู้สูงอายุ หรือผู้เกษียณอายุ เพื่อมาช่วยสนับสนุนการทำงานเป็นการเตรียมรับมือกับสังคมผู้สูงอายุ 

 

การจ้างแบบรับเหมา

– เป็นการรับเหมางานเป็นชิ้นงาน รับจ้างทำงานอย่างใดอย่างหนึ่งตั้งแต่ต้นจนจบ 

– ค่าตอบแทนตามตกลงจากผลงาน ปริมาณงานที่สำเร็จ หรือตามสัดส่วน เป็นต้น

การจ้างงานแบบรับเหมา ยกตัวอย่างเช่น…

  • งานออกแบบระบบสำเร็จรูป เพื่อสนันสนุนงานเฉพาะภายในองค์กร เป็นระบบย่อย ไม่ต้องเสียงบประมาณซื้อระบบใหญ่ที่เสี่ยงต่อค่าใช้จ่ายสูง 
  • งานจ้างเหมาออกแบบหน้า Web Application

 

สรุป

การจ้างงานแบบหลากหลายจะช่วยให้ HR มีโซลูชั่นในการช่วยหาคนมาทำงานได้ตรงตามความต้องการมากขึ้น ไม่ต้องเสียเวลา ไม่เสียงบประมาณโดยเปล่าประโยชน์ ยกตัวอย่างที่แอดเคยหาคนมาช่วยงาน ดังนี้

– หาคนมาทำงานช่วงระหว่างพนักงานฝ่ายบัญชีลาคลอด ก็ลองหาพนักงานสัญญาจ้าง 4 เดือน มาเรียนรู้งาน และช่วยงานฝ่ายฯ ตลอดระยะเวลาพนักงานลาคลอด

– นักศึกษาฝึกงานก็เป็นโซลูชั่นหนึ่งที่ช่วยเสริมกำลังคน เช่น นักศึกษาฝึกงานด้านไฟฟ้ามาควบคุมตรวจงานระบบไฟในงานคอนเสิร์ต

– การหากำลังเสริมมาช่วยในช่วงเวลาเร่งด่วน หรือฤดูกาลที่ขายสินค้าได้ดี เช่น จ้างพนักงาน part time มาช่วยงานในวันเสาร์และอาทิตย์ 

– หรือแม้แต่การจ้างพนักงานในองค์กรทำงานเสริม เช่น บริษัทต้องการ call center (hotline) รับโทร.ช่วงเวลา 18.00 – 20.00 น. ตั้งแต่วันที่ 1 – 30 พฤศจิกายน หลังจากประกาศออกไปก็ได้รับผลตอบรับอย่างดี ช่วงถ่วงเวลาให้เราหาคนมาฟอร์มทีมตามกำหนดการ

– หรือแม้แต่บางองค์กรสมัยนี้มีการจ้างผู้เกษียณอายุมาทำงานช่วงเวลาสั้นๆ วันละ 4 – 6 ชั่วโมง สัปดาห์ละ 3 – 4 วันก็เพิ่มกำลังคนได้เป็นอย่างดี 

– หรือจ้างคณะอาจารย์และนักศึกษารับงานโครงการไปออกแบบให้ผลงานออกมาก็จ่ายตามชิ้นงาน การออกแบบระบบโปรแกรมสำเร็จใช้ในองค์กร

 

แต่การเพิ่มโซลูชั่นการจ้างงานที่หลากหลายก็ต้องมีวิธีการตรวจสอบ วัดผลงานที่ชัดเจนว่าคุ้มค่าตอบแทนหรือไม่ รวบถึงการจ่ายค่าตอบแทนที่ถูกต้องแม่นยำด้วย การหาโปรแกรมสำเร็จรูปมาช่วยควรมีความยืดหยุ่นให้สอดคล้องรองรับกับรูปแบบการจ้างงานในปัจจุบัน อย่างเช่น โปรแกรมเงินเดือน EZY-HR ที่สามารถคำนวณค่าตอบแทนพนักงานรายวันและรายชั่วโมงได้ด้วย https://support.ezy-hr.com/วิธีเพิ่มพนักงานรายวัน/

เครื่องมือ และเทคนิคที่ใช้ในการสัมภาษณ์งาน EP.3 Competency based interview

การนำ competency มาเป็นหลักในการสัมภาษณ์ (Competency based interview)

ลักษณะบทสัมภาษณ์

การสัมภาษณ์งานโดยใช้ competencies ของตำแหน่งนั้นๆ มาเป็นกรอบทิศทางในการสัมภาษณ์งาน ดังตัวอย่าง

1

โดยส่วนใหญ่ผู้เขียนจะนำ key competencies มาใช้เป็นแบบคำถามที่ใช้สัมภาษณ์ เพราะหากนำมาตั้งคำถามทั้งหมดคงใช้เวลานานมากเกินไป และหากเป็นด้านอื่นๆ ก็จะใช้วิธีสังเกตุพฤติกรรม เช่น มนุษย์สัมพันธ์ดี ก็สังเกตุว่าเป็นคน สุภาพ ยิ้มแย้ม น่าพูดคุยด้วยไหม เป็นต้น  

ยกตัวอย่าง ด้านการบริหารสำนักงาน เช่น

กรณีนักศึกษาจบใหม่ 

– เคยฝึกงานในตำแหน่งธุรการใช่ไหมครับ ไหนเล่าหน้าที่การทำงานให้ฟังหน่อย

– การเบิกอุปกรณ์มีขั้นตอนอย่างไร

กรณีมีประสบการณ์

– ยกตัวอย่างการบริการสำหรับอาคารสำนักงานที่ต้องใช้บริการมาสัก 4 บริการครับ

– ขั้นตอนการเลือกผู้บริการ (Supplier) มีอะไรบ้าง

 

ยกตัวอย่าง ด้านการประสานงาน เช่น

กรณีนักศึกษาจบใหม่ 

– เวลาไปเที่ยวกับกลุ่มเพื่อนๆ ใครเป็นคนจัดการหาที่เที่ยว หรือติดต่อที่พักครับ

กรณีมีประสบการณ์

– ที่ทำงานเก่าประสานงานกับแผนกไหนยากที่สุดครับ แล้วทำอย่างไรถึงจะดำเนินการได้บรรลุเป้าหมาย

 

ผ่านไปกับอีกหนึ่งเทคนิคการสัมภาษณ์ ยังคงเหลือ Star technique interview ที่จะมาอธิบายให้ฟังในครั้งหน้านะคะ 

 

ขอขอบพระคุณครูอาจารย์ทุกท่าน

 

เครื่องมือ และเทคนิคที่ใช้ในการสัมภาษณ์งาน EP.2 Behavioral Based Job Interview

negative-space-desk-laptop-calendar-plant-matthew-henry-thumb-1

เครื่องมือ และเทคนิคที่ใช้ในการสัมภาษณ์งาน EP.2 

เป็นการแนะนำเครื่องมือ หรือเทคนิคที่ใช้ในการสัมภาษณ์งาน ที่ได้เกริ่นต่อจาก EP.1 หากท่านใดยังไม่ได้อ่านสามารถกลับไปอ่านย้อนหลังก่อนเพื่อความเข้าใจอย่างต่อเนื่องนะคะ ^^

แนะนำแต่ละเครื่องมือ

1. การสัมภาษณ์งานเชิงพฤติกรรม (Behavioral Based Job Interview) คือ เทคนิคการสัมภาษณ์ที่เน้นไปที่พฤติกรรม การกระทำต่างๆ แเละควรเป็นประสบการณ์ที่เคยลงมือทำจริงๆ

ลักษณะบทสัมภาษณ์

ควรตั้งคำถามให้ผู้ถูกสัมภาษณ์ ได้เล่าถึงประสบการณ์ ได้แสดงออกถึง แนวคิด วิธีการแก้ปัญหา และพฤติกรรมที่แสดงออกในสถานการณ์ต่างๆ

ยกตัวอย่าง เช่น

กรณีนักศึกษาจบใหม่

  • เวลาทำงานกลุ่ม เคยมีไม่พอใจเพื่อนบ้างไหม ไม่พอใจเรื่องอะไร แล้วแก้ปัญหาอย่างไร
  • เคยร่วมออกค่ายอาสา หรือกิจกรรมของมหาวิทยาลัยบ้างหรือไม่ ทำหน้าที่อะไร

กรณีมีประสบการณ์

– เคยไม่เห็นด้วยกับหัวหน้างานบ้างไหม แล้วคุณมีวิธี หรือกลยุทธ์อย่างไรให้หัวหน้าเห็นด้วยกันเรา

– ลูกค้าโทรศัพท์เข้ามาตำหนิสินค้า หรือบริการ แต่ไม่ใช่หน่วยงานของคุณ คุณจะดำเนินการอย่างไร 

 

ในเวลาสัมภาษณ์ ผู้สัมภาษณ์ควรรับฟัง พร้อมกับวิเคราะห์แนวคิดในการตอบ เช่น 

หากผู้ถูกสัมภาษณ์ตอบว่า “เคยออกค่ายอาสามาครับ” ผมเป็นหนึ่งในคณะกรรมการรวบรวมข้อมูลโรงเรียนที่ต้องการความช่วยเหลือ และเมื่อไปถึงที่โรงเรียนส่วนใหญ่ผมรับหน้าที่ซ่อมบำรุงครับ 

แต่หากผู้ถูกสัมภาษณ์ “เคยออกค่ายอาสามาครับ” ก็ไปกับกลุ่มเพื่อนๆ แบ่งงานทำตามกลุ่มผู้รับผิดชอบ 

 

**สังเกตุว่าการตอบว่า “เคย” แต่การดำเนินการไม่เหมือนกัน การถามเชิงพฤติกรรมหากอยากให้ได้ผลควรนำคำตอบแรกมาตั้งเป็นคำถามที่สอง เพื่อตรวจสอบพฤติกรรม และแนวโน้มที่จะแสดงออก เช่น 

คำตอบแรก “เคยออกค่ายอาสามาครับ” ก็ไปกับกลุ่มเพื่อนๆ แบ่งงานทำตามกลุ่มผู้รับผิดชอบ

ถามต่อว่า ไปออกค่ายฯ เพราะเพื่อนชวน หรือคุณเป็นฝ่ายชวนเพื่อน และไปออกค่ายบ่อยไหม เป็นต้น

ขอยกยอด Competency based interview และ Star technique interview เป็นครั้งหน้านะคะ เพราะรายละเอียดค่อนข้างเยอะ หากเพื่อนๆ มีข้อสงสัยสามารถฝากคำถามไว้ได้เช่นเคยค่ะ

 

ขอขอบคุณครูอาจารย์ทุกท่าน 

เครื่องมือ และเทคนิคที่ใช้ในการสัมภาษณ์งาน EP.1

helloquence-5fNmWej4tAA-unsplash

จากที่ผู้เขียนผ่านประสบการณ์ด้านงานสรรหาว่างจ้างมา พบว่า มีการจัดทำแบบประเมินผลการสัมภาษณ์ผู้สมัครงาน แถบทุกองค์กร แต่น้อยนักที่จะพบว่ามีการจัดทำ แบบคำถามที่ใช้สัมภาษณ์ของแต่ตำแหน่งในองค์กร

ปัญหาที่พบเจอในการสัมภาษณ์ผู้สมัคร คือ

– การสัมภาษณ์ที่ไม่ได้เตรียมการล่วงหน้า

– ไม่มีการเตรียมคำถาม แต่ตั้งคำถามตามความรู้สึกของผู้สัมภาษณ์

อาจทำให้การสัมภาษณ์ไม่เป็นระบบ ถามคำถามคนนั้นอย่าง คนนี้อย่าง หรือประเมินได้ไม่ครบถ้วน นำมาซึ่งความสับสนในการตัดสินใจคัดเลือกผู้ที่มีความสามารถจริงเข้ามาร่วมงานกับเรา

หลักการสัมภาษณ์งาน

  1. การสัมภาษณ์ควรเปิดโอกาสให้ผู้สมัครได้พูดมากกว่า คิดเป็นสัดส่วน 70% ของเวลาการสัมภาษณ์เลยทีเดียว เมื่อผู้สัมภาษณ์ถามคำถามออกไปแล้วควรฟังอย่างพินิจพิเคราะห์ พิจารณาคำตอบ พร้อมสังเกตุพฤติกรรม และแววตาของผู้สมัคร ยิงคำถามกลับในเวลาที่เหมาะสม ไม่ควรพูดมากกว่าผู้สมัครจะทำให้การสัมภาษณ์ไม่มีประสิทธิภาพ
  1. การเตรียมคำถาม / แบบคำถามสัมภาษณ์งานภายในองค์กร โดยใช้เทคนิคต่างๆ มาสร้างแบบคำถาม
  1. ทัศนะคติในการสัมภาษณ์งานเป็นเรื่องสำคัญ ผู้สัมภาษณ์ควรทำใจเป็นกลาง อย่าเพิ่งดูคนจากภายนอกแล้วสรุปเองเอ่อไปก่อนจะเกิดอคติ นำไปสู่การสัมภาษณ์ที่ไม่มีประสิทธิภาพเช่นกัน

วิธีการพัฒนาระบบการสรรหาคัดเลือก

1.ให้ความรู้ ความเข้าใจ และทักษะ แด่ผู้สัมภาษณ์งาน

2.ทบทวนขั้นตอนการสมัครงาน โดยใช้ระบบเข้ามาช่วย เช่น

  • การลงประชาสัมพันธ์ตำแหน่งงาน ชี้แจงหน้าที่งาน หรือคุณสมบัติชัดเจนหรือไม่
  • กรอกใบสมัครผ่านระบบ หรือยังต้องไปเขียนใบสมัครที่บริษัท คิดว่าหลายคนก็คงรู้สึกอย่างผู้เขียน คือ มันค่อนข้างใช้เวลา
  • แบบทดสอบความรู้ ทักษะ
  • แบบทดสอบจิตวิทยา เหมาะสมกับองค์กรหรือไม่

3. ออกแบบจัดทำ แบบคำถามที่ใช้สัมภาษณ์ ในองค์กร

ยกตัวอย่างเครื่องมือ และเทคนิคการสัมภาษณ์งาน เช่น

  1. การสัมภาษณ์เชิงพฤติกรรม (Behavioral Based Job Interview)
  2. การนำ competency มาเป็นหลักในการสัมภาษณ์ (Competency based interview)
  3. การสัมภาษณ์ถึงขั้นตอนกระบวนการตามหลัก STAR (Star technique interview)
  4. การสัมภาษณ์ โดยใช้คำถามที่เน้นไปที่การวิเคราะห์สถานการณ์ต่างๆ (Situational Question)
  5. การใช้กรณีศึกษา มาเป็นการสัมภาษณ์ (Case Study)

ใน EP. หน้า ผู้เขียนจะลงรายละเอียดเครื่องมือแต่ละตัวให้ แต่คงไม่ครบทั้งหมดนะคะ และปิด EP. ด้วย การเลือกนำเครื่องมือมาประยุกต์ใช้สร้าง แบบคำถามที่ใช้สัมภาษณ์งาน

ขอขอบคุณครูอาจารย์ทุกท่าน

  1. เทคนิคการสัมภาษณ์ผู้สัมคร เรื่องง่ายๆ ที่มักถูกลืม Prakal’s Blog: HR Knowledge Community
  2. สัมภาษณ์อย่างไรให้ได้คนที่ใช่และไม่โดนหลอก โดย อ.อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา

JD หรือ Job Description ไม่ใช่เรื่องใหม่ แต่เป็นเรื่องสำคัญ

เพื่อนๆ HR หลายๆ คน คงเคยรู้จัก JD (หรือ Job Description) กันเป็นอย่างดีอยู่แล้ว

 

สวัสดีปี 2019 ขอให้ผู้อ่านพบความสุข ความเจริญ ขอให้ร่ำรวยทั้งสุขภาพ ความรัก และมีความสุขมากๆ ค่ะ

หลังจากห่างหายไปการเขียนบล็อกไปพักใหญ่ คิดว่าพี่น้องชาว HR น่าจะเข้าใจหัวอกอย่างเราจะยุ่งๆ ช่วงสิ้นปี ไม่ว่าจะเรื่องประเมิน โบนัส 50 ทวิ ฯลฯ

 

JD คืออะไร

วันนี้เรามาพูดถึง JD (Job Description) หรือขอบเขตหน้าที่และความรับผิดชอบงานตำแหน่งงาน / คำบรรยายลักษณะงาน / ใบพรรณนาหน้าที่งาน ก็แล้วแต่จะเรียก ซึ่งเป็นเครื่องมือพื้นฐานในการบริหารงานทรัพยากรบุคคล

โดยมีปัจจัยเชื่อมโยงในการเขียน JD ประกอบด้วย คือ

– นโยบาย

– วิสัยทัศน์

– เป้าหมาย / กลยุทธ์

– สอดคล้องกับแผนผังโครงสร้างองค์กร (Organization Chart)

 

ใครมีหน้าที่เขียน JD

เรียกว่า HR หลายๆ คนต้องเจอ จะเขียน JD ก็ให้ HR เขียนไปซิครับ หน้าที่ของ HR ไม่ใช่หรอ

จากประสบการณ์ที่พบเจอมาจริงๆ แล้ว HR ควรช่วยร่างให้เพื่อเป็นแนวทางให้กับ ผู้ปฏิบัติงานเขียน ก่อนนำส่งหัวหน้างาน หรือ Line Manager เป็นผู้ตรวจสอบ ยืนยันหน้าที่งานนั้นๆ และมี HR เป็นที่ปรึกษาช่วยปรับปรุงแก้ไขให้เป็นระบบฯ

 

ซึ่ง JD ที่ดี และสามารถนำไปใช้ได้จริงนั้น ควรจะ

  1. เขียน JD โดยนึกถึงผู้ที่ปฏิบัติงานในตำแหน่งนี้  ไม่ใช่ในมุมมองของหัวหน้างาน
  2. เขียนงานที่ทำอยู่จริงในปัจจุบัน ให้กับผู้ที่จะมาทำตำแหน่งนี้อย่างชัดเจน ว่าเขาจะต้องรับผิดชอบอะไร ทำอะไรบ้าง และวัดผลอย่างไร
  3. ใช้คำกระชับ ไม่เยิ่นเย้อ ตรงประเด็น เข้าใจง่าย
  4. การใช้ศัพท์เทคนิค คำย่อ ควรมีวงเล็บคำอธิบายให้ชัดเจน
  5. การเขียน JD ควรเขียนให้ผู้เกี่ยวข้องอ่านแล้วเข้าใจตรงกัน เพื่อนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

 

เรามาดูตัวอย่าง และส่วนประกอบที่มีใน JD ว่าแต่ละส่วนมีความสำคัญอย่างไร

 

ส่วนแรก : หลักๆ อยู่ที่ รหัสเอกสารเป็นตัวบ่งบอก แผนก ส่วนงาน ลำดับ HR-HRD-J01 ใช้จัดเก็บค้นหาเอกสารอย่างเป็นระบบ วันที่บังคับใช้ – ใช้ตรวจสอบเอกสารว่าเป็นฉบับล่าสุด

***HR-HRD-J01 R1 (R1 = เท่ากับการแก้ไขครั้งที่ 1)HR Job Description Document

ส่วนที่ 2: ตัวอย่างประมาณนี้ EZYHR Job Title

ส่วนที่ 3: การเขียนควรกระชับ ง่าย และสามารถเข้าใจตรงกันได้ ใช้เป็นทิศการกำหนดหน้าที่งานด้วยEZYHR JD Job Description Job Purpose

ส่วนที่ 4: ตัวอย่าง JD ควรบอกหน้าที่งานให้ครบถ้วนชัดเจน เพื่อใช้ในการมอบหมายงานแก่พนักงานใหม่ และ สามารถนำไปใช้ในการประเมินค่างานต่อได้

 

  • ความคาดหวังหรือตัวชี้วัด จะช่วยให้พนักงานทราบเป้าหมาย เป็นประโยชน์ต่อการประเมิณผลงานพนักงานอย่างยุติธรรม

EZYHR JD Job Description Key Responsibilitiesส่วนที่ 5: เป็นการทบทวน ความยาก ข้อควรระวัง และยังช่วยในการสัมภาษณ์สรรหาผู้ที่เหมาะกับการทำงานตำแหน่งนี้ได้อีกด้วย EZYHR JD Job Description Major Challenges

ส่วนที่ 6: ระบุคุณสมบัติที่ต้องการ แน่นอนว่าเป็นประโยชน์ต่อการโพสจ๊อบ และสรรหาคนได้ตรงEZYHR JD Job Description Required Qualifications

ส่วนที่ 7: การกำหนดขอบข่ายอำนาจดำเนินการ เป็นตัวช่วยในการนำไปใช้ในการตัดสินใจหลายๆ อย่าง เช่น ว่ากล่าวตักเตือน ลงโทษ พนักงานทำเกินขอบข่าย หรือข้อมูลการตัดสินใจให้ค่าตอบแทนตามความยากง่ายของงานนั้นๆ ด้วยEZYHR JD Job Description FInancial Responsibilites Authorization

ส่วนที่ 8: ส่วนการระบุ Competencies ให้พนักงานเช่นกัน นอกจากช่วยสรรหาคัดเลือกคนที่มีบุคลิกลักษณะ ความสามารถที่ตรงกับความต้องการแล้ว

ยังช่วยในการพัฒนาบุคลากรอีกด้วย เช่น พนักงานเข้าใหม่ควรฝึกความรู้ ด้านความเข้าใจสินค้า กระบวนการผลิตสินค้า และขั้นตอนการให้บริการ ฯลฯ HR ก็สามารถจัดทำแผนการอบรมได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การทำ OJT (On the Job Training) หลักสูตรพนักงานขายที่เข้าใหม่ เป็นต้น

***ซึ่งถ้าอ่านย้อนกลับไปก็จะเห็นได้ว่า competency นั้นถอดออกมาจากหน้าที่งานที่ต้องทำนั่นเองEZYHR JD Job Description Competencies

ส่วนท้าย EZYHR JD Job Description Footer

ขอทบทวนประโยชน์ของ JD สักเล็กน้อย

  • ช่วยในการสรรหา และคัดเลือกคน และใช้ทบทวนก่อนการร้องขอกำลังคนเพิ่ม
  • เป็นเครื่องมือมอบหมายงานให้กับพนักงานใหม่
  • เป็นเครื่องในการวิเคราะห์หาความจำเป็นในการฝึกอบรมของตำแหน่งนั้นๆ
  • สามารถนำไปใช้ในการประเมินค่างาน
  • ใช้ในการประเมิณ/วัดผลงาน
  • ช่วยกำหนด Competency ของตำแหน่งงานนั้นๆ
  • นำไปใช้เป็นเครื่องมือในการทำสำรวจค่าจ้างเงินเดือน ช่วยเปรียบเทียบในการตัดสินใจด้านค่าตอบแทนพนักงาน

 

ปัญหาที่ทุกคนน่าจะรู้อยู่แล้วเกี่ยวกับ JD

  • บางบริษัทยังไม่เคยทำ JD เลย
  • มีเคยทำไว้นานแล้ว และไม่เคย update เลย
  • ทำไว้แต่ไม่ครบ เนื่องจากโอนย้าย หรือเปลี่ยนชื่อตำแหน่งงาน เป็นต้น
  • การทำ JD ซะเลิศเลอแต่ใช้ไม่ได้จริงๆ
  • เขียนหน้าที่งานเหมือนกันหมดตั้งแต่ระดับปฎิบัติการไปถึงผู้จัดการ
  • ทำไว้เพื่อให้ผู้ตรวจสอบ (Audit) ตรวจสอบว่ามี เพราะถูกบังคับจากข้อกำหนดของระบบคุณภาพ
  • ทำแล้วจัดเก็บเข้าไฟล์ ผู้เกี่ยวข้องเข้าถึงยาก

นำเสนอวิธีการแก้ปัญหา

 

เอาจริงๆ ภาระหน้าที่ในการทำ JD ก็หนักหนาพอสมควร เพราะต้องคอย ตรวจติดตาม (Monitor) การทำแต่ละครั้งมีการประสานงานผู้คุย และวิเคราะห์หลายๆ องค์ประกอบ ต้องใช้เวลาพอสมควร ถ้าเราสามารถจัดทำออกแบบ Smart JD ไว้ใช้ในองค์กรได้ก็คงดี เพราะจะทำให้การทบทวนตรวจสอบ และแจ้งเตือน HR ได้

รวดเร็ว ครบถ้วน และช่วยลดขั้นตอนการทำงาน

 

การใช้เครื่องมือ หรือหลักการ (ทฤษฎี) มาเป็นตัวกำหนดทิศทางในการกำหนด หน้าที่ ความรับผิดชอบ ตามลำดับของพนักงานให้ชัดเจน จะช่วยให้เราสามารถเขียนหน้าที่ตามพนักงานตั้งแต่ ระดับปฎิบัติการไปถึงผู้จัดการได้ (ถ้าเขียนอธิบายตรงนี้อีกคงอีก 1 หน้ากระดาษ หากต้องการอธิบายเพิ่มเติมก็ติดต่อขอเทคนิคมาได้ทาง EZY-HR ได้นะคะ)

 

ท้ายสุด แนะนำการนำ JD ไปใช้ในกระบวนการ HR ตั้งแต่ต้นน้ำยังปลายน้ำ ดังนี้

 

***ข้อสำคัญประการแรก สร้างความรู้ ความเข้าใจ การใช้ประโยชน์จาก JD ให้กับทุกคนในองค์กร ก่อนว่ามี impact ต่อตัวพนักงานอย่างไร ใช้แล้วเกิดคุณค่าอย่างไรต่อพนักงาน และองค์กร

EZYHR JD Job Description How to Use



ขอขอบคุณข้อมูลจาก

– คำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) อ.ประคัลภ์ ปัณฑพลังกูร

– ตัวอย่างแบบฟอร์มใบกำหนดหน้าที่ (Job Description Form) จาก ISOTHAI.COM

 

จะวางแผนกำลังคน เริ่มยังไง

ก่อนวางแผนอัตรากำลัง……มีการประเมินองค์ประกอบเหล่านี้แล้วหรือยัง?

วางแผนกำลังคน

การประเมินอัตรากำลังซึ่งต้องพิจารณาองค์ประกอบทั้ง 4 ด้าน ได้แก่

  • พิจารณาความสำคัญของงาน
  • พิจารณาความเหมาะสมของโครงสร้างองค์กร
  • พิจารณาความเหมาะสมของทรัพยากร
  • พิจารณาความเหมาะสมของการจัดระดับของตำแหน่ง

 

เมื่อพิจารณาองค์ประกอบเหล่านี้แล้วคงไม่เกินเครื่องมือเหล่านี้

  1. โครงสร้างองค์กรที่ชัดเจน (Organization chart)

วาดภาพหรือวางผังองค์ให้ชัดเจน ซึ่งจะเห็นได้ชัดว่าองค์กรต้องการกี่หน่วยงาน แต่ละหน่วยงานต้องการกำลังคนที่คน (อย่าลืมผนวกข้อมูลเป้าหมายธุรกิจด้วย) เมื่อได้โครงสร้างองค์กรแล้วควรนำมาสรุปเป็นตารางตัวเลขอัตรากำลังที่มีอยู่ลงในแบบฟอร์มจะช่วยให้ HR เห็นชัดเจนมากขึ้น

  1. รายละเอียดงาน (Job Description)

การกำหนดหน้าที่งาน หรือรายละเอียดงานเป็นข้อมูลประกอบทำให้ทราบว่าพนักงานแต่ละ ส่วนงานมีหน้าที่รับผิดชอบงานอะไร ส่วนไหน มีส่วนช่วยคำนวณค่างานว่าควรเพิ่ม ควรโอนย้ายคนไปช่วยส่วนไหน และสุดท้ายคือจำนวนคนที่มีอยู่เกินกว่างานที่มีหรือเปล่า

หากต้องรับเพิ่มก็จะช่วยให้ท่านรู้ว่ารับแล้วเค้าจะมาอยู่ส่วนไหน ทำอะไร มีหน้าที่รับผิดชอบอะไรบ้าง และควรเป็นพนักงานระดับหัวหน้า หรือระดับปฏิบัติการที่ท่านต้องการจริงๆ ซึ่ง JD จะเป็นต้นทางสำหรับการสรรหาที่จะได้คนที่มาทำงาน

  1. ระบบการประเมินผลงาน

การประเมินผลพนักงาน Performance Appraisals หรือ Evaluation (แล้วแต่องค์กรไหนจะเรียกอย่างไร) ซึ่งเครื่องมือที่ใช้ก็มีมากมาย เช่น ประเมินแบบ MBO, PMS, KPI, BSC และระบบประเมินผลงานที่ปัจจุบันกำลังพูดถึง OKR

ไม่ว่าท่านจะใช้แบบประเมินอันไหน มันก็คือเครื่องมือที่ช่วยสร้างกรอบ ทิศทาง การชี้วัด เพื่อนำมาประเมินความเหมาะสมของทรัพยากรบุคคลที่ท่านมีอยู่ในองค์กร

 

ในครั้งหน้าผู้เขียนจะมาแนะนำเทคนิคการวิเคราะห์อัตรากำลัง พร้อมแนะนำวิธีนำไปปรับใช้จากประสบการณ์ที่ผู้เขียนมี และหวังแบ่งปันเพื่อเป็นประโยชน์ต่อผู้อ่านไม่มากก็น้อย

 



Photo by JESHOOTS.com from Pexels

การวางแผนกำลังคน การสรรหา และการคัดเลือกทรัพยากรมนุษย์

การวางแผนกำลังคน

  1. การวางแผนกำลังคน คืออะไร
  2. ทำไมถึงต้องวางแผนกำลังคน
  3. หลักการ วิธีการวางแผนได้ดีจะต้องดูข้อมูลอะไรประกอบ (การวิเคราะห์ปัจจัยต่างๆ เพื่อการวางแผนอัตรากำลังคน)
  4. ขั้นตอนการจัดทำแผนอัตรากำลัง (Workforce Plan)
  5. ปัญหาของการวางแผนกำลังคน

การวางแผนกําลังคน ในองค์กร

สารจากผู้เขียน

บทความฉบับนี้ผู้เขียนถ่ายทอดจากประสบการณ์การทำงาน HR มากว่า 14 ปี และการศึกษาหาความรู้จากผลงานวิจัยจากสถาบันที่น่าเชื่อถือ ความตั้งใจในการถ่ายทอดโดยใช้ภาษาที่ใกล้ตัว และเข้าใจง่าย และหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะเป็นประโยชน์ต่อผู้อ่านสามารถนำไปต่อยอดในการทำงานสาย HR ในลำดับต่อไป

 

การวางแผนอัตรากำลังคน (Manpower Planning)

 

กุญแจสำคัญในการดำเนินธุรกิจนั้น คือ คุณภาพ ความสามารถของพนักงาน และจำนวนกำลังคนที่เหมาะสมกับงาน หากกำลังคนไม่สอดคล้อง มากไป ก็ค่าใช้จ่ายสูง ปัญหาด้านคนทำงานมาก คนทำงานน้อยจะตามมา น้อยเกินไป งานโหลดส่งผลต่ออารมณ์ ความเครียด และบรรยากาศการทำงาน ที่สำคัญอาจเสียโอกาสทางธุรกิจ เพราะไม่มีกำลังคนเพียงพอต่อการผลิตสินค้า และบริการ

 

การวางแผนอัตรากำลังคน (Manpower Planning) หมายถึง

การคาดการณ์ คาดคะเน หรือการวิเคราะห์ จำนวนความต้องการกำลังคนขององค์กร ประเภทพนักงานที่มีความสามารถเหมาะสมที่จะมาปฎิบัติงานให้พอเพียงกับการเปลี่ยนแปลง การขยายตัว หรือลดขนาดองค์กร เพื่อความเหมาะสมของขนาดองค์กร และเป้าหมายของธุรกิจ

 

การวางแผนอัตรากำลังคนนี้จัดเป็นการวางแผนประเภทหนึ่ง เช่นเดียวกับการวางแผนการผลิต หรือ การวางแผนการตลาด เป็นต้น

 

ทำไมถึงต้องวางแผนกำลังคน

สถานการณ์เปลี่ยนเร็วมาต้อง “เตรียมการล่วงหน้า” ไม่ใช่ “แก้ปัญหาเฉพาะหน้า”

“คน” เป็นทรัพยากรที่มีคุณค่าขององค์กร “ต้องพร้อมเพื่อการแข่งขัน”

วลีจาก การวางแผนกำลังคน ฝ่ายทรัพยากรบุคคล คณะแพทยศาสตร์ศิริราชพยาบาล มหาวิทยาลัยมหิดล

 

คำกล่าวสั้นๆ แต่โดนใจ การวางแผนกำลังคน คือการเตรียมการล่วงหน้า

– เพื่อใช้กำลังคนให้สอดคล้อง เหมาะสมกับงาน ให้เกิดประสิทธิภาพ และความคุ้มค่า

– เตรียมกำลังคนทั้งด้านปริมาณ และด้านคุณภาพ สำหรับการรองรับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นในอนาคต

– เป็นเครื่องมือช่วยตัดสินใจในการบริหารทรัพยากรบุคคล ดังนี้

  1. การวางแผนสรรหา และคัดเลือกบุคลากร เพื่อลด Recruitment Gaps
  2. การพัฒนาบุคลากร (Training and Development)
  3. การวางแผนความก้าวหน้าในสายอาชีพ (Career Development)
  4. การสืบทอดตำแหน่ง / สร้างความต่อเนื่องในการบริหาร (Succession Planning)
  5. การบริหารค่าใช้จ่ายด้านบุคลากร เช่น ค่าตอบแทน สวัสดิการ (Compesation & Benefit )
  6. การตัดสินใจลด หรือเพิ่มกำลังคนด้วยมาตรการต่างๆ (Expansion / Restructuring / Reduction)

 

กล่าวได้ว่าการวางแผนอัตรากำลังคน (Manpower Planning) เป็นต้นน้ำของกระบวน HR เกือบทั้งหมด และในครั้งหน้าผู้เขียนจะมาอธิบายว่า หลักการ วิธีการวางแผนได้ดีจะต้องดูข้อมูลอะไรประกอบ  และนำไปเชื่อมโยงกับการบริหารทรัพยากรบุคคลอย่างไร

 

การวางแผนอัตรากำลังคน (Manpower Planning) ต่อ

หลักการ วิธีการวางแผนได้ดีจะต้องดูข้อมูลอะไรประกอบ (การวิเคราะห์ปัจจัยต่างๆ เพื่อการวางแผนอัตรากำลัง)

 

  1. ต้องศึกษาทำความเข้าใจธุรกิจ เป้าหมาย และทิศทางขององค์กรเป็นอันดับแรก HR ควรเข้าใจแผนธุรกิจขององค์กรเป็นอย่างดี เมื่อเข้าใจแล้วก็จะได้คำตอบว่า

– กำลังคนที่เป็นกำลังหลักของเราคืองานกลุ่มไหน

– เราต้องการกำลังคนที่มีความรู้ ทักษะ ความสามารถในด้านใดบ้างเพื่อที่จะบรรลุเป้าหมายธุรกิจ

 

ยกตัวอย่างเช่น บริษัทขายโปรแกรมสำเร็จรูปเปิดใหม่แห่งหนึ่งมีเป้าหมายต้องการทำให้บริษัทฯ เป็นที่รู้จัก แน่นอนว่า HR ความต้องเตรียมอัตรากำลังด้าน PR,  Mass Communication, Marketing Communication ร่วมถึงภาพรวมการทำสื่อเช่น Creative, Graphic Designer เป็นต้น

 

  1. การวิเคราะห์กำลังคน

 

2.1. ความต้องการกำลังคนเป็นอย่างไร องค์กรจะไปสู่เป้าหมายตรงนั้นได้ จะต้องอาศัยคนที่เป็นแบบไหน เป็นอย่างไร ตำแหน่งใดถือเป็นหลักสำคัญที่จะทำให้เป้าหมายบรรลุ พิจารณาดังนี้

– ลักษณะของพนักงานที่ต้องการ (วัฒนะธรรมองค์กร) ช่วงอายุที่ต้องการ ระดับการศึกษา ทักษะที่ต้องการ

– เทคโนโลยีที่จะต้องนำมาให้ในการทำงานในอนาคต มีผลต่อการทำงานของหน่วยงานใด ในตำแหน่งใด

– แนวโน้มตลาดแรงงาน เช่น ในอนาคนข้างหน้า Gen Z ไม่อยากทำงานประจำแล้ว แต่อยากทำงานอิสระ หรือแรงงานหนุ่มสาวน้อยลงกำลังเข้าสู่สังคมผู้สูงอายุ เป็นต้น

 

2.2. กำลังคนที่ปัจจุบันมีอยู่ นอกจากการนับจำนวนกำลังแล้ว ควรพิจารณาประกอบ ดังนี้

– การวัด หรือการประเมินความรู้ และทักษะในแต่ละระดับ คนของเราเก่งเรื่องอะไร มีจุดแข็งในด้านใด ความสามารถในการทำงาน (Competency) ที่คนของเรามีเป็นอย่างไร

– วิเคราะห์ข้อมูลการลาออก (Turnover) โดยแยกเป็นแต่ละระดับ และกลุ่มงาน วิเคราะห์ช่วงอายุพนักงานที่กำลังเกษียณในแต่ละปี

– ประเมินว่าคนของเรานั้นสามารถพัฒนาได้มากน้อยแค่ไหน มีข้อจำกัดอะไรในการพัฒนา

 

2.3. ขั้นตอนการหาความต่าง (Gap Analysis) คือ การเปรียบเทียบข้อมูลอัตรากำลังที่ควรจะเป็น กับอัตรากำลังคนที่มีอยู่ปัจจุบัน ดังตัวอย่างคร่าวๆ ง่ายๆ เพื่อช่วยเพื่อนๆ วางแผนฯ

 

Marketing 2017 2018 – 2019
P A Gap
MKT Manager 1 1 1 0
MKT Sup. 1 1 0
MKT Communication 1 1 0 1
MKT officer 2 3 2 1

 

หมายเหตุ เนื่องจากองค์กรมีแผนเลื่อนตำแหน่งให้ MKT Com ไปสู่ ระดับ Supervisor

การปิด Gap

– น้อยเกินไป ก็ต้องมาดูว่า ขาดในที่ปริมาณคน หรือ ขาดที่ความรู้ทักษะ ขาดตำแหน่งที่สำคัญอะไรบ้าง หากขาดคนก็ต้องหาคนมาเพิ่มมาเสริม HR ก็จะสามารถรู้ได้ว่าต้องหาคนเพิ่มตำแหน่งไหน มีทักษะอย่างไร

– มากไป วิเคราะห์ได้ว่า กำลังคนที่อยู่เกินความต้องการ หรือ ทักษะความรู้ที่ไม่จำเป็นต้องใช้อีกต่อไปเนื่องจากทางเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ เป็นต้น กรณีที่กำลังคนเกินความต้องการ วิธีการโอนย้าย หรือการเพิ่มเสริมทักษะความรู้ใกล้เคียงจากเดิมเพื่อตอบสนองรูปแบบธุรกิจใหม่ในอนาคตก็เป็นวิธีหนึ่งในการเตรียมการ

 

ดังที่ผู้เขียนได้ระบุไว้ใน การวางแผนอัตรากำลังคน (Manpower Planning) ตอนต้น การวางแผนอัตรากำลังเปรียบดังต้นน้ำ เป็นเสมือนปัจจัยตั้งต้นของการบริหารงานทรัยยากรบุคคล

 

ขาดในที่ปริมาณคน การวางแผนสรรหา และคัดเลือกบุคลากร เพื่อลด Recruitment Gaps
ขาดที่ความรู้ทักษะ การพัฒนาบุคลากร (Training and Development)
ขาดตำแหน่งที่สำคัญอะไรบ้าง – การวางแผนความก้าวหน้าในสายอาชีพ (Career Development)

– การสืบทอดตำแหน่ง / สร้างความต่อเนื่องในการบริหาร (Succession Planning)
– กำลังคนที่อยู่เกินความต้องการ

– ทักษะความรู้ที่ไม่จำเป็นต้องใช้อีกต่อไปเนื่องจากทางเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ

 – การวางแผนโอนย้าย

– การวางแผนความก้าวหน้าในสายอาชีพ (Career Development)

– การตัดสินใจลด หรือเพิ่มกำลังคนด้วยมาตรการต่างๆ (Expansion / Restructuring / Reduction)

 

ขั้นตอนการจัดทำแผนอัตรากำลัง (Workforce Plan)

  1. เตรียมข้อมูลกำลังคนที่มีอยู่ในปัจจุบันในเชิงปริมาณ (มีจำนวนเท่าไหร่ ตำแหน่งใดบ้าง) และคุณภาพ (ทักษะความรู้ที่้ต้องสนองเป้าหมายองค์กรหรือไม่อย่างไร) ผู้อ่านสามารถเข้าไปดูแบบฟอร์มเกี่ยวกับการวางแผนกำลังคนได้ทางอินเตอร์เน็ตแล้วนำมาปรับใช้***
  2. คาดการณ์กำลังคนในอนาคต ในระยะเวลาข้างหน้าที่กำหนดไว้ต้องการบุคคลากรเพิ่มเท่าไหร่ อย่างไรบ้าง ทั้งจำนวนรวม และแยกประเภท ตลอดจนระบุรายละเอียดคุณสมบัติต่างๆ เช่น ความรู้ ความชำนาญ ทักษะ และประสบการณ์
  3.  แผนกำลังคน (Manpower plans) หรือแบบฟอร์มอัตรากำลัง จากการวิเคราะห์คาดการณ์ทั้งหมดแล้ว ให้นำมาระบุจำนวนที่ชัดเจนลงแบบฟอร์มเพื่อคำนวณค่าส่วนต่าง (Gap Analysis)

 

โดยแผนอัตรากำลังนี้จะต้องพิจารณาเรื่องต่างๆ นี้ประกอบด้วย

– เวลา หมายถึง มีเวลาเพียงพอที่จะรอสร้างพนักงานหรือไม่ ถ้าไม่พอก็ต้องเน้นการสรรหาคนใหม่เข้ามามากกว่า ส่วนการพัฒนาก็ให้ทำควบคู่ไป

– ทรัพยากรที่เกี่ยวข้องมีพอหรือไม่ อาทิ เครื่องมือต่างๆ ในการทำงาน เทคโนโลยี โปรแกรม เครื่องจักร สิ่งเหล่านี้มีพร้อมมากน้อยแค่ไหน ยกตัวอย่างเช่น หาคนมาได้แต่ขาดเครื่องมือในการทำงาน ทำให้คนที่เข้ามาไม่สามารถสร้างผลงานได้ ดังนั้น ต้องคุยกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องวางแผนเรื่องการจัดหาทรัพยากรมาให้สอดคล้องกัน

– ความพร้อมของพนักงานเอง พนักงานของเราเองพร้อมเติบโต พัฒนาต่อยอดความรู้ และทักษะใหม่ๆ เพียงใด ยกตัวอย่างเช่น พนักงานรุ่นเก่าตั้งแต่ยุคก่อตั้งบริษัท อาจไม่พร้อมที่จะรับเทคโนโลยีใหม่ๆ หากพิจารณาจุดนี้ HR ก็จะทราบว่าควรลงทุนกับการพัฒนาพนักงานปัจจุบัน หรือควรเลือกรับคนรุ่นใหม่ๆ เข้ามาปฏิบัติงาน

 

ปัญหาของการวางแผนกำลังคน

  1.  นโยบาย เป้าหมาย/วัตถุประสงค์ขององค์การเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว เพื่อตอบสนองการแข่งขันทางธุรกิจ
  2.  เกิดจากผลประโยชน์ส่วนตัว ต้องการนำพรรคพวกตนเองเข้ามาทำงาน ผู้ใหญ่ต้องการฝากคนนั้นคนนี้เข้าทำงานทั้งที่ความสามารถของคนนั้นไม่ได้ตรงกับที่องค์กรต้องการเลย
  3.  การวิเคราะห์ปัจจัยทางการผลิตคลาดเคลื่อน หรือไม่สามารถวิเคราะห์ค่างานได้
  4.  สภาพแวดล้อมขององค์การไม่เอื้ออำนวย เช่น ผู้บริหารยังไม่ให้ความสำคัญกับการวางแผนกำลังคนอย่างจริงจัง หรือ ฝ่ายอื่นๆ ยังไม่เห็นความสำคัญก็ยกให้เป็นหน้าที่ HR ฝ่ายเดียว เป็นต้น

 



ขอขอบคุณ

  • เอกสารประกอบการประชุมเชิงปฏิบัติการเพื่อพัฒนาฐานข้อมูลทรัพยากรที่จำเป็นในการจัดทำแผนความต้องการอัตรากำลังคนด้านสุขภาพ สำนักงาน ก.พ.
  • ประคัลภ์ ปัณฑพลังกูร: Think People Consulting on Prakal’s Blog