I look my best when I'm totally free, on holiday, walking on the beach.

เมื่ออาทิตย์ที่แล้วมีโอกาสได้ไปเดินงานมหกรรมหนังสือที่เมืองทองธานี ได้หนังสือดีๆ มาหลายเล่ม หนึ่งในนั้นคือ หนังสือปรัชญาการทำงาน และการดำเนินชีวิตของ ดร.เทียม โชควัฒนา ผู้ก่อตั้งและวางรากฐานกิจการในเครือสหพัฒน์

 

“ความรู้เหมือนดาบยิ่งใช้ยิ่งคม”

ผู้ใดมีความรู้และนำเอาความรู้ของตนมาใช้และถ่ายทอดให้ผู้อื่น

ผู้นั้นจะยิ่งเกิดความชำนาญและเป็นการเพิ่มคุณค่าแห่งความรู้นั้นด้วย

เปรียบเสมือนดาบที่ถูกนำมาใช้ประโยชน์ และได้รับการเอาใจใส่ดูแล

ให้คงไว้ซึ่งความคม…ตลอดเวลา

 

เมื่อเห็นบทนี้แอดจึงนึกถึงเรื่อง ปิรามิดการเรียนรู้ (Learning Pyramid) ที่ถูกพัฒนาต่อยอดมาจากทฤษฎีของ Edgar Dale (1969)

 

ปิรามิดการเรียนรู้ (Learning Pyramid) คือ วิธีการเรียนรู้แต่ละวิธีได้รับประสิทธิภาพแต่ต่างกัน

ปิรามิดการเรียนรู้

  • Lecture การเรียนรู้แบบนั่งเรียน ฟังบรรยาย พบว่าผลที่ได้รับ 5% การเรียนแบบนี้มันสามารถถูกลืมในที่สุด หรือคุณไม่สามารถจดจำได้ทั้งหมด
  • Reading การอ่าน พบว่าผลที่ได้รับอยู่ประมาณ 10% มันทำให้คุณรู้ และเข้าใจตอนที่อ่าน แต่อย่างไรก็ตามถ้าไม่ทบทวนมันก็ไม่ต่อเนื่อง ลืมไปในที่สุด
  • Audio and Visual การเรียนรู้โดยการฟัง ดูวิดีทัศน์ การฟังเสียง ดูรูปภาพ หรือวีดีโอ ได้ผลมากขึ้นประมาณ 20% 
  • Demonstration การเรียนรู้โดยแสดงตัวอย่าง การสาธิตให้ดู ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพถึง 30% 
  • Discussion การเรียนรู้ด้วยการพูดคุย แบ่งปันความคิดเห็น ได้ผลมาถึง 50% เลยทีเดียว เช่นการเรียนเป็นกลุ่มมีการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นในกลุ่ม
  • Practice doing การเรียนรู้แบบลงมือปฏิบัติ ทำจริง ทดลองทำ ได้ผลมาถึง 75% เกิดจากลองทำและได้เจอปัญหา เข้าใจขั้นตอนลงมือทำ เช่น การทดลองทำอาหาร เป็นต้น
  • Teach other การสอนผู้อื่น หลังจากที่ได้เรียนรู้ด้วยวิธีต่างๆ สามารถรวบรวม ประมวลความรู้ จัดทำบทเรียน หรือบทสรุปเพื่อถ่ายทอดให้ผู้อื่น การเรียนรู้ เช่นนี้ คุณได้ถึง 90% ซึ่งยากที่คุณจะลืม

 

ความรู้เหมือนดาบยิ่งใช้ยิ่งคม คำสอนนี้คมจริง การสอน การถ่ายทอด การแบ่งปันความรู้นั้นต้องทำการบ้านอย่างหนัก ผู้สอนต้องอ่านมากขึ้น ศึกษาข้อมูลมากขึ้น นำมารวบรวมให้เป็นหัวข้อ หาวิธีถ่ายทอดให้ผู้รับฟังเข้าใจ 

ผู้สอนเองก็จะได้ประโยชน์จากการแบ่งปันมากขึ้น ได้ความรู้ความชำนาญมากขึ้น ได้การแลกเปลี่ยนในมุมมองอื่นๆ มากขึ้น มีการต่อยอดจากการเรียนเปลี่ยนเรียนรู้ซึ่งกันและกัน 

 

ยังไม่จบแค่นี้ค่ะ…สไตล์ของบทความ EZY-HR 

ยกตัวอย่างลองหาวิธีพัฒนาทักษะความรู้พนักงานจากปิรามิด หากเรามีโครงการสนับสนุนให้พนักงานเป็น “วิทยากร” ในส่วนที่ตนชำนาญ มาลองคิดชื่อโครงการกัน เช่น 

โครงการ “Tutor Tume ติวเตอร์ ติวมี”

โครงการ “Knowledge Sharing แบ่งปันความรู้” 

โครงการ “Learn Ploen เรียนเพลิน” 

 

วัตถุประสงค์ 

สนับสนุนให้พนักงานในองค์กรแบ่งปันความรู้ความชำนาญที่ตนมีอยู่ให้กับเพื่อนร่วมงานภายในองค์กร 

 

ขั้นตอน

  1. เชิญชวนพนักงานเริ่มต้นจากกลุ่มเล็กๆ 15 – 30 คน ที่มีความสามารถ เช่น 
  • คนที่มีการต้อนรับลูกค้าโดดเด่นลูกค้าชมทุกคน 
  • พนักงานที่มีทักษะ Excel ทำงานได้รวดเร็ว สรุปรายงานได้ดี
  • พนักงานที่แต่งหน้าสวย หน้ามอง
  • พนักงานที่ถ่ายรูปเก่ง ถ่ายแล้วภาพชวนมอง เข้าใจสิ่งที่ต้องการสื่อ
  • มีความสามารถทางกราฟฟิค Adobe Illustrator, Photoshop หรือโปรแกรมสำเร็จรูปอื่นๆ

*อย่าจำกัดเลยค่ะ เปิดกว้างทางการเรียนรู้ ทุกอย่างมีประโยชน์ต่อการทำงานทั้งสิ้นหากรู้จักประยุกต์ใช้

*จัดคลาสที่พนักงานอยากเรียนสลับกับคลาสที่จำเป็นต้องเรียน

 

  1. พัฒนาพนักงานที่อาสาเป็นวิทยากร โดยเข้าเรียนหลักสูตร “Train The Trainner” และการเขียนหลักสูตรเตรียมการเรียนการสอน

 

  1. สนับสนุนให้มีการจัดอบรมหลักสูตรสั้นๆ 3 ชั่วโมง กับกลุ่มเล็กๆ ก่อน 10 – 12 คน

 

  1. เสนอกลยุทธ์หรือแรงจูงใจให้เกิดมีการเรียนการสอน 
  • การให้ค่าตอบแทนการจัดทำหลักสูตรให้กับพนักงานผู้สอน คิดเป็นชั่วโมงต่อครั้งค่ะ (เชื่อเถอะว่าเมื่อคำนวณออกมาแล้วเป็นงบประมาณที่ไม่แพงเลย เมื่อเปรียบเทียบกับการจ้างวิทยากรภายนอก) 
  • จัดพื้นที่ให้พนักงานได้แสดงความสามารถ
  • มีการสนับสนุนการจัดอบรมด้วยการทำประชาสัมพันธ์ เป็นพี่เลี้ยงช่วยดูแลตลอดหลักสูตร
  • เปิดหลักสูตรที่พนักงานอยากเรียนก่อน แอดเคยจัดหลักสูตรการแต่งหน้า โห..เต็มตั้งแต่วันแรกที่เปิดลงชื่อ
  • อย่างที่เคยบอกค่ะ เปิดกว้าง ลองรับฟังเสียงพนักงาน สอนในสิ่งที่พนักงานอยากเรียน เมื่อเกิดความรู้ความเข้าใจ ต่อไปเราเปิดหลักสูตร หรือโครงการอะไรก็จะได้รับความร่วมมือ

 

แอดมิดเขียนเสมอว่า เครื่องมือที่ดี คือ เครื่องมือที่คนใช้ ท่านสามารถนำทฤษฎีต้นแบบมาประยุกต์ใช้ หรือการผสมผสานเครื่องมือเครื่องใช้ให้เข้ากับองค์กร และพนักงานในองค์กร เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด

 

ขอขอบคุณข้อมูลจาก
1. หนังสือปรัชญาการทำงานและการดำเนินชีวิต ของ ดร.เทียม โชควัฒนา
2. ปิรามิดแห่งการเรียนรู้ (The Learning Pyramid) เรียนยังไงให้ได้ผลมากที่สุด https://www.myquestionth.com/question/8709

 

เพื่อนๆ HR หลายๆ คน คงเคยรู้จัก JD (หรือ Job Description) กันเป็นอย่างดีอยู่แล้ว

 

สวัสดีปี 2019 ขอให้ผู้อ่านพบความสุข ความเจริญ ขอให้ร่ำรวยทั้งสุขภาพ ความรัก และมีความสุขมากๆ ค่ะ

หลังจากห่างหายไปการเขียนบล็อกไปพักใหญ่ คิดว่าพี่น้องชาว HR น่าจะเข้าใจหัวอกอย่างเราจะยุ่งๆ ช่วงสิ้นปี ไม่ว่าจะเรื่องประเมิน โบนัส 50 ทวิ ฯลฯ

 

JD คืออะไร

วันนี้เรามาพูดถึง JD (Job Description) หรือขอบเขตหน้าที่และความรับผิดชอบงานตำแหน่งงาน / คำบรรยายลักษณะงาน / ใบพรรณนาหน้าที่งาน ก็แล้วแต่จะเรียก ซึ่งเป็นเครื่องมือพื้นฐานในการบริหารงานทรัพยากรบุคคล

โดยมีปัจจัยเชื่อมโยงในการเขียน JD ประกอบด้วย คือ

– นโยบาย

– วิสัยทัศน์

– เป้าหมาย / กลยุทธ์

– สอดคล้องกับแผนผังโครงสร้างองค์กร (Organization Chart)

 

ใครมีหน้าที่เขียน JD

เรียกว่า HR หลายๆ คนต้องเจอ จะเขียน JD ก็ให้ HR เขียนไปซิครับ หน้าที่ของ HR ไม่ใช่หรอ

จากประสบการณ์ที่พบเจอมาจริงๆ แล้ว HR ควรช่วยร่างให้เพื่อเป็นแนวทางให้กับ ผู้ปฏิบัติงานเขียน ก่อนนำส่งหัวหน้างาน หรือ Line Manager เป็นผู้ตรวจสอบ ยืนยันหน้าที่งานนั้นๆ และมี HR เป็นที่ปรึกษาช่วยปรับปรุงแก้ไขให้เป็นระบบฯ

 

ซึ่ง JD ที่ดี และสามารถนำไปใช้ได้จริงนั้น ควรจะ

  1. เขียน JD โดยนึกถึงผู้ที่ปฏิบัติงานในตำแหน่งนี้  ไม่ใช่ในมุมมองของหัวหน้างาน
  2. เขียนงานที่ทำอยู่จริงในปัจจุบัน ให้กับผู้ที่จะมาทำตำแหน่งนี้อย่างชัดเจน ว่าเขาจะต้องรับผิดชอบอะไร ทำอะไรบ้าง และวัดผลอย่างไร
  3. ใช้คำกระชับ ไม่เยิ่นเย้อ ตรงประเด็น เข้าใจง่าย
  4. การใช้ศัพท์เทคนิค คำย่อ ควรมีวงเล็บคำอธิบายให้ชัดเจน
  5. การเขียน JD ควรเขียนให้ผู้เกี่ยวข้องอ่านแล้วเข้าใจตรงกัน เพื่อนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

 

เรามาดูตัวอย่าง และส่วนประกอบที่มีใน JD ว่าแต่ละส่วนมีความสำคัญอย่างไร

 

ส่วนแรก : หลักๆ อยู่ที่ รหัสเอกสารเป็นตัวบ่งบอก แผนก ส่วนงาน ลำดับ HR-HRD-J01 ใช้จัดเก็บค้นหาเอกสารอย่างเป็นระบบ วันที่บังคับใช้ – ใช้ตรวจสอบเอกสารว่าเป็นฉบับล่าสุด

***HR-HRD-J01 R1 (R1 = เท่ากับการแก้ไขครั้งที่ 1)HR Job Description Document

ส่วนที่ 2: ตัวอย่างประมาณนี้ EZYHR Job Title

ส่วนที่ 3: การเขียนควรกระชับ ง่าย และสามารถเข้าใจตรงกันได้ ใช้เป็นทิศการกำหนดหน้าที่งานด้วยEZYHR JD Job Description Job Purpose

ส่วนที่ 4: ตัวอย่าง JD ควรบอกหน้าที่งานให้ครบถ้วนชัดเจน เพื่อใช้ในการมอบหมายงานแก่พนักงานใหม่ และ สามารถนำไปใช้ในการประเมินค่างานต่อได้

 

  • ความคาดหวังหรือตัวชี้วัด จะช่วยให้พนักงานทราบเป้าหมาย เป็นประโยชน์ต่อการประเมิณผลงานพนักงานอย่างยุติธรรม

EZYHR JD Job Description Key Responsibilitiesส่วนที่ 5: เป็นการทบทวน ความยาก ข้อควรระวัง และยังช่วยในการสัมภาษณ์สรรหาผู้ที่เหมาะกับการทำงานตำแหน่งนี้ได้อีกด้วย EZYHR JD Job Description Major Challenges

ส่วนที่ 6: ระบุคุณสมบัติที่ต้องการ แน่นอนว่าเป็นประโยชน์ต่อการโพสจ๊อบ และสรรหาคนได้ตรงEZYHR JD Job Description Required Qualifications

ส่วนที่ 7: การกำหนดขอบข่ายอำนาจดำเนินการ เป็นตัวช่วยในการนำไปใช้ในการตัดสินใจหลายๆ อย่าง เช่น ว่ากล่าวตักเตือน ลงโทษ พนักงานทำเกินขอบข่าย หรือข้อมูลการตัดสินใจให้ค่าตอบแทนตามความยากง่ายของงานนั้นๆ ด้วยEZYHR JD Job Description FInancial Responsibilites Authorization

ส่วนที่ 8: ส่วนการระบุ Competencies ให้พนักงานเช่นกัน นอกจากช่วยสรรหาคัดเลือกคนที่มีบุคลิกลักษณะ ความสามารถที่ตรงกับความต้องการแล้ว

ยังช่วยในการพัฒนาบุคลากรอีกด้วย เช่น พนักงานเข้าใหม่ควรฝึกความรู้ ด้านความเข้าใจสินค้า กระบวนการผลิตสินค้า และขั้นตอนการให้บริการ ฯลฯ HR ก็สามารถจัดทำแผนการอบรมได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การทำ OJT (On the Job Training) หลักสูตรพนักงานขายที่เข้าใหม่ เป็นต้น

***ซึ่งถ้าอ่านย้อนกลับไปก็จะเห็นได้ว่า competency นั้นถอดออกมาจากหน้าที่งานที่ต้องทำนั่นเองEZYHR JD Job Description Competencies

ส่วนท้าย EZYHR JD Job Description Footer

ขอทบทวนประโยชน์ของ JD สักเล็กน้อย

  • ช่วยในการสรรหา และคัดเลือกคน และใช้ทบทวนก่อนการร้องขอกำลังคนเพิ่ม
  • เป็นเครื่องมือมอบหมายงานให้กับพนักงานใหม่
  • เป็นเครื่องในการวิเคราะห์หาความจำเป็นในการฝึกอบรมของตำแหน่งนั้นๆ
  • สามารถนำไปใช้ในการประเมินค่างาน
  • ใช้ในการประเมิณ/วัดผลงาน
  • ช่วยกำหนด Competency ของตำแหน่งงานนั้นๆ
  • นำไปใช้เป็นเครื่องมือในการทำสำรวจค่าจ้างเงินเดือน ช่วยเปรียบเทียบในการตัดสินใจด้านค่าตอบแทนพนักงาน

 

ปัญหาที่ทุกคนน่าจะรู้อยู่แล้วเกี่ยวกับ JD

  • บางบริษัทยังไม่เคยทำ JD เลย
  • มีเคยทำไว้นานแล้ว และไม่เคย update เลย
  • ทำไว้แต่ไม่ครบ เนื่องจากโอนย้าย หรือเปลี่ยนชื่อตำแหน่งงาน เป็นต้น
  • การทำ JD ซะเลิศเลอแต่ใช้ไม่ได้จริงๆ
  • เขียนหน้าที่งานเหมือนกันหมดตั้งแต่ระดับปฎิบัติการไปถึงผู้จัดการ
  • ทำไว้เพื่อให้ผู้ตรวจสอบ (Audit) ตรวจสอบว่ามี เพราะถูกบังคับจากข้อกำหนดของระบบคุณภาพ
  • ทำแล้วจัดเก็บเข้าไฟล์ ผู้เกี่ยวข้องเข้าถึงยาก

นำเสนอวิธีการแก้ปัญหา

 

เอาจริงๆ ภาระหน้าที่ในการทำ JD ก็หนักหนาพอสมควร เพราะต้องคอย ตรวจติดตาม (Monitor) การทำแต่ละครั้งมีการประสานงานผู้คุย และวิเคราะห์หลายๆ องค์ประกอบ ต้องใช้เวลาพอสมควร ถ้าเราสามารถจัดทำออกแบบ Smart JD ไว้ใช้ในองค์กรได้ก็คงดี เพราะจะทำให้การทบทวนตรวจสอบ และแจ้งเตือน HR ได้

รวดเร็ว ครบถ้วน และช่วยลดขั้นตอนการทำงาน

 

การใช้เครื่องมือ หรือหลักการ (ทฤษฎี) มาเป็นตัวกำหนดทิศทางในการกำหนด หน้าที่ ความรับผิดชอบ ตามลำดับของพนักงานให้ชัดเจน จะช่วยให้เราสามารถเขียนหน้าที่ตามพนักงานตั้งแต่ ระดับปฎิบัติการไปถึงผู้จัดการได้ (ถ้าเขียนอธิบายตรงนี้อีกคงอีก 1 หน้ากระดาษ หากต้องการอธิบายเพิ่มเติมก็ติดต่อขอเทคนิคมาได้ทาง EZY-HR ได้นะคะ)

 

ท้ายสุด แนะนำการนำ JD ไปใช้ในกระบวนการ HR ตั้งแต่ต้นน้ำยังปลายน้ำ ดังนี้

 

***ข้อสำคัญประการแรก สร้างความรู้ ความเข้าใจ การใช้ประโยชน์จาก JD ให้กับทุกคนในองค์กร ก่อนว่ามี impact ต่อตัวพนักงานอย่างไร ใช้แล้วเกิดคุณค่าอย่างไรต่อพนักงาน และองค์กร

EZYHR JD Job Description How to Use



ขอขอบคุณข้อมูลจาก

– คำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) อ.ประคัลภ์ ปัณฑพลังกูร

– ตัวอย่างแบบฟอร์มใบกำหนดหน้าที่ (Job Description Form) จาก ISOTHAI.COM