JD หรือ Job Description ไม่ใช่เรื่องใหม่ แต่เป็นเรื่องสำคัญ

เพื่อนๆ HR หลายๆ คน คงเคยรู้จัก JD (หรือ Job Description) กันเป็นอย่างดีอยู่แล้ว

 

สวัสดีปี 2019 ขอให้ผู้อ่านพบความสุข ความเจริญ ขอให้ร่ำรวยทั้งสุขภาพ ความรัก และมีความสุขมากๆ ค่ะ

หลังจากห่างหายไปการเขียนบล็อกไปพักใหญ่ คิดว่าพี่น้องชาว HR น่าจะเข้าใจหัวอกอย่างเราจะยุ่งๆ ช่วงสิ้นปี ไม่ว่าจะเรื่องประเมิน โบนัส 50 ทวิ ฯลฯ

 

JD คืออะไร

วันนี้เรามาพูดถึง JD (Job Description) หรือขอบเขตหน้าที่และความรับผิดชอบงานตำแหน่งงาน / คำบรรยายลักษณะงาน / ใบพรรณนาหน้าที่งาน ก็แล้วแต่จะเรียก ซึ่งเป็นเครื่องมือพื้นฐานในการบริหารงานทรัพยากรบุคคล

โดยมีปัจจัยเชื่อมโยงในการเขียน JD ประกอบด้วย คือ

– นโยบาย

– วิสัยทัศน์

– เป้าหมาย / กลยุทธ์

– สอดคล้องกับแผนผังโครงสร้างองค์กร (Organization Chart)

 

ใครมีหน้าที่เขียน JD

เรียกว่า HR หลายๆ คนต้องเจอ จะเขียน JD ก็ให้ HR เขียนไปซิครับ หน้าที่ของ HR ไม่ใช่หรอ

จากประสบการณ์ที่พบเจอมาจริงๆ แล้ว HR ควรช่วยร่างให้เพื่อเป็นแนวทางให้กับ ผู้ปฏิบัติงานเขียน ก่อนนำส่งหัวหน้างาน หรือ Line Manager เป็นผู้ตรวจสอบ ยืนยันหน้าที่งานนั้นๆ และมี HR เป็นที่ปรึกษาช่วยปรับปรุงแก้ไขให้เป็นระบบฯ

 

ซึ่ง JD ที่ดี และสามารถนำไปใช้ได้จริงนั้น ควรจะ

  1. เขียน JD โดยนึกถึงผู้ที่ปฏิบัติงานในตำแหน่งนี้  ไม่ใช่ในมุมมองของหัวหน้างาน
  2. เขียนงานที่ทำอยู่จริงในปัจจุบัน ให้กับผู้ที่จะมาทำตำแหน่งนี้อย่างชัดเจน ว่าเขาจะต้องรับผิดชอบอะไร ทำอะไรบ้าง และวัดผลอย่างไร
  3. ใช้คำกระชับ ไม่เยิ่นเย้อ ตรงประเด็น เข้าใจง่าย
  4. การใช้ศัพท์เทคนิค คำย่อ ควรมีวงเล็บคำอธิบายให้ชัดเจน
  5. การเขียน JD ควรเขียนให้ผู้เกี่ยวข้องอ่านแล้วเข้าใจตรงกัน เพื่อนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

 

เรามาดูตัวอย่าง และส่วนประกอบที่มีใน JD ว่าแต่ละส่วนมีความสำคัญอย่างไร

 

ส่วนแรก : หลักๆ อยู่ที่ รหัสเอกสารเป็นตัวบ่งบอก แผนก ส่วนงาน ลำดับ HR-HRD-J01 ใช้จัดเก็บค้นหาเอกสารอย่างเป็นระบบ วันที่บังคับใช้ – ใช้ตรวจสอบเอกสารว่าเป็นฉบับล่าสุด

***HR-HRD-J01 R1 (R1 = เท่ากับการแก้ไขครั้งที่ 1)HR Job Description Document

ส่วนที่ 2: ตัวอย่างประมาณนี้ EZYHR Job Title

ส่วนที่ 3: การเขียนควรกระชับ ง่าย และสามารถเข้าใจตรงกันได้ ใช้เป็นทิศการกำหนดหน้าที่งานด้วยEZYHR JD Job Description Job Purpose

ส่วนที่ 4: ตัวอย่าง JD ควรบอกหน้าที่งานให้ครบถ้วนชัดเจน เพื่อใช้ในการมอบหมายงานแก่พนักงานใหม่ และ สามารถนำไปใช้ในการประเมินค่างานต่อได้

 

  • ความคาดหวังหรือตัวชี้วัด จะช่วยให้พนักงานทราบเป้าหมาย เป็นประโยชน์ต่อการประเมิณผลงานพนักงานอย่างยุติธรรม

EZYHR JD Job Description Key Responsibilitiesส่วนที่ 5: เป็นการทบทวน ความยาก ข้อควรระวัง และยังช่วยในการสัมภาษณ์สรรหาผู้ที่เหมาะกับการทำงานตำแหน่งนี้ได้อีกด้วย EZYHR JD Job Description Major Challenges

ส่วนที่ 6: ระบุคุณสมบัติที่ต้องการ แน่นอนว่าเป็นประโยชน์ต่อการโพสจ๊อบ และสรรหาคนได้ตรงEZYHR JD Job Description Required Qualifications

ส่วนที่ 7: การกำหนดขอบข่ายอำนาจดำเนินการ เป็นตัวช่วยในการนำไปใช้ในการตัดสินใจหลายๆ อย่าง เช่น ว่ากล่าวตักเตือน ลงโทษ พนักงานทำเกินขอบข่าย หรือข้อมูลการตัดสินใจให้ค่าตอบแทนตามความยากง่ายของงานนั้นๆ ด้วยEZYHR JD Job Description FInancial Responsibilites Authorization

ส่วนที่ 8: ส่วนการระบุ Competencies ให้พนักงานเช่นกัน นอกจากช่วยสรรหาคัดเลือกคนที่มีบุคลิกลักษณะ ความสามารถที่ตรงกับความต้องการแล้ว

ยังช่วยในการพัฒนาบุคลากรอีกด้วย เช่น พนักงานเข้าใหม่ควรฝึกความรู้ ด้านความเข้าใจสินค้า กระบวนการผลิตสินค้า และขั้นตอนการให้บริการ ฯลฯ HR ก็สามารถจัดทำแผนการอบรมได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การทำ OJT (On the Job Training) หลักสูตรพนักงานขายที่เข้าใหม่ เป็นต้น

***ซึ่งถ้าอ่านย้อนกลับไปก็จะเห็นได้ว่า competency นั้นถอดออกมาจากหน้าที่งานที่ต้องทำนั่นเองEZYHR JD Job Description Competencies

ส่วนท้าย EZYHR JD Job Description Footer

ขอทบทวนประโยชน์ของ JD สักเล็กน้อย

  • ช่วยในการสรรหา และคัดเลือกคน และใช้ทบทวนก่อนการร้องขอกำลังคนเพิ่ม
  • เป็นเครื่องมือมอบหมายงานให้กับพนักงานใหม่
  • เป็นเครื่องในการวิเคราะห์หาความจำเป็นในการฝึกอบรมของตำแหน่งนั้นๆ
  • สามารถนำไปใช้ในการประเมินค่างาน
  • ใช้ในการประเมิณ/วัดผลงาน
  • ช่วยกำหนด Competency ของตำแหน่งงานนั้นๆ
  • นำไปใช้เป็นเครื่องมือในการทำสำรวจค่าจ้างเงินเดือน ช่วยเปรียบเทียบในการตัดสินใจด้านค่าตอบแทนพนักงาน

 

ปัญหาที่ทุกคนน่าจะรู้อยู่แล้วเกี่ยวกับ JD

  • บางบริษัทยังไม่เคยทำ JD เลย
  • มีเคยทำไว้นานแล้ว และไม่เคย update เลย
  • ทำไว้แต่ไม่ครบ เนื่องจากโอนย้าย หรือเปลี่ยนชื่อตำแหน่งงาน เป็นต้น
  • การทำ JD ซะเลิศเลอแต่ใช้ไม่ได้จริงๆ
  • เขียนหน้าที่งานเหมือนกันหมดตั้งแต่ระดับปฎิบัติการไปถึงผู้จัดการ
  • ทำไว้เพื่อให้ผู้ตรวจสอบ (Audit) ตรวจสอบว่ามี เพราะถูกบังคับจากข้อกำหนดของระบบคุณภาพ
  • ทำแล้วจัดเก็บเข้าไฟล์ ผู้เกี่ยวข้องเข้าถึงยาก

นำเสนอวิธีการแก้ปัญหา

 

เอาจริงๆ ภาระหน้าที่ในการทำ JD ก็หนักหนาพอสมควร เพราะต้องคอย ตรวจติดตาม (Monitor) การทำแต่ละครั้งมีการประสานงานผู้คุย และวิเคราะห์หลายๆ องค์ประกอบ ต้องใช้เวลาพอสมควร ถ้าเราสามารถจัดทำออกแบบ Smart JD ไว้ใช้ในองค์กรได้ก็คงดี เพราะจะทำให้การทบทวนตรวจสอบ และแจ้งเตือน HR ได้

รวดเร็ว ครบถ้วน และช่วยลดขั้นตอนการทำงาน

 

การใช้เครื่องมือ หรือหลักการ (ทฤษฎี) มาเป็นตัวกำหนดทิศทางในการกำหนด หน้าที่ ความรับผิดชอบ ตามลำดับของพนักงานให้ชัดเจน จะช่วยให้เราสามารถเขียนหน้าที่ตามพนักงานตั้งแต่ ระดับปฎิบัติการไปถึงผู้จัดการได้ (ถ้าเขียนอธิบายตรงนี้อีกคงอีก 1 หน้ากระดาษ หากต้องการอธิบายเพิ่มเติมก็ติดต่อขอเทคนิคมาได้ทาง EZY-HR ได้นะคะ)

 

ท้ายสุด แนะนำการนำ JD ไปใช้ในกระบวนการ HR ตั้งแต่ต้นน้ำยังปลายน้ำ ดังนี้

 

***ข้อสำคัญประการแรก สร้างความรู้ ความเข้าใจ การใช้ประโยชน์จาก JD ให้กับทุกคนในองค์กร ก่อนว่ามี impact ต่อตัวพนักงานอย่างไร ใช้แล้วเกิดคุณค่าอย่างไรต่อพนักงาน และองค์กร

EZYHR JD Job Description How to Use



ขอขอบคุณข้อมูลจาก

– คำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) อ.ประคัลภ์ ปัณฑพลังกูร

– ตัวอย่างแบบฟอร์มใบกำหนดหน้าที่ (Job Description Form) จาก ISOTHAI.COM

 

เทคนิคการวิเคราะห์อัตรากำลังคน

ตอนที่แล้วเราคุยกันว่าจะวางแผนกำลังคน เริ่มยังไง ตอนนี้เรามาต่อกันที่ เทคนิคการวิเคราะห์อัตรากำลังคนนั้นมีหลายเทคนิควิธี ดังนี้

เทคนิคการวิเคราะห์อัตรากำลังคน

  1. วิเคราะห์อัตรากำลังคนโดยการวิเคราะห์อัตราส่วน

อัตราส่วนประสิทธิภาพ สูตร คือ

จำนวนผลงานที่จะได้รับจากผู้ปฏิบัติงาน 1 คน โดยเฉลี่ย อาจคิดจากชิ้นงานหรือลูกค้าที่มาติดต่อ หรือพื้นที่ในการปฏิบัติงาน

กำลังคนที่ต้องการ = ปริมาณงานที่ต้องทำตามแผน / อัตราส่วนประสิทธิภาพ

 

ตัวอย่างที่ 1 คำนวณจากชิ้นงาน

โรงงานตุ๊กตาแห่งหนึ่ง กำหนดเกณฑ์มาตรฐานให้พนักงาน 1 คนตกแต่งตุ๊กตาได้เดือนละ 60 ตัว ในปี 2019 มีแผนผลิตตุ๊กตา 10,000 ตัว ดังนั้น

กำลังคนที่จะต้องเตรียม = 10,000 / (60×12) = 13.8

แนวทางดำเนินการ

กลยุทธ์ที่ 1 กรณีนี้ควรเตรียมกำลังคนไว้ 14 คนโดยคนที่ 14 อาจจะมอบหมายหน้าที่งานเพิ่มให้มีหน้าที่ตรวจสอบตุ๊กตาทุกตัวก่อนส่งหน่วย Packing ต่อวัน เป็นต้น

กลยุทธ์ที่ 2 รับแค่ 12 คน แล้วสลับกันทำ OT

 

***ทั้งนี้ควรต้องขึ้นอยู่กับงบประมาณที่เราสามารถจ้างคนได้กี่คนประกอบด้วยในกรณีหากเป็นผู้เขียนเองนั้นผู้เขียนขอเลือกกลยุทธ์ที่ 2 ในเบื้องต้น***

เหตุผลเพราะ

พนักงานทั้ง 12 คนสามารถทำงานของตนเองได้อย่างเต็มที่ พร้อมกับสลับทำล่วงเวลา เพื่อให้ได้จำนวนตุ๊กตาตามกำหนด โดยงานไม่โหลด หรือกดดันมากนัก ตรงกันข้ามหากท่านรับเพิ่มมาอีก 2 คนท่านต้องจ่ายทั้งเงินเดือน ค่าสวัสดิการ ค่าอุปกรณ์ต่างๆ ซึ่งคำนวณค่าใช้จ่ายออกมาแล้วก็อาจจะไม่เหมาะสมกับต้นทุน

***ที่ผู้เขียนระบุในเบื้องต้นเพราะว่าหากลูกค้ามีความต้องการจำนวนตุ๊กตาเพิ่มระหว่างปีเราก็สามารถรับ พนักงานเพิ่มอีก 2 คนได้โดยความเหมาะสม และคุ้มค่าจริงๆ

 

ตัวอย่างที่ 2 คำนวณจากจำนวนลูกค้าที่มาติดต่อ

ห้างสรรพสินค้ากำหนดมาตรฐานการบริการลูกค้าของพนักงานต้อนรับให้ได้คนละ 50 รายต่อวัน ประมาณการลูกค้าวันละ 800 ราย เฉพาะนั้น

จำนวนพนักงานต้อนรับ = 800/50 = 16 คน  

 

  1. คำนวณจากหน้าที่รับผิดชอบ (Function)

วิธีการคำนวณจากหน้าที่รับผิดชอบ (Function) นี้คำนวณจากการแบ่งหน้าที่รับผิดชอบออกเป็นกลุ่มงาน เช่น แผนกบุคคล จัดซื้อ แผนก IT และหลายๆ แผนก ซึ่งแต่ละงานจะมีความยากง่ายของเนื้องาน และเวลาที่ใช้ในการทำงานไม่เท่ากัน จากนั้นพิจารณาว่าแต่ละงานควรใช้เจ้าหน้าที่ในการทำงานกี่คน  

 

ข้อแนะนำ

ควรใช้อัตรากำลังที่เริ่มต้นน้อยที่สุดก่อนทดลองการทำงานในเบื้องต้นแล้วค่อยๆ เพิ่มจำนวนเมื่อพบว่าภาระงานมากเกินไป ซึ่งก็จะดีกว่าการที่มีจำนวนพนักงานมากเกินความจำเป็น ในครั้งแรกแล้วต้องมาลดคน กรณีนี้จะเกิดปัญหาตามมามากมาย

 

  1. การวิเคราะห์โดยใช้ Job Description หรือกระบวนการของงาน (Work Flow)

2 วิธีดังกล่าวนี้มีความคล้ายคลึงกัน คือ

หากพิจารณาจากขั้นตอนการทำงาน (Work Flow) กี่ขั้นตอน และ ในแต่ละขั้นตอนนั้นทำอะไรบ้าง ปริมาณงานมากน้อยเพียงไร ใช้เวลาเท่าไหร่ กี่ชั่วโมงใน 1 วัน กี่วันใน 1 สัปดาห์ ความถี่เป็นอย่างไร เป็นต้น

 

กรณีใช้ Job Description

เป็นการวิเคราะห์โดยการแบ่งหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบของพนักงานแต่ละคนในแผนกนั้นๆ และจัดสรรความรับผิดชอบในงานที่ทำของแต่ละส่วนงาน วิธีนี้เป็นวิธีที่ผู้บริหาร หรือผู้พิจารณาในการอนุมัติอัตรากำลัง จะสามารถพิจารณาในการอนุมัติหรือไม่อนุมัติได้ดีที่สุด ซึ่งจะทำให้รู้ว่าเจ้าหน้าที่ของแผนกนั้นมีหน้าที่งานรับผิดชอบอะไรบ้าง

 

สรุป

การวิเคราะห์ด้วยวิธีต่างนั้นๆ ไม่จำเป็นต้องใช้วิธีใดวิธีหนึ่งเสมอไป สามารถใช้ควบคู่กัน หรือใช้เป็นข้อมูลสนับสนุนวิธีคิดให้ได้มาซึ่งตัวเลขที่ท่านนำไปหยอดในแบบฟอร์มอัตรากำลังคน เพื่อดำเนินการเตรียมแผนอื่นๆ ในลำดับต่อไป



Photo by mentatdgt from Pexels

จะวางแผนกำลังคน เริ่มยังไง

ก่อนวางแผนอัตรากำลัง……มีการประเมินองค์ประกอบเหล่านี้แล้วหรือยัง?

วางแผนกำลังคน

การประเมินอัตรากำลังซึ่งต้องพิจารณาองค์ประกอบทั้ง 4 ด้าน ได้แก่

  • พิจารณาความสำคัญของงาน
  • พิจารณาความเหมาะสมของโครงสร้างองค์กร
  • พิจารณาความเหมาะสมของทรัพยากร
  • พิจารณาความเหมาะสมของการจัดระดับของตำแหน่ง

 

เมื่อพิจารณาองค์ประกอบเหล่านี้แล้วคงไม่เกินเครื่องมือเหล่านี้

  1. โครงสร้างองค์กรที่ชัดเจน (Organization chart)

วาดภาพหรือวางผังองค์ให้ชัดเจน ซึ่งจะเห็นได้ชัดว่าองค์กรต้องการกี่หน่วยงาน แต่ละหน่วยงานต้องการกำลังคนที่คน (อย่าลืมผนวกข้อมูลเป้าหมายธุรกิจด้วย) เมื่อได้โครงสร้างองค์กรแล้วควรนำมาสรุปเป็นตารางตัวเลขอัตรากำลังที่มีอยู่ลงในแบบฟอร์มจะช่วยให้ HR เห็นชัดเจนมากขึ้น

  1. รายละเอียดงาน (Job Description)

การกำหนดหน้าที่งาน หรือรายละเอียดงานเป็นข้อมูลประกอบทำให้ทราบว่าพนักงานแต่ละ ส่วนงานมีหน้าที่รับผิดชอบงานอะไร ส่วนไหน มีส่วนช่วยคำนวณค่างานว่าควรเพิ่ม ควรโอนย้ายคนไปช่วยส่วนไหน และสุดท้ายคือจำนวนคนที่มีอยู่เกินกว่างานที่มีหรือเปล่า

หากต้องรับเพิ่มก็จะช่วยให้ท่านรู้ว่ารับแล้วเค้าจะมาอยู่ส่วนไหน ทำอะไร มีหน้าที่รับผิดชอบอะไรบ้าง และควรเป็นพนักงานระดับหัวหน้า หรือระดับปฏิบัติการที่ท่านต้องการจริงๆ ซึ่ง JD จะเป็นต้นทางสำหรับการสรรหาที่จะได้คนที่มาทำงาน

  1. ระบบการประเมินผลงาน

การประเมินผลพนักงาน Performance Appraisals หรือ Evaluation (แล้วแต่องค์กรไหนจะเรียกอย่างไร) ซึ่งเครื่องมือที่ใช้ก็มีมากมาย เช่น ประเมินแบบ MBO, PMS, KPI, BSC และระบบประเมินผลงานที่ปัจจุบันกำลังพูดถึง OKR

ไม่ว่าท่านจะใช้แบบประเมินอันไหน มันก็คือเครื่องมือที่ช่วยสร้างกรอบ ทิศทาง การชี้วัด เพื่อนำมาประเมินความเหมาะสมของทรัพยากรบุคคลที่ท่านมีอยู่ในองค์กร

 

ในครั้งหน้าผู้เขียนจะมาแนะนำเทคนิคการวิเคราะห์อัตรากำลัง พร้อมแนะนำวิธีนำไปปรับใช้จากประสบการณ์ที่ผู้เขียนมี และหวังแบ่งปันเพื่อเป็นประโยชน์ต่อผู้อ่านไม่มากก็น้อย

 



Photo by JESHOOTS.com from Pexels

การวางแผนกำลังคน การสรรหา และการคัดเลือกทรัพยากรมนุษย์

การวางแผนกำลังคน

  1. การวางแผนกำลังคน คืออะไร
  2. ทำไมถึงต้องวางแผนกำลังคน
  3. หลักการ วิธีการวางแผนได้ดีจะต้องดูข้อมูลอะไรประกอบ (การวิเคราะห์ปัจจัยต่างๆ เพื่อการวางแผนอัตรากำลังคน)
  4. ขั้นตอนการจัดทำแผนอัตรากำลัง (Workforce Plan)
  5. ปัญหาของการวางแผนกำลังคน

การวางแผนกําลังคน ในองค์กร

สารจากผู้เขียน

บทความฉบับนี้ผู้เขียนถ่ายทอดจากประสบการณ์การทำงาน HR มากว่า 14 ปี และการศึกษาหาความรู้จากผลงานวิจัยจากสถาบันที่น่าเชื่อถือ ความตั้งใจในการถ่ายทอดโดยใช้ภาษาที่ใกล้ตัว และเข้าใจง่าย และหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะเป็นประโยชน์ต่อผู้อ่านสามารถนำไปต่อยอดในการทำงานสาย HR ในลำดับต่อไป

 

การวางแผนอัตรากำลังคน (Manpower Planning)

 

กุญแจสำคัญในการดำเนินธุรกิจนั้น คือ คุณภาพ ความสามารถของพนักงาน และจำนวนกำลังคนที่เหมาะสมกับงาน หากกำลังคนไม่สอดคล้อง มากไป ก็ค่าใช้จ่ายสูง ปัญหาด้านคนทำงานมาก คนทำงานน้อยจะตามมา น้อยเกินไป งานโหลดส่งผลต่ออารมณ์ ความเครียด และบรรยากาศการทำงาน ที่สำคัญอาจเสียโอกาสทางธุรกิจ เพราะไม่มีกำลังคนเพียงพอต่อการผลิตสินค้า และบริการ

 

การวางแผนอัตรากำลังคน (Manpower Planning) หมายถึง

การคาดการณ์ คาดคะเน หรือการวิเคราะห์ จำนวนความต้องการกำลังคนขององค์กร ประเภทพนักงานที่มีความสามารถเหมาะสมที่จะมาปฎิบัติงานให้พอเพียงกับการเปลี่ยนแปลง การขยายตัว หรือลดขนาดองค์กร เพื่อความเหมาะสมของขนาดองค์กร และเป้าหมายของธุรกิจ

 

การวางแผนอัตรากำลังคนนี้จัดเป็นการวางแผนประเภทหนึ่ง เช่นเดียวกับการวางแผนการผลิต หรือ การวางแผนการตลาด เป็นต้น

 

ทำไมถึงต้องวางแผนกำลังคน

สถานการณ์เปลี่ยนเร็วมาต้อง “เตรียมการล่วงหน้า” ไม่ใช่ “แก้ปัญหาเฉพาะหน้า”

“คน” เป็นทรัพยากรที่มีคุณค่าขององค์กร “ต้องพร้อมเพื่อการแข่งขัน”

วลีจาก การวางแผนกำลังคน ฝ่ายทรัพยากรบุคคล คณะแพทยศาสตร์ศิริราชพยาบาล มหาวิทยาลัยมหิดล

 

คำกล่าวสั้นๆ แต่โดนใจ การวางแผนกำลังคน คือการเตรียมการล่วงหน้า

– เพื่อใช้กำลังคนให้สอดคล้อง เหมาะสมกับงาน ให้เกิดประสิทธิภาพ และความคุ้มค่า

– เตรียมกำลังคนทั้งด้านปริมาณ และด้านคุณภาพ สำหรับการรองรับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นในอนาคต

– เป็นเครื่องมือช่วยตัดสินใจในการบริหารทรัพยากรบุคคล ดังนี้

  1. การวางแผนสรรหา และคัดเลือกบุคลากร เพื่อลด Recruitment Gaps
  2. การพัฒนาบุคลากร (Training and Development)
  3. การวางแผนความก้าวหน้าในสายอาชีพ (Career Development)
  4. การสืบทอดตำแหน่ง / สร้างความต่อเนื่องในการบริหาร (Succession Planning)
  5. การบริหารค่าใช้จ่ายด้านบุคลากร เช่น ค่าตอบแทน สวัสดิการ (Compesation & Benefit )
  6. การตัดสินใจลด หรือเพิ่มกำลังคนด้วยมาตรการต่างๆ (Expansion / Restructuring / Reduction)

 

กล่าวได้ว่าการวางแผนอัตรากำลังคน (Manpower Planning) เป็นต้นน้ำของกระบวน HR เกือบทั้งหมด และในครั้งหน้าผู้เขียนจะมาอธิบายว่า หลักการ วิธีการวางแผนได้ดีจะต้องดูข้อมูลอะไรประกอบ  และนำไปเชื่อมโยงกับการบริหารทรัพยากรบุคคลอย่างไร

 

การวางแผนอัตรากำลังคน (Manpower Planning) ต่อ

หลักการ วิธีการวางแผนได้ดีจะต้องดูข้อมูลอะไรประกอบ (การวิเคราะห์ปัจจัยต่างๆ เพื่อการวางแผนอัตรากำลัง)

 

  1. ต้องศึกษาทำความเข้าใจธุรกิจ เป้าหมาย และทิศทางขององค์กรเป็นอันดับแรก HR ควรเข้าใจแผนธุรกิจขององค์กรเป็นอย่างดี เมื่อเข้าใจแล้วก็จะได้คำตอบว่า

– กำลังคนที่เป็นกำลังหลักของเราคืองานกลุ่มไหน

– เราต้องการกำลังคนที่มีความรู้ ทักษะ ความสามารถในด้านใดบ้างเพื่อที่จะบรรลุเป้าหมายธุรกิจ

 

ยกตัวอย่างเช่น บริษัทขายโปรแกรมสำเร็จรูปเปิดใหม่แห่งหนึ่งมีเป้าหมายต้องการทำให้บริษัทฯ เป็นที่รู้จัก แน่นอนว่า HR ความต้องเตรียมอัตรากำลังด้าน PR,  Mass Communication, Marketing Communication ร่วมถึงภาพรวมการทำสื่อเช่น Creative, Graphic Designer เป็นต้น

 

  1. การวิเคราะห์กำลังคน

 

2.1. ความต้องการกำลังคนเป็นอย่างไร องค์กรจะไปสู่เป้าหมายตรงนั้นได้ จะต้องอาศัยคนที่เป็นแบบไหน เป็นอย่างไร ตำแหน่งใดถือเป็นหลักสำคัญที่จะทำให้เป้าหมายบรรลุ พิจารณาดังนี้

– ลักษณะของพนักงานที่ต้องการ (วัฒนะธรรมองค์กร) ช่วงอายุที่ต้องการ ระดับการศึกษา ทักษะที่ต้องการ

– เทคโนโลยีที่จะต้องนำมาให้ในการทำงานในอนาคต มีผลต่อการทำงานของหน่วยงานใด ในตำแหน่งใด

– แนวโน้มตลาดแรงงาน เช่น ในอนาคนข้างหน้า Gen Z ไม่อยากทำงานประจำแล้ว แต่อยากทำงานอิสระ หรือแรงงานหนุ่มสาวน้อยลงกำลังเข้าสู่สังคมผู้สูงอายุ เป็นต้น

 

2.2. กำลังคนที่ปัจจุบันมีอยู่ นอกจากการนับจำนวนกำลังแล้ว ควรพิจารณาประกอบ ดังนี้

– การวัด หรือการประเมินความรู้ และทักษะในแต่ละระดับ คนของเราเก่งเรื่องอะไร มีจุดแข็งในด้านใด ความสามารถในการทำงาน (Competency) ที่คนของเรามีเป็นอย่างไร

– วิเคราะห์ข้อมูลการลาออก (Turnover) โดยแยกเป็นแต่ละระดับ และกลุ่มงาน วิเคราะห์ช่วงอายุพนักงานที่กำลังเกษียณในแต่ละปี

– ประเมินว่าคนของเรานั้นสามารถพัฒนาได้มากน้อยแค่ไหน มีข้อจำกัดอะไรในการพัฒนา

 

2.3. ขั้นตอนการหาความต่าง (Gap Analysis) คือ การเปรียบเทียบข้อมูลอัตรากำลังที่ควรจะเป็น กับอัตรากำลังคนที่มีอยู่ปัจจุบัน ดังตัวอย่างคร่าวๆ ง่ายๆ เพื่อช่วยเพื่อนๆ วางแผนฯ

 

Marketing 2017 2018 – 2019
P A Gap
MKT Manager 1 1 1 0
MKT Sup. 1 1 0
MKT Communication 1 1 0 1
MKT officer 2 3 2 1

 

หมายเหตุ เนื่องจากองค์กรมีแผนเลื่อนตำแหน่งให้ MKT Com ไปสู่ ระดับ Supervisor

การปิด Gap

– น้อยเกินไป ก็ต้องมาดูว่า ขาดในที่ปริมาณคน หรือ ขาดที่ความรู้ทักษะ ขาดตำแหน่งที่สำคัญอะไรบ้าง หากขาดคนก็ต้องหาคนมาเพิ่มมาเสริม HR ก็จะสามารถรู้ได้ว่าต้องหาคนเพิ่มตำแหน่งไหน มีทักษะอย่างไร

– มากไป วิเคราะห์ได้ว่า กำลังคนที่อยู่เกินความต้องการ หรือ ทักษะความรู้ที่ไม่จำเป็นต้องใช้อีกต่อไปเนื่องจากทางเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ เป็นต้น กรณีที่กำลังคนเกินความต้องการ วิธีการโอนย้าย หรือการเพิ่มเสริมทักษะความรู้ใกล้เคียงจากเดิมเพื่อตอบสนองรูปแบบธุรกิจใหม่ในอนาคตก็เป็นวิธีหนึ่งในการเตรียมการ

 

ดังที่ผู้เขียนได้ระบุไว้ใน การวางแผนอัตรากำลังคน (Manpower Planning) ตอนต้น การวางแผนอัตรากำลังเปรียบดังต้นน้ำ เป็นเสมือนปัจจัยตั้งต้นของการบริหารงานทรัยยากรบุคคล

 

ขาดในที่ปริมาณคน การวางแผนสรรหา และคัดเลือกบุคลากร เพื่อลด Recruitment Gaps
ขาดที่ความรู้ทักษะ การพัฒนาบุคลากร (Training and Development)
ขาดตำแหน่งที่สำคัญอะไรบ้าง – การวางแผนความก้าวหน้าในสายอาชีพ (Career Development)

– การสืบทอดตำแหน่ง / สร้างความต่อเนื่องในการบริหาร (Succession Planning)
– กำลังคนที่อยู่เกินความต้องการ

– ทักษะความรู้ที่ไม่จำเป็นต้องใช้อีกต่อไปเนื่องจากทางเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ

 – การวางแผนโอนย้าย

– การวางแผนความก้าวหน้าในสายอาชีพ (Career Development)

– การตัดสินใจลด หรือเพิ่มกำลังคนด้วยมาตรการต่างๆ (Expansion / Restructuring / Reduction)

 

ขั้นตอนการจัดทำแผนอัตรากำลัง (Workforce Plan)

  1. เตรียมข้อมูลกำลังคนที่มีอยู่ในปัจจุบันในเชิงปริมาณ (มีจำนวนเท่าไหร่ ตำแหน่งใดบ้าง) และคุณภาพ (ทักษะความรู้ที่้ต้องสนองเป้าหมายองค์กรหรือไม่อย่างไร) ผู้อ่านสามารถเข้าไปดูแบบฟอร์มเกี่ยวกับการวางแผนกำลังคนได้ทางอินเตอร์เน็ตแล้วนำมาปรับใช้***
  2. คาดการณ์กำลังคนในอนาคต ในระยะเวลาข้างหน้าที่กำหนดไว้ต้องการบุคคลากรเพิ่มเท่าไหร่ อย่างไรบ้าง ทั้งจำนวนรวม และแยกประเภท ตลอดจนระบุรายละเอียดคุณสมบัติต่างๆ เช่น ความรู้ ความชำนาญ ทักษะ และประสบการณ์
  3.  แผนกำลังคน (Manpower plans) หรือแบบฟอร์มอัตรากำลัง จากการวิเคราะห์คาดการณ์ทั้งหมดแล้ว ให้นำมาระบุจำนวนที่ชัดเจนลงแบบฟอร์มเพื่อคำนวณค่าส่วนต่าง (Gap Analysis)

 

โดยแผนอัตรากำลังนี้จะต้องพิจารณาเรื่องต่างๆ นี้ประกอบด้วย

– เวลา หมายถึง มีเวลาเพียงพอที่จะรอสร้างพนักงานหรือไม่ ถ้าไม่พอก็ต้องเน้นการสรรหาคนใหม่เข้ามามากกว่า ส่วนการพัฒนาก็ให้ทำควบคู่ไป

– ทรัพยากรที่เกี่ยวข้องมีพอหรือไม่ อาทิ เครื่องมือต่างๆ ในการทำงาน เทคโนโลยี โปรแกรม เครื่องจักร สิ่งเหล่านี้มีพร้อมมากน้อยแค่ไหน ยกตัวอย่างเช่น หาคนมาได้แต่ขาดเครื่องมือในการทำงาน ทำให้คนที่เข้ามาไม่สามารถสร้างผลงานได้ ดังนั้น ต้องคุยกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องวางแผนเรื่องการจัดหาทรัพยากรมาให้สอดคล้องกัน

– ความพร้อมของพนักงานเอง พนักงานของเราเองพร้อมเติบโต พัฒนาต่อยอดความรู้ และทักษะใหม่ๆ เพียงใด ยกตัวอย่างเช่น พนักงานรุ่นเก่าตั้งแต่ยุคก่อตั้งบริษัท อาจไม่พร้อมที่จะรับเทคโนโลยีใหม่ๆ หากพิจารณาจุดนี้ HR ก็จะทราบว่าควรลงทุนกับการพัฒนาพนักงานปัจจุบัน หรือควรเลือกรับคนรุ่นใหม่ๆ เข้ามาปฏิบัติงาน

 

ปัญหาของการวางแผนกำลังคน

  1.  นโยบาย เป้าหมาย/วัตถุประสงค์ขององค์การเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว เพื่อตอบสนองการแข่งขันทางธุรกิจ
  2.  เกิดจากผลประโยชน์ส่วนตัว ต้องการนำพรรคพวกตนเองเข้ามาทำงาน ผู้ใหญ่ต้องการฝากคนนั้นคนนี้เข้าทำงานทั้งที่ความสามารถของคนนั้นไม่ได้ตรงกับที่องค์กรต้องการเลย
  3.  การวิเคราะห์ปัจจัยทางการผลิตคลาดเคลื่อน หรือไม่สามารถวิเคราะห์ค่างานได้
  4.  สภาพแวดล้อมขององค์การไม่เอื้ออำนวย เช่น ผู้บริหารยังไม่ให้ความสำคัญกับการวางแผนกำลังคนอย่างจริงจัง หรือ ฝ่ายอื่นๆ ยังไม่เห็นความสำคัญก็ยกให้เป็นหน้าที่ HR ฝ่ายเดียว เป็นต้น

 



ขอขอบคุณ

  • เอกสารประกอบการประชุมเชิงปฏิบัติการเพื่อพัฒนาฐานข้อมูลทรัพยากรที่จำเป็นในการจัดทำแผนความต้องการอัตรากำลังคนด้านสุขภาพ สำนักงาน ก.พ.
  • ประคัลภ์ ปัณฑพลังกูร: Think People Consulting on Prakal’s Blog

 

 

จัดโปรแกรม Employee Onboarding อย่างไร จะได้ประโยชน์สูงสุด

คำถามคือ อะไรคือประโยชน์สูงสุดของการจัดโปรแกรม Employee Onboarding 

คำตอบ…

จะมีกี่คนที่ตอบได้สั้นๆแบบประโยคเดียว หรือตอบออกมาเป็นนิยาม โดยมากแล้วจะตอบเป็นนามธรรม มีกี่คำตอบที่ทำให้เป็นรูปธรรมได้ งานHRไม่มีสูตรสำเร็จในการบริหารจัดการ มีหลักการให้เรียนรู้ให้ปรับใช้ แตกต่างกันไปตามประเภทธุรกิจ ผลิตภัณฑ์ของแต่ละธุรกิจก็ไม่เหมือนกัน แต่สิ่งที่องค์กรต้องการหรือคาดหวังกลับมีความคล้ายคลึงกัน ชื่อเรียกใช้แตกต่างกันไป เป้าหมาย วัตถุประสงค์ ยอด KPI ฯลฯ ในท้ายที่สุด สิ่งที่มีชื่อเรียกแตกต่างกันนี่แหละจะเป็นทั้งโจทย์และคำตอบในตัวเอง

 

ประโยชน์สูงสุด จากการ จัดโปรแกรม Employee Onboarding

ต้องการพนักงานที่รู้จักองค์กรเป็นอย่างดี

ความซับซ้อนขององค์กรมีมากน้อยไม่เท่ากัน การมอบภาพรวมขององค์กรให้พนักงานในช่วงแรกของการทำงาน ขีดจำกัดในการรับรู้ของคนเราก็ไม่เท่ากัน วิธีให้พนักงานเขียนOrganization chartหรือFlow Chartตามความเข้าใจ ก็เป็นการวัดผลสิ่งที่องค์กรพยายามถ่ายทอดให้พนักงานในช่วงแรกได้

ต้องการพนักงานที่รู้จักงานดี ทำงานได้ดี ทำงานมีประสิทธิภาพทำให้เกิดประสิทธิผล
ความชัดเจนขององค์กรในการประกอบธุรกิจขององค์กรมีหรือยัง ถ้าองค์กรให้ความชัดเจนในเรื่องของความต้องการ ความคาดหวังขององค์กรได้ โอกาสสูงมากที่พนักงานจะเปิดพร้อมเรียนรู้ในการที่จะทำงานได้ดี

ต้องการพนักงานที่มีความรักองค์กรอยู่ร่วมงานนานๆ
แสดงให้พนักงานเห็นถึงโอกาสในการก้าวหน้าหรือประโยชน์ของการส่วนหนึ่งในองค์กร ตั้งแต่วันแรกที่เข้ามาอยู่ร่วมองค์กร พนักงานรู้จักรายละเอียดงานของตัวเองคร่าวๆบ้างแล้ว แต่มีใครเคยสงสัยไหมว่า พนักงานรู้ไหมว่างานที่ตัวเองทำ ส่งผลต่อองค์กรในเรื่องใดบ้าง

 

ต้องการพนักงานที่ทำงานเป็นทีม

ใครคือทีมของพนักงานและพนักงานคือทีมของใคร หัวหน้างานและHRต้องแน่ใจว่า พนักงานรู้จักทีมและรู้ว่าในทีมพนักงานมีหน้าที่อะไร ผลดีของการเป็นผู้เล่นที่ดี และผลเสียของการเป็นผู้เล่นที่ไม่เข้าใจเกมของตัวเอง

การผ่านการทดลองงานเป็นทั้งหมดของพนักงานหรือขององค์กร

คำตอบที่ดีไม่มีผิด ไม่มีถูก การผ่านการทดลองงานเป็นเกณฑ์หรือเงื่อนไขในแต่ละองค์กร พนักงานที่ไม่ผ่านทดลองงานในองค์กรไม่ใช่คนล้มเหลว องค์กรเองก็ไม่ใช่องค์กรที่ล้มเหลวที่ทำให้พนักงานไม่ผ่านทดลองงาน การสื่อสารในเรื่องนี้สำคัญมากเพราะทั้งพนักงานและองค์กรต้องไปต่อไม่ว่าจะเกิดอะไรก็ตาม

 

ทั้งหลายเหล่านี้ที่ถามถึงประโยชน์สูงสูด ต้องหาคำตอบก่อนว่า อะไรคือประโยชน์สูงสุด ประโยชน์สูงสุดของใคร

เมื่อไม่มีสูตรสำเร็จของเรื่องนี้ แนวทางที่จะทำให้เกิดประโยชน์สูงสุดก็ควรเป็นของทั้งองค์กรและพนักงาน อย่าลืมว่าในยุคที่เรากำลังอยู่นี้ ถ้าเราทำให้ใครสักคนเห็นคุณค่าในตัวเองเท่าไหร่ เขาก็ยิ่งมองเห็นคุณค่าของสิ่งที่ทำให้เขาเห็นคุณค่าตัวเองเท่านั้น

วันแรกที่พนักงานเดินเข้ามาในองค์กร เหมือนวันแรกที่องค์กรเปิดตัวขึ้น ทุกอย่างใหม่และน่าตื่นตระหนก การให้ความรู้และการรับรู้เป็นทางเดียวที่จะทำให้ทุกอย่างค่อยๆผ่านไปด้วยดี การหาวิธีจัดการการให้ความรู้ การจัดการการเรียนรู้เป็นสิ่งที่ต้องเกิดตามความเหมาะสมขององค์กร

สนใจเรื่องราวเกี่ยวกับการบริหารงานบุคคลสมัยใหม่ สามารถอ่านบทความอื่นได้จากที่นี่ https://www.ezy-hr.com/blog

ร่วมแสดงความคิดเห็นได้ที่เฟสบุ้คเพจของเรา https://www.facebook.com/ezyhr/

EZY-HR โซลูชั่นที่รวมเอาเครื่องมือสำหรับบริหารงานบุคคลสำหรับธุรกิจยุคใหม่ไว้ที่เดียว

การสลับกะการทำงาน

การจัดการกะ ตอนที่ 4

ทายกันถูกไหมครับ กับการจัดการแบบที่สามที่เหลืออยู่ ใช่แล้วครับ แบบสุดท้ายคือ การขอสลับกะกับพนักงานคนอื่นนั่นเอง (ปรบมือ)

35484244_2180191242267563_7103178735607611392_n

การสลับกะสองแบบแรกที่พูดถึง เป็นการขอสลับกับตัวเองทั้งสิ้นครับ ไม่ว่าจะเป็นการขอเปลี่ยนกะ หรือการขอสลับวันทำงานหรือวันหยุด แต่แบบที่สาม จะเป็นแบบขอสลับกะกับคนอื่น

สุดท้ายแล้ว หากเราไม่สามารถขอเปลี่ยนกะ หรือสลับกะการทำงานได้ เนื่องจากการวางจำนวนคนที่ต้องการในแต่ละกะไว้อย่างตายตัว การขอเปลี่ยนไปทำงานกะอื่น หรือการขอสลับวันหยุด อาจทำให้พนักงานในกะนั้นๆ ไม่เพียงพอที่จะปฏิบัติงานได้ ทำให้ไม่สามารถขอเปลี่ยนได้ นี่จะเป็นวิธีสุดท้ายที่สามารถทำได้ครับ

ธุรกิจใดบ้างที่มีการขอในเรื่องแบบนี้ โรงงาน โรงแรม โรงพยาบาลอีกเช่นเคยครับ

โรงงานจะมีการกำหนดจำนวนพนักงานที่คุมเครื่องจักรหรือสายพานในกระบวนการผลิตไว้อย่างชัดเจน ซึ่งการลดลงของพนักงานที่เข้าทำงาน อาจส่งผลให้กระบวนการผลิตล่าช้าได้ หรือในกรณีโรงพยาบาลอาจทำให้จำนวนพยาบาลที่ดูแลคนไข้ไม่เพียงพอและดูแลไม่ทั่วถึงได้

การขอเปลี่ยนกะกับคนอื่น จึงเป็นทางออกที่ได้ผลสำหรับพนักงานที่ต้องลาไปทำธุระ ซึ่งจะทำให้ไม่เสียเวลางานเช่นกัน เพียงแต่พนักงานจะต้องไปหาคนที่จะแลกกะด้วยมาให้ได้เท่านั้นเอง จากนั้นก็เขียนใบคำร้องส่งมาที่หัวหน้างานหรือ HR เหมือนเดิมเพื่อขอนุมัติ

วิธีนี้พนักงานอาจต้องรอบคอบนิดหนึ่ง เนื่องจากกะที่มีการเปลี่ยนไป ถ้ายังอีกหลายวันหรือหลายสัปดาห์ สุดท้ายแล้วพนักงานอาจลืมได้ เมื่อใกล้ๆ เวลาอาจต้องคุยกันให้เรียบร้อยอีกครั้ง

ผมเคยเจอกรณีเพื่อนที่ทำงานในโรงพยาบาลจำกะผิด จนเพื่อนต้องโทรมาตามก็มีกว่าจะไปถึงโรงพยาบาลก็ใช้เวลาอีกเป็นชั่วโมง ยังดีว่า กะที่ลืมเป็นกะดึกและอยู่ในแผนกที่ไม่ใช่แผนกสำคัญมาก ทำให้ไม่ส่งผลกระทบต่อคนไข้โดยตรงครับ

การจัดการกะ ตอนที่ 3

การขอสลับกะ

การสลับกะอีกแบบหนึ่งที่นิยมใช้กัน โดยเฉพาะในธุรกิจโรงแรม โรงพยาบาล และโรงงานก็คือ การขอสลับวันทำงานหรือวันหยุด

พนักงานไม่สะดวกมาทำงาน ก็จะเขียนใบคำร้องยื่นกับ HR หรือหัวหน้างาน ขอสลับวันทำงานแทน

เช่น วันเสาร์เป็นวันหยุด วันศุกร์เป็นวันทำงาน ผมมีธุระต้องทำในวันศุกร์ จึงขอสลับเอาวันเสาร์เป็นวันทำงาน และวันศุกร์เป็นวันหยุดแทน

วิธีนี้ ข้อดีก็เช่นเดียวกับ การขอเปลี่ยนกะ คือพนักงานเองก็ไม่เสียโอกาสในการไปทำธุระ และยังได้ทำงานและผลงานเท่าเดิม

บริษัทก็ไม่เสียพนักงานไปกับการลา และปริมาณงานก็ยังได้เท่าเดิมเช่นกัน

แต่อย่างที่เคยเตือนในตอนที่แล้ว ข้อควรระวังก็ยังคงต้องระวังอยู่เช่นเดิม ไม่อนุญาตพร่ำเพรื่อเพื่อไม่ให้พนักงานขอสลับวันทำงานจนติดเป็นนิสัยหรือใช้ไปกับเรื่องไม่สำคัญจริงๆ ครับ

ตอนต่อไป ผมจะคุยเรื่องการสลับวันอีกแบบที่เหลือครับ ลองทายกันเล่นๆ ก่อนก็ได้นะครับ ว่า เหลืออะไร ^ ^

การจัดการตารางกะ-เปลี่ยนกะ

การจัดการกะ ตอนที่ 2

ตามสัญญาครับ อีกครึ่งหนึ่งที่เหลือของการจัดการกะคือการแก้ไขมันนั่นเอง

หลังจากที่จัดกะเรียบร้อยแล้ว พนักงานมีการลา มีการขอเปลี่ยนกะเกิดขึ้นโดยเป็นการลากระทันหันไม่ได้แจ้งล่วงหน้า ทำให้ตารางกะเกิดอาการรวน เราจะทำอย่างไรล่ะ

แบบแรกที่เราจะคุยกันวันนี้คือ การขอเปลี่ยนกะ

โปรแกรมเงินเดือน EZY-HR การจัดการตารางกะ เปลี่ยนกะ

การขอเปลี่ยนกะคืออะไร

การขอเปลี่ยนกะคือการที่พนักงานต้องการขอเปลี่ยนกะการทำงานในวันนั้นเป็นเวลาอื่น เนื่องด้วยติดกิจธุระ

เช่น วันที่ 20 ผมติดธุระต้องไปติดต่อสำนักงานเขตในช่วงเช้า ซึ่งชนกับตารางกะ หากบริษัทมีระบบในการขอเปลี่ยนเวลาเริ่มงานได้ ก็อาจจะเขียนใบคำร้องส่งไปยัง HR หรือหัวหน้างานเพื่ออนุมัติการเปลี่ยนเวลาเข้างาน เพื่อไปทำธุระและกลับมาทำงานในตอนบ่าย

วิธีนี้พนักงานจะได้ทำธุระของตนได้โดยไม่กระทบกับการทำงานที่จะต้องเสียเวลางานไปตลอดครึ่งเช้า ซึ่งอาจทำให้ปริมาณงานที่ทำได้ในวันนั้นลดลง เพราะพนักงานยังคงทำงาน 8 ชั่งโมงคงเดิมนั่นเอง

และบริษัทก็ไม่ต้องสูญเสียปริมาณงานที่จะลดลงเนื่องจากพนักงานลา ทำให้ได้ผลงานเต็มเม็ดเต็มหน่วย

ข้อดีอีกอย่างของการยอมให้พนักงานขอแบบนี้ได้คือ พนักงานจะรู้สึกดีกับบริษัทที่ยอมรับฟังคำขอ และเห็นอกเห็นใจกับพนักงานที่ติดธุระจำเป็นจริงๆ ที่จะต้องขอเปลี่ยน

อย่างไรก็ตาม ก็ควรมีการตรวจสอบอย่างเข้มงวดในการอนุมัติการขอเปลี่ยนกะแบบนี้ เพราะถ้าอนุมัติกันง่ายๆ ทุกคน อาจะทำให้ติดเป็นนิสัย และเสียการปกครองในการทำงานได้ เพราะพนักงานอาจขอเปลี่ยนกันตามใจตนไปหมด

 

ตอนหน้าเราจะมาดูกันต่อครับ นอกจากการขอเปลี่ยนกะแล้ว ยังมีอะไรอีกบ้าง

 

 

ติดตามเราและร่วมแสดงความเห็นกันได้ได้อีกที่ครับ ที่เฟสบุ้คเพจ EZY-HR https://www.facebook.com/ezyhr/
#FB #โปรแกรมเงินเดือน

 

ถ้ากำลังมองหาโซลูชั่นบริหารงานบุคคลแบบทันสมัย ใช้งานง่าย ตอบโจทย์ ฟีเจอร์ครบๆ จบในที่เดียว ลองดูระบบ EZY-HR ได้ท่ี่นี่เลยครับ https://www.ezy-hr.com/

การจัดการกะในงานบุคคลสมัยใหม่

ในสายงาน HR มีงานหลายอย่างที่น่าปวดหัวนะครับ ทั้งยากในการจัดการและควบคุมให้เป็นไปตามทีต้องการ หนึ่งในงานนั้นที่เราปฏิเสธไม่ได้เลย คือการจัดกะหรือกำหนดเวลาทำงานให้กับพนักงานนั่นเอง

ใครว่าการจัดกะเป็นเรื่องง่าย ช่วยบอกด้วยครับ ผมจะไปขอเคล็ดลับสักหน่อย ^ ^ ซึ่งบอกได้เลยว่า ไม่ว่าจะพนักงาน 3 คนหรือ 1000 คน การจัดการก็ยากเหมือนๆ กัน เพียงแต่พนักงานยิ่งเยอะยิ่งซับซ้อนกว่า

ทำไม 3 คนถึงยากล่ะ ถ้าบริษัทคุณมี 2 กะ และพนักงานต้องหยุด 1 คนในทุกๆ วัน และคุณต้องจัดกะให้ลงตัว ให้พนักงานไม่รู้สึกได้เปรียบเสียเปรียบ ยิ่งถ้ามีค่าตอบแทนจากการเข้ากะบางอย่างแล้วล่ะก็ พนักงานจะประท้วงเอาง่ายๆ เลยเชียว

 

จัดการกะการทำงานของพนักงาน

 

กะจึงเป็นศิลปะอย่างหนึ่งในศาสตร์ของ HR ที่คุณจะต้องจัดให้พนักงานรู้สึกว่า คุณจัดอย่างยุติธรรม ไม่ลำเอียง ซึ่งกะจะมีการจัดอยู่ 2 ลักษณะใหญ่ๆ คือ การจัดกะแบบกำหนดกะตายตัว กับกะแบบสลับหมุนเวียนกันไป

#กะแบบตายตัว จะง่ายในการจัด เนื่องจากเราแค่ต้องเลือกว่าพนักงานคนนี้จะอยู่กะไหน โดยมีปัจจัยไม่กี่อย่างที่เข้ามาเป็นตัวควบคุม เช่น การเดินทาง ความปลอดภัย เช่น ผู้ชายจะให้อยู่กะดึก เป็นต้น

ส่วน #กะแบบสลับสับเปลี่ยน กันไปจะยากกว่ากันมาก เพราะคุณต้องคำนึงถึงสัดส่วนการเข้างานของพนักงาน ไม่ให้พนักงานรู้สึกว่าได้เปรียบเสียเปรียบกัน ทำไมได้แต่กะเช้า 6 โมง ส่วนอีกคนได้แต่ 10 โมงไม่ก็เที่ยง หรือทำไมได้แต่กะดึก รถก็หายากเดินทางก็ลำบาก ลูกก็เล็ก

ถ้าหัวหน้าแผนกเป็นคนจัดการกะด้วยแล้ว HR ก็จะสบายหน่อย เพราะมีคนปวดหัวแทน แต่ก็ต้องตามงานให้ส่งกะมาให้ตรวจสอบและเอาเข้าระบบด้วย แต่ถ้าต้องมานั่งทำเองทั้งหมด อาจต้องมีปิดห้องติดป้ายห้ามรบกวนเพื่อจัดตารางกะกันมั่งล่ะ (พอๆ กับช่วงทำเงินเดือนนั่นแหละ)

อย่างไรก็ตาม จากที่กล่าวมาทั้งหมด นี่เป็นเพียงความยากเพียงครึ่งเดียวเท่านั้น พรุ่งนี้ผมจะมาพูดถึงครึ่งนึงที่เหลือให้ฟัง ว่าอะไรคือ 50% ที่เหลือ และเราจะหาทางรับมือกับมันได้อย่างไร ?

 

สนใจระบบโซลูชั่นจัดการพนักงานแบบครบๆ ลองกดดูรายละเอียดได้เลย https://www.ezy-hr.com

Employee Handbook หรือ คู่มือพนักงานออนไลน์

Employee Handbook หรือ คู่มือพนักงาน ถือว่าเป็นสิ่งสำคัญที่บริษัทต่างๆ ต้องจัดทำขึ้น ซึ่งข้อดีมีมากมาย ทั้งให้พนักงานเข้าใจเกี่ยวกับองค์กร เข้าใจกฎเกณฑ์ ข้อบังคับการทำงาน ข้อควรปฏิบัติและอื่นๆ ที่บริษัทต้องการให้พนักงานรับทราบ

 

ปัจจุบัน Employee Handbook หรือ คู่มือพนักงาน ของแต่ละบริษัทก็มีความแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับว่าทำอย่างไรให้พนักงานได้รับทราบข้อมูลของบริษัทตนเอง
ในปัจจุบันที่เห็นส่วนใหญ่ หลายบริษัทก็มีการจัดพิมพ์เป็นเล่มและส่งมอบให้พนักงาน และเซ็นต์รับทราบรายละเอียด กฎข้อบังคับการทำงานไปพร้อมๆ กันเลย ซึ่งถ้ามาลองคิดดูแล้วการจัดทำคู่มือก็ใช้งบประมาณค้อนข้างสูงเช่นกัน ยกตัวอย่าง พนักงาน 300 คน คนละเล่ม เลือกแบบรูปเล่มที่ไม่แพงมาก 4 สี น่าจะราคาเล่มละ 100 บาท เป็นเงิน 30,000 บาท บวกกับมีพนักงานเข้า-ออกอีก ดูแล้วค่าใช้จ่ายเยอะไม่ใช่น้อย บางบริษัทลงทุนน้อยก็ถ่ายเอกสารเอา หรืออย่างงายก็ปิดประกาศไปเลย ซึ่งทั้งหมดก็มีเป้าหมายเดียวกัน เพื่อให้พนักงานรับทราบรายละเอียดบริษัท ข้อบังคับการทำงาน บทลงโทษ หรืออื่นๆ แต่พนักงานอ้างว่าไม่ได้อ่าน เมื่อกระทำความผิด เราจะลงโทษเค้าได้อย่างไร

 

Employee Handbook หรือ คู่มือพนักงาน ในยุค 4.0 ยุคที่มีโซเชียล Line, Facebook เราต้องมาทำอย่างนี้กันอยู่อีกหรือ หากต้องการให้พนักงานได้รับทราบกฎระเบียบของบริษัท
จะดีกว่าไหม หากมี Employee Handbook หรือ คู่มือพนักงาน ที่เป็น Applications ให้พนักงานสามารถอ่านที่ไหน เวลาไหน เมื่อไหร่ก็ได้ เพื่อเพิ่มความสะดวกอีกทางหนึ่ง ของการบริหารทรัพยากรบุคคล พร้อมกับลดค่าใช้จ่ายในการผลิตคู่มือให้สำหรับพนักงานในเวลาเดียวกัน อีกทั้ง ยังสามารถทราบได้อีกว่าพนักงานคนไหนอ่านแล้วบ้าง และยังสามารถให้พนักงานกดตกลงเพื่อรับทราบกฎระเบียบข้อบังคับการทำงาน และบทลงโทษ หรือสิ่งต่างๆ ได้อีกด้วย

 
แค่นี้ก็เป็นเรื่องง่ายๆ อีกทางหนึ่ง ที่จะช่วยลดภาระงานด้านบริหารทัพยากรบุคคล แถมยังสามารถรู้ได้อีกด้วยว่าพนักงานคนใดตอบตกลง รับทราบเงื่อนไขของบริษัทได้แล้วบ้าง แค่นี้ก็ช่วยให้งาน HR เบาลงไปเป็นกองแล้ว

 

 

594524

594525

594526

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1526369860851

1526369846250

1526369834470

1526369794502