ตอนที่แล้ว เราได้พูดถึงภาระงานของฝั่ง HR ที่ต้องทำในแต่ละเดือน
ด้วยภาระงานจำนวนมากขนาดนี้ ฝ่าย HR ก็มักจะปวดหัวกับการทำงานในแต่ละอย่างต้องให้รวดเร็วและทันเวลาเสมอ เพราะงาน HR มีเรื่องของเวลาเข้ามาเกี่ยวข้องแทบจะทุกเรื่อง ไม่ว่าจะเป็นการขาดลามาสายที่ต้องสรุปเป็นรายเดือน การประเมินผลทดลองงาน การสรุปภาษีประจำปี การประเมินผลงานประจำปี การจัดทำสถิติรายวัน รายเดือน รายไตรมาส และรายปี เป็นต้น
เช่น ประกันสังคมและรายงาน ภงด.1 ต้องส่งภายในระยะเวลาที่กำหนดในแต่ละเดือน ไม่เช่นนั้นจะโดนโทษปรับ ซึ่งคิดเป็นรายวัน หรือการต่อเอกสาร Work Permit ของพนักงานที่เป็นต่างชาติ ถ้าดำเนินการไม่ทัน พนักงานท่านนั้นจะต้องกลับประเทศก่อนและต้องเสียเวลาในการดำเนินการเอกสารใหม่ เป็นต้น
ถ้ามีระบบที่มีความสามารถเหล่านี้ได้นะ จะช่วยทำให้งาน HR ง่ายขึ้นมากโดย
- ทำการเก็บบันทึกประวัติที่เกิดขึ้น ซึ่งง่ายต่อการค้นหาโดยสามารถเรียกดูข้อมูลตามที่เราต้องการได้ โดยสามารถเรียกดูได้เป็นรายแผนก รายคน หรือตามประเภทของแต่ละฟังค์ชั่นได้
- ทำการประมวลผล ในฟังค์ชั่นและรายงานหลายๆ อย่างในระบบ มีการประมวลผลและสรุปยอดต่างๆ ให้ ทำให้ช่วยประหยัดระยะเวลา โดยสามารถเรียกดูได้เป็นรายแผนก รายคน หรือตามประเภทของแต่ละฟังค์ชั่นได้
- แจ้งเตือน ในระบบมีหลายๆ ฟังค์ชั่นที่สามารถแจ้งเตือนผู้ใช้งานได้ ทำให้ไม่พลาดที่จะทำงานที่สำคัญๆ เช่น แจ้งเตือนพนักงานผ่านทดลองงานหรือกำลังจะหมดสัญญาจ้าง แจ้งเตือนพนักงานที่ลาในวันนั้น แจ้งเตือนใบคำขอต่างๆ ที่รอการอนุมัติ แจ้งเตือนใบอนุญาตหมดอายุ แจ้งเตือนเอกสารราชการหมดอายุ แจ้งเตือนการต่อทะเบียนรถ การจ่ายภาษีโรงเรือน หรืออื่นๆ ตามที่มีการบันทึกไว้ในระบบ เป็นต้น
- อำนวยความสะดวก ระบบมีการอำนวยความสะดวกในการทำงานแก่ทั้ง Admin และพนักงานผู้ใช้งาน โดยสามารถสร้าง User ให้พนักงานเข้าทำงานในระบบได้ เป็นการลดงานของ Admin ที่จะต้องมาทำเองทุกอย่าง เมื่อเปิดให้พนักงานเข้ามาใช้ ไม่ว่าจะเป็นการส่งใบคำขอเรื่องต่างๆ ก็สามารถขอผ่านระบบได้ หัวหน้างานก็สามารถอนุมัติให้พนักงานได้อย่างรวดเร็ว ทาง Admin หรือผู้มีตำแหน่งสูงขึ้นไปตามลำดับชั้นก็สามารถตรวจสอบข้อมูลได้ พนักงานยังสามารถตรวจสอบประวัติหรือรายการต่างๆ ย้อนหลังได้ด้วยตนเอง เช่น ลาอะไรไปแล้วบ้าง คงเหลือวันลาแต่ละประเภทกี่วัน ใบลาได้รับการอนุมัติหรือยัง เป็นต้น
- รายงาน ในระบบมีรายงานที่หลากหลายและมีจำนวนมาก เพื่อให้ครอบคลุมการทำงานให้ได้มากที่สุด และตรงความต้องการของทาง HR ในการเรียกใช้ข้อมูล และสามารถนำรายงานไปใช้ต่อได้ โดยสามารถเรียกออกรายงานเป็น Excel หรือ PDF ก็ได้
- ลดระยะเวลา เนื่องจากระบบเราสามารถเปิดให้ทุกคนเข้ามาใช้งานได้ ดังนั้น การทำงานจากเดินที่ใช้เป็นเอกสาร ต้องส่งอีเมล์ หรือเดินไปส่งเอกสาร หรือต้องรอส่งเอกสารเข้าสำนักงานใหญ่ จะหมดไป เพราะกดส่งแล้วจะวิ่งไปหาผู้เกี่ยวข้องทันที และผู้เกี่ยวข้อง สามารถอนุมัติหรือเห็นเอกสารได้ทันที ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาในการรอการอนุมัติหรือตอบกลับ หรือแม้กระทั่งลดเวลาในการที่พนักงานจะมาสอบถามกับทาง HR ถึงรายละเอียดต่างๆ ที่พนักงานต้องการทราบ เช่น วันลาเหลือเท่าใด ค่าลดหย่อนที่ยื่นมา ได้นำเข้าระบบแล้วหรือไม่ หรือแม้กระทั่งสามารถดูฟังค์ชั่นการประเมินภาษีที่สรุปยอดคร่าวๆ ให้ว่า คาดว่าพนักงานจะต้องเสียภาษีเท่าใด ทำให้พนักงานวางแผนเรื่องการลดหย่อนภาษีล่วงหน้าได้
- ลดการใช้กระดาษ เนื่องจากเรามีการอำนวยความสะดวกผ่านระบบ ดังนั้น จะสามารถลดการใช้กระดาษได้ เพราะเป็นการใช้ผ่านระบบทั้งหมด ถึงแม้จะลดได้ไม่ทั้งหมด แต่ก็สามารถลดรายจ่ายลงไปได้ ไม่ว่าจะเป็นใบลา ใบโอที การส่งเบิกต่างๆ
