นอกจากกฎหมายแรงงานจะกำหนดให้นายจ้างจัดทำข้อบังคับการทำงานแล้ว ยังมีข้อกำหนดให้นายจ้างจัดทำทะเบียนลูกจ้างและจัดทำเอกสารเกี่ยวกับการจ่ายค่าจ้าง โดยมีหลักเกณฑ์ดังนี้

ทะเบียนลูกจ้าง

นายจ้างที่มีลูกจ้างตั้งแต่สิบคนขึ้นไปจัดทำทะเบียนลูกจ้างเป็นภาษาไทย และเก็บไว้ ณ สถานประกอบการหรือสำนักงานของนายจ้าง  พร้อมที่จะให้พนักงานแรงงานตรวจได้ในเวลาทำการ และนายจ้างต้องจัดทำภายใน 15 วันนับแต่วันที่ลูกจ้างเข้าทำงาน  โดยในทะเบียนลูกจ้างอย่างน้อยจะต้องมีรายการดังต่อไปนี้

  • ชื่อและนามสกุล
  • เพศ
  • สัญชาติ
  • วันเดือนปีเกิด หรืออายุ
  • ที่อยู่ปัจจุบัน
  • วันที่เริ่มจ้างงาน
  • ตำแหน่งหรืองานในหน้าที่
  • อัตราค่าจ้างและประโยชน์ตอบแทนอย่างอื่นที่นายจ้างตกลงจ่ายให้แก่ลูกจ้าง
  • วันสิ้นสุดของการจ้าง

และหากมีการเปลี่ยนแปลงรายการในทะเบียนลูกจ้าง นายจ้างต้องแก้ไขเพิ่มเติมภายใน 15 วันนับแต่วันที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือภายใน 15 วันนับแต่วันที่ลูกจ้างได้แจ้งการเปลี่ยนแปลงให้นายจ้างทราบ

เอกสารเกี่ยวกับการค่าจ้าง  ค่าล่วงเวลา ค่าทำงานในวันหยุด

นายจ้างที่มีลูกจ้างตั้งแต่สิบคนขึ้นไปต้องมีเอกสารเกี่ยวกับการค่าจ้าง  ค่าล่วงเวลา ค่าทำงานในวันหยุด และค่าล่วงเวลาในวันหยุด ซึ่งอย่างน้อยต้องมีรายการดังต่อไปนี้

  • วันและเวลาทำงาน
  • ผลงานที่ทำได้สำหรับลูกจ้างซึ่งได้รับค่าจ้างตามผลงานโดยคำนวณเป็นหน่วย
  • อัตราและจำนวนค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา ค่าทำงานในวันหยุด และค่าล่วงเวลาในวันหยุดที่ลูกจ้างแต่ละคนได้รับ

และเมื่อมีการจ่ายดังรายการข้างต้นไม่ว่ารายการใดต้องจัดให้ลูกจ้างลงลายมือชื่อในเอกสารไว้เพื่อเป็นหลักฐานโดยรายการในเอกสารจะอยู่ในฉบับเดียวกันหรือแยกหลายฉบับก็ได้ ในกรณีที่นายจ้างจ่ายค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา ค่าทำงานในวันหยุด  และค่าล่วงเวลาในวันหยุดผ่านบัญชีธนาคารให้ถือว่าหลักฐานการโอนเงินเข้าบัญชีเงินฝากของลูกจ้างเป็นเอกสารที่เกี่ยวกับการจ่ายเงินดังกล่าว

อายุการจัดเก็บเอกสาร:  กฎหมายกำหนดให้นายจ้างเก็บรักษาทะเบียนลูกจ้างและเก็บเอกสารการจ่ายค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา  ค่าทำงานในวันหยุด  และค่าล่วงเวลาในวันหยุดไว้อย่างน้อย 2 ปีนับแต่วันสิ้นสุดของการจ้างลูกจ้างแต่ละราย และในกรณีที่มีการยื่นคำร้องหรือมีข้อพิพาทแรงงานตามกฎหมายหรือมีการฟ้องร้องคดีแรงงาน ให้นายจ้างเก็บรักษาทะเบียนลูกจ้างไว้จนกว่าจะมีคำสั่งพิพากษาถึงที่สุดเกี่ยวกับเรื่องดังกล่าว