ก่อนวางแผนอัตรากำลัง……มีการประเมินองค์ประกอบเหล่านี้แล้วหรือยัง?
การประเมินอัตรากำลังซึ่งต้องพิจารณาองค์ประกอบทั้ง 4 ด้าน ได้แก่
- พิจารณาความสำคัญของงาน
- พิจารณาความเหมาะสมของโครงสร้างองค์กร
- พิจารณาความเหมาะสมของทรัพยากร
- พิจารณาความเหมาะสมของการจัดระดับของตำแหน่ง
เมื่อพิจารณาองค์ประกอบเหล่านี้แล้วคงไม่เกินเครื่องมือเหล่านี้
- โครงสร้างองค์กรที่ชัดเจน (Organization chart)
วาดภาพหรือวางผังองค์ให้ชัดเจน ซึ่งจะเห็นได้ชัดว่าองค์กรต้องการกี่หน่วยงาน แต่ละหน่วยงานต้องการกำลังคนที่คน (อย่าลืมผนวกข้อมูลเป้าหมายธุรกิจด้วย) เมื่อได้โครงสร้างองค์กรแล้วควรนำมาสรุปเป็นตารางตัวเลขอัตรากำลังที่มีอยู่ลงในแบบฟอร์มจะช่วยให้ HR เห็นชัดเจนมากขึ้น
- รายละเอียดงาน (Job Description)
การกำหนดหน้าที่งาน หรือรายละเอียดงานเป็นข้อมูลประกอบทำให้ทราบว่าพนักงานแต่ละ ส่วนงานมีหน้าที่รับผิดชอบงานอะไร ส่วนไหน มีส่วนช่วยคำนวณค่างานว่าควรเพิ่ม ควรโอนย้ายคนไปช่วยส่วนไหน และสุดท้ายคือจำนวนคนที่มีอยู่เกินกว่างานที่มีหรือเปล่า
หากต้องรับเพิ่มก็จะช่วยให้ท่านรู้ว่ารับแล้วเค้าจะมาอยู่ส่วนไหน ทำอะไร มีหน้าที่รับผิดชอบอะไรบ้าง และควรเป็นพนักงานระดับหัวหน้า หรือระดับปฏิบัติการที่ท่านต้องการจริงๆ ซึ่ง JD จะเป็นต้นทางสำหรับการสรรหาที่จะได้คนที่มาทำงาน
- ระบบการประเมินผลงาน
การประเมินผลพนักงาน Performance Appraisals หรือ Evaluation (แล้วแต่องค์กรไหนจะเรียกอย่างไร) ซึ่งเครื่องมือที่ใช้ก็มีมากมาย เช่น ประเมินแบบ MBO, PMS, KPI, BSC และระบบประเมินผลงานที่ปัจจุบันกำลังพูดถึง OKR
ไม่ว่าท่านจะใช้แบบประเมินอันไหน มันก็คือเครื่องมือที่ช่วยสร้างกรอบ ทิศทาง การชี้วัด เพื่อนำมาประเมินความเหมาะสมของทรัพยากรบุคคลที่ท่านมีอยู่ในองค์กร
ในครั้งหน้าผู้เขียนจะมาแนะนำเทคนิคการวิเคราะห์อัตรากำลัง พร้อมแนะนำวิธีนำไปปรับใช้จากประสบการณ์ที่ผู้เขียนมี และหวังแบ่งปันเพื่อเป็นประโยชน์ต่อผู้อ่านไม่มากก็น้อย
เพื่อที่จะเลือกทำการเข้าไปดู, แก้ไข หรือว่าลบข้อมูลของพนักงานคนดังกล่าวได้ทันที