ใครทำงานบุคคลยกมือขึ้น!!!

วันนี้ โปรแกรมเงินเดือน และฝ่ายบุคคล EZY-HR จะมานำเสนอเทคโนโลยีใหม่สำหรับช่วยให้งานบุคคลเป็นเรื่องง่ายๆ และสบายๆ สำหรับบุคคลครับ

งานบุคคลส่วนที่มีความยุ่งยากมากที่สุด หลายๆ คนอาจจะคิดว่าเป็น Payroll สินะ เพราะเกี่ยวข้องกับภาษีและถ้าทำผิดก็อาจจะโดนพนักงานหรือผู้บริหารจัดการเอาได้ง่ายๆ … ผิดครับ แท้จริงแล้วงานที่ยุ่งยากที่สุดของบุคคลคือ Time Attendance ต่างหาก (0o0) ไม่ต้องงงครับ สาเหตุที่ผมกล้าฟันธงว่างานเรื่อง Time Attendance เป็นเรื่องยากที่สุดเพราะว่า การจัดการกับคน (Time) ย่อมยากกว่าการนั่งคิดแต่ตัวเลข (Payroll) อยู่แล้ว เพราะตัวเลขไม่มีเรื่องของอารมณ์มาเกี่ยวข้อง แต่กับคน เราจะต้องเจอทั้งอารมณ์ นิสัย เรียกได้ว่าร้อยแปดพันเก้าทีเดียว ใครเคยทำงานที่ต้องทำกับคนหมู่มากย่อมรู้ดีว่า การควบคุมคนเป็นอย่างไร ลำบากขนาดไหน แล้วมันเกี่ยวอย่างไรกับงาน Time Attendance ล่ะ

ผมขอยกตัวอย่างนะครับ พนักงานออกไปทำงานข้างนอกไปพบลูกค้า เราจะทราบได้อย่างไรว่าไปจริง ใช้เวลาเท่าไหร่ หรือพนักงานลืมสแกนนิ้วเข้างาน พนักงานแลกกะการทำงานเองโดยไม่แจ้งให้หัวหน้างานทราบ เรื่องเหล่านี้ ล้วนสร้างความปวดหัวให้กับฝ่ายบุคคลอย่างที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ตอนช่วงทำเงินเดือนที่ข้อมูลพวกนี้ไม่ตรงกับกะการทำงาน หรือว่าพนักงานยังไม่ส่งใบลาด้วยแล้ว ยิ่งปวดหัว ต้องตามกันแล้วตามกันอีกกว่าจะเอามาส่งได้ ขู่ก็แล้วเร่งก็ตามตามก็แล้ว กว่าจะเอามาส่งกันได้ และยิ่งมีพนักงานถ้าเป็นพันคนล่ะ จะน่าปวดหัวขนาดไหน EZY-HR เล็งเห็นถึงความสำคัญของปัญหาเหล่านี้ เราจึงพัฒนาสิ่งที่เรียกว่า Leave & OT Online ขึ้นมา

 

 

ระบบ ลา ออนไลน์ หรือ ล่วงเวลา Leave & OT Online

คือระบบที่ให้พนักงานเมื่อต้องการลาหรือขอทำงานล่วงเวลาสามารถขอผ่านระบบด้วยตัวของพนักงานเอง พนักงานไม่จำเป็นต้องเดินไปหาฝ่ายบบุคคลเพื่อขอกระดาษมาเขียน นำไปให้หัวหน้างานเซ็นต์อนุมัติ แล้วนำไปส่งฝ่ายบุคคล ขั้นตอนเหล่านี้ล้วนแต่มีความเสี่ยงเข้ามา หัวหน้างานไม่อยู่ก็ต้องคอยก่อน เอาไปให้ฝ่ายบุคคลแล้ว ถ้าไม่มีตระกร้าใส่ก็ต้องรอฝ่ายบุคคลมา ถือใบลากลับ เสี่ยงต่อการที่พนักงานจะลืม ใบลาสูญหาย กลายเป็นปัญหาในภายใน

 

ลา ออนไลน์

 

พนักงานสามารถล็อกอินเข้าสู่ระบบ จากนั้นไปที่ใบลาหรือใบขอทำงานล่วงเวลา ใส่ข้อมูล วันที่ เวลา รายละเอียดอื่นๆ ให้เรียบร้อย เมื่อกดส่ง ระบบจะส่งข้อความแจ้งเตือนให้กับหน้าหน้างานของเรา ว่ามีพนักงานส่งใบลาหรือใบขอทำงานล่วงเวลามา เพื่อที่หัวหน้างานจะได้สามารถพิจารณาอนุมัติหรือไม่อนุมัติได้ทันที และจะมีข้อความแจ้งเตือนพนักงานเมื่อใบลาหรือใบขอทำงานล่วงเวลาของตนได้รับอนุมัติหรือไม่อนุมัติ ขั้นตอนเหล่านี้ ใช้เวลาเพียงไม่ถึง 5 นาที ประหยัดทั้งเวลา ประหยัดทั้งกระดาษ

ผู้ใช้งาน สามารถเลือก การทำงานได้ 2 รูปแบบ คือล็อกอินจากหน้าโปรแกรม บนบราวเซอร์ หรือสามารถ ล็อกอิน ผ่านมือถือ ผ่าน mobile application ซึ่งสามารถ download มาใช้งานได้ ฟรี ทำให้พนักงาน สามารถลาตอนไหนก็ได้ ไม่ว่าจะอยู่ทั้งที่ทำงาน ที่บ้าน บนรถไฟฟ้า หรือแม้กระทั่งโรงพยาบาลก็สามารถส่งรายการลา พร้อมแนบเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบรับรองแพทย์ ได้ทันที

 

ล้อกอินเข้าโมบาย

ดาวน์โหลดโปรแกรมเงินเดือน และบริหารงานบุคคล EZY-HR แบบ Mobile ได้ ฟรี ทั้งระบบไอโฟนและแอนดรอยด์

 

แถมท้ายให้อีกนิดครับ สำหรับบน mobile application นั้น ใน version ล่าสุดนี้ พนักงานสามารถ finger scan บน mobile ได้แล้ว โดยมีการตรวจจับ location ของพนักงานด้วย ทำให้ไม่ต้องกังวลว่า พนักงานจะนอนอยู่ที่บ้านแล้วทำการ finger นิ้วแจ้งว่าเข้างานแล้วได้ ทำให้สามารถตรวจสอบการทำงานได้ว่า พนักงานตอนนี้เริ่มเข้างานแล้วหรือไม่ และอยู่ ณ จุดใด ซึ่งเหมาะกับการที่พนักงานไปส่งของ เหมาะกับงานพนักงานที่เราส่งไปเป็น outsource เหมาะกับงาน Sales เป็นอย่างยิ่งครับ

ตารางกะ กับการคำนวณเงินเดือนจากเวลาเข้างาน

การตั้งค่าเพื่อเริ่มต้นการใช้งานไซต์งาน และตารางกะ Roster Management

ในการเริ่มต้นใช้งานฟีเจอร์ตารางกะของ EZY-HR นั้น จะต้องมีการตั้งค่าเริ่มต้นของแต่ละไซต์งาน และตารางกะที่จะนำมาใช้กับพนักงานที่ทำงานในระบบนั้นๆ โดยที่ไซต์งานนั้น สามารถกำหนดให้มีหลายไซต์งานได้ เพื่อที่จะได้สามารถติดตามและจัดการการคำนวณเวลาทำงานในแบบหลายๆไซต์งานได้

การกำหนดตารางการทำงานให้กับพนักงาน

หลังจากที่เราได้มีการกำนหนดค่าเริ่มต้นไซต์งาน และตารางกะแล้ว เราจะต้องมีการใส่ค่าเวลาการทำงานในแต่ละกะของพนักงานในระบบของโปรแกรมเงินเดือน EZY-HR โดยการใส่เวลาการทำงานของเวลาการทำงานแต่ละประเภทจะมีวิธีการที่แตกต่างกัน สามารถดูรายละเอียดได้ในส่วนของ “การกำหนดตารางการทำงานให้กับพนักงาน”

การคำนวณเวลาการทำงานของพนักงาน

เมื่อเราได้กำหนดเวลาการทำงานของพนักงานให้ครบถ้วนแล้ว การเริ่มต้นคำนวณเวลาการทำงานของพนักงานจะสามารถทำได้ทั้งแบบแมนวล หลังจากที่ได้ทำการอัพโหลดไฟล์บันทึกเวลาการสแกนนิ้วเข้าระบบแล้ว หรือสามารถคำนวณได้แบบอัตโนมัติแบบเรียลไทม์* (ในกรณีที่ใช้งานระบบ Real Time Finger Scan เท่านั้น)

การตั้งค่าและใช้งานอื่นๆ

รวบรวมวิธีการทำงาน และเทคนิคในการใช้งานที่ไม่ได้อยู่ในเนื้อหาด้านต้น Link

 

การตั้งค่าเพื่อเริ่มต้นการใช้งานไซต์งาน

การตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับไซต์งาน

ล้อกอินเข้าไปในระบบด้วย User ที่เป็น Admin และไปที่เมนูด้านซ้าย OT & TIMESHEET -> Shift Management เพื่อเข้าไปสู่การตั้งแค่เริ่มต้นไซต์งาน

 

โปรแกรมเงินเดือน EZY-HR ตารางกะ

 

*** ระบบจะอนุญาตให้ผู้ใช้งานที่เป็น Admin เท่านั้น ที่สามารถเข้ามาจัดการข้อมูลไซต์งานและกะการทำงานได้

 

หลังจากนั้นจะเข้าสู่หน้าจอการตั้งค่ากะเวลาการทำงานและไซต์งานเบื้องต้น เราสามารถที่จะเพิ่มไซต์งานได้โดยการกดที่ปุ่ม Shift Management เพื่อเข้าสู่หน้าจอการจัดการข้อมูลไซต์งานอีกครั้งหนึ่ง

โปรแกรมเงินเดือน EZY-HR ตารางกะ

ในหน้าจอแสดงข้อมูลของไซต์งาน จะแสดงถึงไซต์งานทั้งหมดที่มีอยู่ในระบบแล้ว

เมื่อเข้าสู่หน้าจอการจัดการไซต์งานแล้ว เราสามารถที่จะเพิ่มไซต์งานเข้าไปได้ โดยการกดที่ปุ่ม New Site และกรอกข้อมูลที่จำเป็นเข้าไปเพื่อทำการสร้างไซต์งาน โดยที่แต่ละไซต์งานจะสามารถมีกะการทำงานได้หลายกะ

เมื่อกรอกข้อมูล “Name” หรือชื่อของกะการทำงาน และ “Remarks” ซึ่งเป็นข้อความหมายเหตุของไซต์งานนี้แล้ว ให้กดที่ปุ่ม Submit เพื่อทำการบันทึกข้อมูล โดยที่ระบบจะมีข้อความขึ้นเพื่อบอกว่าบันทึกข้อมูลไซต์การทำงานเรียบร้อยแล้ว และกลับที่หน้าแรก
หลังจากที่เราได้ทำการสร้างข้อมูลไซต์งานได้ครบหมดเรียบร้อยแล้ว ให้กลับไปที่หน้าจอการสร้างข้อมูลตารางกะการทำงานอีกครั้งหนึ่ง โดยไปที่เมนูทางด้านซ้าย OT & TIMESHEET ->  Shift Management

และกดที่ปุ่ม New Shift เพื่อทำการเริ่มต้นสร้างข้อมูลตารางกะการทำงาน
*** หมายเหตุ ต้องสร้างข้อมูลไซต์งานก่อนที่จะสร้างข้อมูลตารางกะการทำงาน

โปรแกรมเงินเดือน EZY-HR ตารางกะ

ใส่ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับตารางกะลงไปให้ครบถ้วน

Name ชื่อที่ใช้เพื่อระบุ กะการทำงานนี้
Start เวลาเริ่มต้นการทำงานของกะการทำงานนี้
End เวลาที่สิ้นสุดการทำงานของกะการทำงานนี้
Site ไซต์งาน (ที่เราได้สร้างไว้ก่อนแล้ว)
Remarks ข้อมูลเพิ่มเติมที่เอาไว้เพื่ออธิบายกะการทำงานนี้

โปรแกรมเงินเดือน EZY-HR ตารางกะ

หลังจากนั้นให้กด Submit เพื่อทำการบันทึกข้อมูลเข้าไปในระบบ โดยที่เราสามารถที่จะแก้ไขหรือลบได้โดยการกดปุ่มดินสอเพื่อทำการแก้ไข หรือถังขยะเพื่อทำการลบทางด้านขวาของไซต์งานนั้นๆ
การกำหนดตารางการทำงานให้กับพนักงาน

 

การกำหนดกะการทำงานให้กับพนักงานในแต่ละรูปแบบ

เราสามารถเข้าไปที่หน้าจอเพื่อทำการกำหนดตารางการทำงานให้กับพนักงานได้โดยการไปที่เมนูทางด้านซ้าย OT & TIMESHEET -> Assign Shift
ระบบจะแสดงหน้าจอทำการตั้งตารางกะการทำงานของพนักงาน โดยจะเริ่มต้นที่การตั้งกะการทำงานแบบรายสัปดาห์เป็นค่าเริ่มต้น แต่เราสามารถที่จะอัพโหลดข้อมูลกะการทำงานแบบรายวันเข้าไปได้ที่หน้าจอนี้เช่นเดียวกัน
โดยเราสามารถที่จะเปลี่ยนมุมมองการทำงานได้โดยการไปที่ View Options ทางด้านขวา
การกำหนดกะการทำงานแบบรายสัปดาห์
ในการกำหนดตารางกะการทำงานแบบรายสัปดาห์นั้น เราเพียงแต่ระบุวันในแต่ละสัปดาห์ของพนักงานแต่ละคนว่า ทำการกะอะไร ในกรณีนี้จะเป็นตารางกะที่เหมือนกันในแต่ละสัปดาห์

เริ่มต้นโดยการกดที่ปุ่ม New Shift Day of Week

ใส่ข้อมูลทั้งหมดลงไป
Shift คือกะการทำงานทีต้องการจะมอบหมายให้พนักงานทำในวันนั้นๆ
Fullstaff พนักงานที่เราต้องการจะมอบหมายให้ใช้ตารางกะ
Dow วันของสัปดาห์ที่จะให้พนักงานใช้ตารางกะนั้นๆ (จันทร์ อังคาร พุธ พฤหัส ศุกร์ เสาร์ อาทิตย์)
Remarks หมายเหตุเพิ่มเติม

หลังจากนั้นให้กดที่ปุ่ม Submit เพื่อทำการบันทึกข้อมูลของ ตารางกะ โดยระบบจะมีข้อความแจ้งขึ้นมาว่า ตารางกะการทำงานของพนักงานคนนั้นได้มีการบันทึกแล้ว และแสดงข้อมูลตารางกะการทำงานทั้งหมดขึ้นมา

หมายเหตุ เราสามารถที่จะเปลี่ยนมุมมองการดูข้อมูลได้ 3 แบบ คือ
Record View ซึ่งจะแสดงเป็นรายการทีละบรรทัด
Calendar View จะแสดงเป็นปฎิทิน
และ Table View จะแสดงเป็นรายวัน (กำหนดวันเริ่มต้น-สิ้นสุด)

การแสดงข้อมูลแบบ Calendar View จะต้องทำการเลือกชื่อพนักงานขึ้นมาในดรอปดาวน์ลิสต์

หน้าจอการดูข้อมูลแบบ Table View
จะต้องทำการใส่ข้อมูลวันที่เร่ิมต้น Startdate และวันที่สิ้นสุด Enddate เข้าไปและกดที่ปุ่ม Submit แล้วระบบจะทำการแสดงข้อมูลตารางกะการทำงานของพนักงานที่มีการกำหนดเข้าไปในระบบแล้ว

 

การคำนวณเวลาการทำงานของพนักงาน

ระบบการคำนวณเวลาของ EZY-HR
จะมีการคำนวณ เวลาการเข้างาน ของพนักงานโดยอาศัย ข้อมูลตามลำดับ ดังต่อไปนี้

โดยระบบจะเอา ข้อมูลเวลาการทำงาน ของข้อที่สูงที่สุดมาใช้ โดยเริ่มต้นจาก 1. ข้อมูลที่ตั้งไว้เริ่มต้นของระบบ

 

การตั้งค่าและคำถามอื่นๆ

การสนับสนุนการทำงานเพิ่มเติม
คำถามเพิ่มเติม จะมีการอัพเดตใน เว้บไซต์  EZY-HR อย่างสม่ำเสมอ โดยสามารถที่จะเข้าไปดูได้ที่ http://www.ezy-hr.com/blog